- Spółka z o. o. posiada przeterminowaną należność. Jak zaliczyć niezapłaconą fakturę do kosztów podatkowych? W jaki sposób odzyskać VAT? Jak powinny wyglądać księgowania, jeśli po rozliczeniu ulgi w VAT dłużnik jednak zapłaci? – pyta czytelniczka.

Podmiot gospodarczy – każdy, niezależnie od jego formy organizacyjnej, aktywny uczestnik procesów gospodarczych, którego decyzje i działania wywołują skutki ekonomiczne – w prowadzonej działalności zmaga się z wieloma trudnościami i jest narażony na ryzyko.

Jednym z nich jest niewywiązanie się partnera transakcji ze zobowiązań. Nierzadko dochodzi do sytuacji, w której przedsiębiorca nie otrzyma od swojego kontrahenta zapłaty za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Ma możliwość zaliczenia nieściągniętych należności do kosztów podatkowych oraz odzyskania VAT odprowadzonego do urzędu skarbowego. To uprawnienie jest obwarowane licznymi warunkami, ale jeśli nie ma szans na zapłatę od kontrahenta, to jest ono sposobem na zneutralizowanie niekorzystnych skutków podatkowych spowodowanych jego nierzetelnością.

Nie stracić w CIT...

Podstawowym warunkiem zaliczenia niezapłaconej faktury do kosztów uzyskania przychodu jest ujęcie takiej wierzytelności w dacie jej powstania jako przychodu należnego. Definicja przychodu jest określona w art. 12 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za przychód związany z działalnością gospodarczą uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników sprzedających towary i usługi opodatkowane podatkiem od towarów i usług, za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Oznacza to, że w większości przypadków przychodem w CIT jest kwota netto, wynikająca z faktury dokumentującej sprzedaż towaru lub wykonanie usługi.

Drugim warunkiem zarachowania nieściągniętych należności do kosztów podatkowych jest uprawdopodobnienie nieściągalności danej wierzytelności. Ustawodawca w art. 16 ust. 2 ustawy o CIT dokładnie wskazał listę dokumentów, którymi wierzyciel powinien się posłużyć w celu udokumentowania, że dana wierzytelność jest nieściągalna. I tak wierzyciel powinien posiadać:

- postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego (najczęściej jest to postanowienie komornika o umorzeniu postępowania egzekucyjnego), albo

- postanowienie sądu o:

– oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność wymieniona w wierszu powyżej, lub

– ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo

- protokół sporządzony przez podatnika, stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Przepisy nie precyzują co powinien zawierać protokół sporządzony przez podatnika poza stwierdzeniem, że musi wskazywać, że ustalone przez podatnika przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne są równe lub wyższe od kwoty danej wierzytelności. Przy szacowaniu tych kosztów – aby uniknąć zarzutu, że są wyliczone niewiarygodnie – należy skorzystać z:

- ustawy z 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1025 ze zm.),

- rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 28 września 2002 roku w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów pomocy prawnej udzielonej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 490) oraz

- ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o komornikach sądowych i egzekucji (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 231, poz. 1379 ze zm).

Uwaga! Należy pamiętać, że wierzytelności przedawnionych firma nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeżeli wcześniej wykazała je w przychodach. Ustawa o CIT mówi, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wierzytelności odpisanych jako przedawnione (art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT).

...i odzyskać podatek

Podatnicy VAT, którym nie udaje się terminowo wyegzekwować należności od kontrahentów, mają możliwość odzyskania zapłaconego do urzędu skarbowego VAT dzięki „uldze za złe długi".

Zgodnie z art. 89a ustawy o VAT podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona. W rozliczeniach VAT o uprawdopodobnieniu nieściągalności należności można mówić w przypadku takich wierzytelności, które nie zostały uregulowane przez dłużnika w czasie 150 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze. Tym samym nie jest konieczne podejmowanie działań windykacyjnych w celu wyegzekwowania należności >patrz ramka. Aby skorzystać z ulgi, wystarczy upływ tego terminu.

Na ubieganie się o zwrot VAT są dwa lata

Skorzystanie z ulgi na złe długi jest możliwe w przypadku, gdy:

- dostawa towaru lub świadczenie usług jest dokonana na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,

- w dniu poprzedzającym złożenie korekty uwzględniającej ulgę zarówno wierzyciel, jak i dłużnik są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, natomiast dłużnik nie jest w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji (o zmianach w VAT w tym zakresie piszemy na str. >H2),

- od daty wystawienia faktury, dokumentującej wierzytelność, nie upłynęło więcej niż dwa lata podatkowe, licząc od końca roku, w którym faktura ta została wystawiona. -

Uwaga! Przedsiębiorca nie ma obowiązku informowania dłużnika o tym, że zamierza skorzystać z ulgi. Musi jedynie poinformować o tym właściwy urząd skarbowy. Wraz z deklaracją VAT, w której zmniejsza kwotę podatku należnego o korektę wynikającą z zaległości, składa powiadomienie VAT-ZD.

Gdy należność zostanie przez wierzyciela zbyta lub gdy dłużnik ureguluje ją (nawet w części), wierzyciel musi ponownie zwiększyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT. Jeżeli zaległa należność została spłacona częściowo, to zwiększenie podatku także powinno być wyłącznie częściowe (proporcjonalne).

Przykład

Dłużnik zalegał z zapłatą za fakturę 155 dni. Wartość faktury to 8610 zł (brutto). Wierzyciel skorygował VAT od niezapłaconej faktury. W kolejnym miesiącu dłużnik zapłacił część zaległej faktury w kwocie 6150 zł.

Ewidencja księgowa

1. Księgowanie korekty (zmniejszenie) VAT należnego z tytułu ulgi na złe długi

Wn „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego" 1 610

Ma „Pozostałe rozrachunki" lub „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe" 1 610

2. Zapłata przez dłużnika części faktury

Wn „Rachunek bankowy" 6 150

Ma „Rozrachunki z odbiorcami" 6 150

3. Korekta (zwiększenie) VAT należnego po otrzymaniu częściowej zapłaty

Wn „Pozostałe rozrachunki" lub „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe" 1 150

Ma „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego" 1 150

Sposób ewidencji zaprezentowany w przykładzie jest wskazany przede wszystkim w przypadku, gdy dłużnik ma przejściowe problemy z regulowaniem zobowiązań i jest spore prawdopodobieństwo, że jednak ureguluje zobowiązanie.

Z uwzględnieniem odpisu

Jeżeli spłata takiej należności przez dłużnika jest wątpliwa, to wierzyciel, stosując zasadę ostrożności, powinien uwzględnić w księgach rachunkowych odpis aktualizujący należności zapisem:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne",

Ma „Odpisy aktualizujące należności".

Zasady ewidencji księgowej korekty VAT należnego powinny wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń określonych w polityce rachunkowości.

Autor jest księgowym w Grupie ECA