Pracownik wydzierżawił pracodawcy swój samochód osobowy na podstawie umowy dzierżawy zawartej na półtora roku. Za wydzierżawiony samochód pracodawca płaci pracownikowi miesięczny czynsz w wysokości 300 zł. Które wydatki związane z eksploatacją tego pojazdu pracodawca może zaliczyć do kosztów? – pyta czytelnik.
Kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy mogą być ponoszone przez niego wydatki związane z eksploatacją samochodu dotyczące zakupu paliwa, wymiany oleju, części samochodowych czy opłat parkingowych.
Jednak wydatki eksploatacyjne auta niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogą być kosztem podatkowym – na podstawie art. 22 pkt 46 ustawy o PIT – tylko do określonej wysokości przejechanych kilometrów. Limit ten oblicza się jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów, ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej odrębnie dla każdego samochodu, oraz stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach. Wobec tego, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, przedsiębiorca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W przypadku braku ewidencji wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na eksploatację samochodu, który nie jest środkiem trwałym, nie mogą być kosztem podatkowym.
Takie stanowisko zostało wyrażone w interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi z 4 kwietnia 2014 r. (IPTPB3/423-14/14-3/GGZ). W piśmie tym czytamy: „warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób niespełniający ww. wymogów powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo iż wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych".
W całości kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy może być płacony pracownikowi czynsz za wydzierżawienie samochodu wykorzystywanego dla potrzeb działalności gospodarczej. Czynsz dzierżawny nie jest wydatkiem na eksploatację samochodu, lecz uprawnia pracodawcę do posługiwania się tym pojazdem. Jest to wydatek związany z uzyskaniem samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu. Takie stanowisko zostało potwierdzone w wyroku NSA z 16 marca 2012 r. (II FSK 2030/100, gdzie sąd stwierdził, że „czynsz najmu samochodów nie mieści się w pojęciu kosztów eksploatacyjnych pojazdu, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p.(...). Czynsz najmu samochodu osobowego jest dla spółki kosztem uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Nie dotyczy go limit określony w art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p.".