Metryka sprawy w postępowaniu podatkowym

- Chcę sprawdzić, kto personalnie i co robił w trakcie postępowania w mojej sprawie w urzędzie skarbowym. Wiem, że dla postępowań prowadzonych przez urząd skarbowy powinny być prowadzone metryki, ale czy zawsze? Co powinno się w nich znajdować i czy urząd musi mi zapewnić wgląd do tej dokumentacji? – pyta czytelnik.

Do jednego z obowiązków organu podatkowego należy prowadzenie metryki sprawy w postępowaniu podatkowym. Stosownie do art. 171a § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) w aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy. Może ona być prowadzona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Taka metryka, wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt podatkowych.

Organ podatkowy ma obowiązek bieżącego aktualizowania metryki.

Metryka powinna być prowadzona dla każdej sprawy podatkowej odrębnie. Do każdego z trybów powinna być zakładana oddzielnie, a więc osobno należy ją prowadzić w postępowaniu pierwszej instancji i osobno w postępowaniu odwoławczym.

Rozstrzygnięcie podjęte w sprawie podatkowej, gdzie organ – mimo obowiązku – nie prowadził metryki, nie oznacza, że rozstrzygnięcie jest wadliwe.

Metryka jest integralną częścią akt i organ ma obowiązek ją udostępnić. Chyba że nie udostępnia w ogóle akt, wtedy nie udostępni metryki.

Pisemnie albo elektronicznie

W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym, a także określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

Metryka jest zatem podstawowym źródłem informacji: kto, co i kiedy robił w danej sprawie.

Metryka może mieć formę pisemną albo elektroniczną. Przy czym, z uwagi na to, że stanowi ona obligatoryjny element akt sprawy, jeśli jest prowadzona w sposób elektroniczny, to powinna być drukowana w razie takiej potrzeby w trakcie postępowania lub – obowiązkowo – po zakończeniu sprawy i w tej formie umieszczana w aktach.

Wpisują tylko pracownicy skarbówki

Metrykę sprawy prowadzi organ podatkowy. Podatnik natomiast nie umieszcza w niej żadnych wpisów. Tylko organ podatkowy, a raczej jego uprawnieni pracownicy, ma prawo dokonywania wpisów w metryce. Metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła, jest obowiązkową częścią akt sprawy. Oznacza to, że organ podatkowy musi ją na bieżąco, bez zbędnej zwłoki uzupełniać i aktualizować. Metryka sprawy, nawet po upływie dłuższego czasu, pozwala stwierdzić, kto personalnie brał udział w postępowaniu i jakie czynności podejmował. Łatwo można więc ustalić, kto i co robił przy sprawie konkretnego podatnika. Jest to dokument urzędowy w rozumieniu art. 194 o.p., który potwierdza charakter udziału pracownika w postępowaniu (wyrok WSA w Krakowie z 16 listopada 2012 r., I SA/Kr 1443/12).

Stosownie do wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia ministra finansów z 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 246) metryka powinna zawierać:

- znak sprawy,

- liczbę porządkową,

- datę czynności podjętej przez urzędnika,

- imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby podejmującej taką czynność,

- określenie podjętej czynności,

- wskazanie rodzaju, daty i ewentualnie identyfikatora dokumentu, którego dotyczy czynność.

Metryka nie zawsze potrzebna

Organ podatkowy nie we wszystkich sprawach ma obowiązek prowadzić metrykę sprawy. Ustawodawca wyraźnie wskazał sprawy, których ten obowiązek nie dotyczy.

Stosownie do rozporządzenia ministra finansów z 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 245), organ podatkowy nie ma obowiązku prowadzenia metryki w sprawie:

1) zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych,

2) umorzenia w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej w przypadkach, o których mowa w art. 67d o.p., tzn. w przypadkach udzielenia ulg w spłacie zobowiązań podatkowych,

3) zaliczenia nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych,

4) ustalenia zobowiązań podatkowych, które zgodnie z odrębnymi przepisami są ustalane corocznie, jeżeli stan faktyczny, na podstawie którego ustalono wysokość zobowiązania podatkowego za poprzedni okres, nie uległ zmianie,

5) ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od spadków i darowizn, jeżeli decyzja jest wydawana wyłącznie na podstawie danych zawartych w złożonym zeznaniu o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych oraz dołączonych do tego zeznania dokumentów,

6) ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym, jeżeli wysokość ustalonych zobowiązań wynika z danych zawartych w złożonej przez osobę fizyczną, odpowiednio, informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, informacji o gruntach lub informacji o lasach,

7) ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych podatnikom, którzy osiągają dochody z działów specjalnych produkcji rolnej,

8) ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej,

9) ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów osób duchownych,

10) zwrotu osobom fizycznym części wydatków poniesionych na zakup materiałów budowla- nych przez te osoby w związku z budową i remontem budynku mieszkalnego,

11) wydania podatkowych znaków akcyzy lub sprzedaży legalizacyjnych znaków akcyzy,

12) prowadzonej przez organy kontroli skarbowej w zakresie, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 4–11 i 14 ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (chodzi tu m.in. o kontrolę celowości i zgodności z prawem gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej i międzynarodowych instytucji finansowych, z wyłączeniem kontroli celowości wykorzystania środków zaliczanych do dochodów własnych i subwencji ogólnej jednostki samorządu terytorialnego czy kontroli wywiązywania się z warunków finansowania pomocy z tych środków),

13) kontroli wykonywanej przez Służbę Celną w zakresie, o którym mowa w art. 30 ust. 2 i 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o Służbie Celnej (chodzi tu m.in. o kontrolę przestrzegania przepisów prawa celnego oraz innych przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów w obrocie między obszarem celnym Wspólnoty Europejskiej a państwami trzecimi, w szczególności przepisów dotyczących towarów objętych ograniczeniami lub zakazami; czy przepisów prawa podatkowego w zakresie produkcji, przemieszczania i zużycia wyrobów akcyzowych, w szczególności ich wytwarzania, uszlachetniania, przerabiania, skażania, rozlewu, przyjmowania, magazynowania, wydawania, przewozu i niszczenia oraz w zakresie stosowania i oznaczania tych wyrobów znakami akcyzy),

– z wyjątkiem sprawy załatwianej w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego.