- Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Często otrzymuję towar przed wystawieniem faktury. Czy w tej sytuacji mam obowiązek sporządzać opis otrzymanego towaru, skoro faktura i tak dojdzie? Jeśli tak, to co taki opis powinien zawierać? – pyta czytelnik.

W praktyce często zdarzają się sytuacje, w których podatnik najpierw otrzymuje materiał (towar handlowy), a później wystawiana jest faktura. Jest to szczególny przypadek, który sprawia podatnikom trudności. Sprzedawca ma bowiem prawo wystawić fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy materiału lub towaru.

Trzeba pokwitować

Stosownie do § 16 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie) otrzymanie przez podatnika rozliczającego się przez podatkową księgę przychodów i rozchodów materiałów podstawowych i pomocniczych, a także towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Istotne jest zatem potwierdzenie przez tę osobę, że faktycznie zakup miał miejsce, ze wskazaniem daty tego zakupu i podpisem kupującego.

Niezbędne elementy

Zgodnie z § 16 ust. 2 rozporządzenia, jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu przed otrzymaniem faktury, to należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (towaru handlowego), podając w nim:

1. imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

2. ilość i rodzaj materiału,

3. cenę jednostkową,

4. wartość materiału (towaru handlowego).

Taki opis powinien być potwierdzony datą i podpisem osoby, która ten materiał (towar handlowy) przyjęła, oraz musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualną różnicę w stosunku do wartości podanej w fakturze należy wpisać do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Jeśli zatem podatnik otrzymał materiał (towar handlowy) przed otrzymaniem czy wystawieniem faktury, to powinien zewidencjonować jego przyjęcie na podstawie jego szczegółowego opisu zawierającego obligatoryjne elementy, o których mowa wyżej.

Może się jednak zdarzyć, że podatnik otrzyma fakturę z datą wcześniejszą niż data dostarczenia danego materiału czy towaru.

Najpierw dokument, potem dostawa

W takiej sytuacji, gdy nabywca otrzyma materiał/towar wraz z fakturą w terminie kilku dni od daty wystawienia faktury, to wpis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy zrobić w dniu otrzymania towarów oraz faktury, wpisując w kolumnie 2. księgi datę wystawienia faktury.

Jeśli podatnik otrzymał materiał (towar handlowy) oraz fakturę w tym samym miesiącu, to opis ten należy dołączyć do otrzymanej faktury. W takim przypadku zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy zrobić na podstawie otrzymanej faktury.

Ze szczegółami

Ustawodawca wskazał, że podatnik ma obowiązek sporządzić wskazany wyżej opis otrzymanego towaru, jednak nie sprecyzował, co nim jest. Nie wskazał, czy ma to być odrębny dokument czy opis sporządzony na odwrocie dokumentu przyjęcia towaru. Biorąc jednak pod uwagę znaczenie wspomnianego opisu, należy stwierdzić, że powinien to być dokument sporządzony na piśmie, zawierający szczegółowe dane o otrzymanym materiale (towarze handlowym), np. rodzaj, dane identyfikujące materiał, ilość, kolor, rozmiar itp.

Wystarczy specyfikacja

Ustawodawca zwolnił podatnika od obowiązku sporządzania opisu w przypadku, gdy dostawca przekazał nabywcy specyfikację. Warunkiem takiego zwolnienia jest, aby wspomniana specyfikacja zawierała elementy ww. opisu. Wtedy zamiast opisu do otrzymanej faktury należy dołączyć specyfikację.

Przykład

Podatnik Aleksander Kwiatkowski otrzymał od sprzedawcy specyfikację materiałów. Po dokładnej analizie stwierdził jednak, że nie zawiera ona wszystkich elementów, jakie powinien mieć opis, o którym mowa w § 16 ust. 2 rozporządzenia, gdyż nie wskazano w niej wartości przekazanego materiału. Pomimo otrzymania od dostawcy specyfikacji pan Aleksander sporządził opis, w którym wymienił wszystkie dane wymagane w rozporządzeniu.

Ważne terminy

W przypadku zakupów materiałów (podstawowych i pomocniczych) czy towarów handlowych kwoty wynikające z zakupów muszą być wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po otrzymaniu tych towarów czy materiałów, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia). Ustawodawca dopuścił jednak wyjątek, gdy podatnik nie musi dotrzymać wskazanego terminu. Zgodnie bowiem z § 30 ust. 1 rozporządzenia w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Podatnicy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, mają obowiązek przechowywać księgi oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Należy więc mieć na uwadze, że zarówno wskazane wyżej faktury czy rachunki, jak i dokumenty będące załącznikami do nich w postaci opisu czy specyfikacji należy przechowywać pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.