Fiskus musi znać adres do doręczeń

Moja firma, podatnik VAT, prowadzi działalność handlowo-transportową w Polsce. Wykonujemy również świadczenia na obszarze całej Europy. Często w firmie nikogo nie ma z powodu licznych podróży służbowych pracowników. Ostatnio zmieniliśmy siedzibę spółki. Czy muszę podawać fiskusowi nowy adres? Czy mogę wskazać, aby korespondencję od organów podatkowych skierowaną do mojej spółki odbierała inna osoba – ktoś z zaprzyjaźnionej firmy znajdującej się obok w tym samym budynku? Jak powinno wyglądać takie upoważnienie? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 9 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz w związku z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT podatnicy (z wyłączeniem osób fizycznych objętych rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT) oraz podatnicy VAT lub podatku akcyzowego w razie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Oznacza to, że korespondencję dotyczącą postępowania podatkowego organ podatkowy skieruje na adres wykazany w rejestrze przedsiębiorców.

W razie niedopełnienia przez przedsiębiorcę obowiązku zawiadomienia organu o zmianie adresu spółki przerzucanie ujemnych skutków braku powiadomienia o zmianie miejsca siedziby czy adresu do korespondencji na organy podatkowe jest niedopuszczalne. W takim przypadku organ podatkowy skieruje do przedsiębiorcy korespondencję na adres wykazany w rejestrach, w KRS (wyrok WSA w Szczecinie z 27 lutego 2014 r., I SA/Sz 1485/13).

Nie każdy pokwituje

Kwestią upoważnienia obcej osoby (pracownika innej firmy) do odbioru korespondencji z urzędu skarbowego zajmował się WSA w Bydgoszczy. Uznał, że w przypadku wskazania osoby upoważnionej do odbioru korespondencji co do zasady pokwitowanie odbioru korespondencji z organu podatkowego, np. decyzji, przez inny podmiot prawny (jego pracownika), który ma siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w tym samym budynku, nie stanowiłoby skutecznego doręczenia pisma, nawet jeżeli osoba ta dysponowałaby firmową pieczątką nagłówkową adresata (wyrok z 15 stycznia 2014 r., I SA/Bd 906/13). Zgodnie bowiem z art. 149 ordynacji podatkowej w przeciwieństwie do osoby fizycznej, której korespondencję można pozostawić u sąsiada, możliwość taka nie istnieje w przypadku doręczania pism osobie prawnej (wyrok z 15 stycznia 2014 r., I SA/Bd 905/13).

Jeśli jednak inny podmiot, który się mieści pod tym samym adresem, zajmuje się obsługą korespondencji pocztowej podmiotu, do którego skierowane było pismo, to nie można mówić o bezskuteczności doręczenia (wyrok NSA w Warszawie z 11 września 2012 r., I FSK 789/12).

Oznacza to, że osoba, która w siedzibie podmiotu – adresata przesyłki – dysponuje pieczęcią firmową tego podmiotu, odbiera przesyłkę od doręczyciela i fakt ten potwierdza swoim podpisem oraz odbiciem pieczęci firmowej adresata, nie może być traktowana jako osoba nieuprawniona do odbioru korespondencji adresowanej do tego podmiotu (wyrok NSA w Warszawie z 25 stycznia 2012 r., I FSK 673/11). Osoba taka powinna jednak mieć stosowne upoważnienie, zgodnie z którym ma prawo odbierać taką korespondencję.

Co mówią przepisy

Zgodnie z art. 151 ordynacji podatkowej (o.p.) osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej organ podatkowy doręcza pisma w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.

Przepis ten zezwala na doręczenie przesyłki wyłącznie osobie mającej upoważnienie do odbioru korespondencji adresowanej do osoby prawnej bądź innej jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. W konsekwencji brzmienie przedmiotowej regulacji wyklucza np. możliwość doręczenia pisma do rąk osoby trzeciej, która zobowiązuje się do oddania korespondencji adresatowi, jak ma to miejsce w odniesieniu do osób fizycznych (wyrok NSA w Warszawie z 27 maja 2010 r., II FSK 566/09).

Przykład

Kontrolowanemu, który jest osobą prawną, mimo wyznaczenia przez niego w trybie art. 284 § 1 o.p. osoby do reprezentowania go w czasie jego nieobecności należy w trakcie kontroli doręczać korespondencję zgodnie z art. 151 o.p., to znaczy osobie upoważnionej do odbioru korespondencji – w lokalu siedziby tej osoby lub w miejscu prowadzenia działalności. Tak orzekł NSA w wyroku z 23 września 2008 r. (I FSK 1073/07).

Skutki zaniedbania

Gdy strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik zaniedba ten obowiązek, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem, a organ podatkowy pozostawia je w aktach sprawy. Pisma mogą być również doręczane w siedzibie organu podatkowego.