Fiskus musi znać adres do doręczeń

Moja firma, podatnik VAT, prowadzi działalność handlowo-transportową w Polsce. Wykonujemy również świadczenia na obszarze całej Europy. Często w firmie nikogo nie ma z powodu licznych podróży służbowych pracowników. Ostatnio zmieniliśmy siedzibę spółki. Czy muszę podawać fiskusowi nowy adres? Czy mogę wskazać, aby korespondencję od organów podatkowych skierowaną do mojej spółki odbierała inna osoba – ktoś z zaprzyjaźnionej firmy znajdującej się obok w tym samym budynku? Jak powinno wyglądać takie upoważnienie? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 9 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz w związku z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT podatnicy (z wyłączeniem osób fizycznych objętych rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT) oraz podatnicy VAT lub podatku akcyzowego w razie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Oznacza to, że korespondencję dotyczącą postępowania podatkowego organ podatkowy skieruje na adres wykazany w rejestrze przedsiębiorców.

W razie niedopełnienia przez przedsiębiorcę obowiązku zawiadomienia organu o zmianie adresu spółki przerzucanie ujemnych skutków braku powiadomienia o zmianie miejsca siedziby czy adresu do korespondencji na organy podatkowe jest niedopuszczalne. W takim przypadku organ podatkowy skieruje do przedsiębiorcy korespondencję na adres wykazany w rejestrach, w KRS (wyrok WSA w Szczecinie z 27 lutego 2014 r., I SA/Sz 1485/13).

Nie każdy pokwituje

Kwestią upoważnienia obcej osoby (pracownika innej firmy) do odbioru korespondencji z urzędu skarbowego zajmował się WSA w Bydgoszczy. Uznał, że w przypadku wskazania osoby upoważnionej do odbioru korespondencji co do zasady pokwitowanie odbioru korespondencji z organu podatkowego, np. decyzji, przez inny podmiot prawny (jego pracownika), który ma siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w tym samym budynku, nie stanowiłoby skutecznego doręczenia pisma, nawet jeżeli osoba ta dysponowałaby firmową pieczątką nagłówkową adresata (wyrok z 15 stycznia 2014 r., I SA/Bd 906/13). Zgodnie bowiem z art. 149 ordynacji podatkowej w przeciwieństwie do osoby fizycznej, której korespondencję można pozostawić u sąsiada, możliwość taka nie istnieje w przypadku doręczania pism osobie prawnej (wyrok z 15 stycznia 2014 r., I SA/Bd 905/13).

Jeśli jednak inny podmiot, który się mieści pod tym samym adresem, zajmuje się obsługą korespondencji pocztowej podmiotu, do którego skierowane było pismo, to nie można mówić o bezskuteczności doręczenia (wyrok NSA w Warszawie z 11 września 2012 r., I FSK 789/12).

Oznacza to, że osoba, która w siedzibie podmiotu – adresata przesyłki – dysponuje pieczęcią firmową tego podmiotu, odbiera przesyłkę od doręczyciela i fakt ten potwierdza swoim podpisem oraz odbiciem pieczęci firmowej adresata, nie może być traktowana jako osoba nieuprawniona do odbioru korespondencji adresowanej do tego podmiotu (wyrok NSA w Warszawie z 25 stycznia 2012 r., I FSK 673/11). Osoba taka powinna jednak mieć stosowne upoważnienie, zgodnie z którym ma prawo odbierać taką korespondencję.

Co mówią przepisy

Zgodnie z art. 151 ordynacji podatkowej (o.p.) osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej organ podatkowy doręcza pisma w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.

Przepis ten zezwala na doręczenie przesyłki wyłącznie osobie mającej upoważnienie do odbioru korespondencji adresowanej do osoby prawnej bądź innej jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. W konsekwencji brzmienie przedmiotowej regulacji wyklucza np. możliwość doręczenia pisma do rąk osoby trzeciej, która zobowiązuje się do oddania korespondencji adresatowi, jak ma to miejsce w odniesieniu do osób fizycznych (wyrok NSA w Warszawie z 27 maja 2010 r., II FSK 566/09).

Przykład

Kontrolowanemu, który jest osobą prawną, mimo wyznaczenia przez niego w trybie art. 284 § 1 o.p. osoby do reprezentowania go w czasie jego nieobecności należy w trakcie kontroli doręczać korespondencję zgodnie z art. 151 o.p., to znaczy osobie upoważnionej do odbioru korespondencji – w lokalu siedziby tej osoby lub w miejscu prowadzenia działalności. Tak orzekł NSA w wyroku z 23 września 2008 r. (I FSK 1073/07).

Skutki zaniedbania

Gdy strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik zaniedba ten obowiązek, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem, a organ podatkowy pozostawia je w aktach sprawy. Pisma mogą być również doręczane w siedzibie organu podatkowego.

Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione. Jeśli jednak podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres jej siedziby nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, to pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Miejscem doręczenia pism jednostkom organizacyjnym i osobom prawnym jest lokal ich siedziby lub miejsce wykonywania działalności. Mając jednak na uwadze użyty przez ustawodawcę zwrot „lub", trzeba uznać, że siedziba czy miejsce wykonywania działalności ma równorzędną pozycję co do stosowania i skuteczności doręczeń (wyrok NSA z 30 listopada 2010 r., II FSK 1270/10). W tym miejscu warto zauważyć, że brak możliwości doręczenia przesyłki w jednym z wymienionych wyżej miejsc nie obliguje podmiotu doręczającego do podjęcia próby doręczenia w drugim miejscu (wyrok WSA w Gdańsku z 15 września 2010 r., I SA/Gd 231/10).

Organ powinien wysłać

Do uznania, że decyzja została skutecznie doręczona stronie w opisanym trybie, niezbędne jest wykazanie przez organ, że została ona wysłana (wyekspediowana) pod właściwym adresem, a właściwa placówka Poczty Polskiej zawiadomiła stronę w sposób prawidłowy o nadejściu pisma (wyrok WSA w Krakowie z 6 maja 2011 r., I SA/Kr 87/11). Konieczne jest zatem wykazanie przez organ, że placówka pocztowa zawiadomiła adresata w sposób niebudzący wątpliwości o nadejściu pisma i miejscu, gdzie może je odebrać (wyrok WSA w Krakowie z 15 czerwca 2011 r., I SA/Kr 624/11).