Zupa z wkładką dla pracowników zwolniona z PIT

Kodeks pracy i akty wykonawcze nakładają na pracodawcę wiele obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w firmie. Wypełnianie tych obowiązków wymaga ponoszenia określonych wydatków przez pracodawcę. Z kolei pracownicy mogą uzyskać korzyści majątkowe. Przychody pracowników z tego tytułu mogą być zwolnione z podatku, jednak zastosowanie tej preferencji jest obwarowane wieloma warunkami.

Kiedy można zastosować

Wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, jeżeli:

- przysługują pracownikowi na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy,

- zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT).

Dodatkowo zwalnia się od podatku świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym (art. 21 ust. 1 pkt 11a ustawy o PIT) oraz wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów (art. 11 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT).

Na podstawie ustawy lub rozporządzeń wykonawczych

Ustawa o PIT nie wskazuje konkretnie, o które przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy chodzi. Należy zatem odwołać się do kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych wydanych na jego podstawie. Artykuł 15 kodeksu pracy ustanawia zasadę zapewnienia przez pracodawcę pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zasada ta jest rozwinięta w dziale dziesiątym – „Bezpieczeństwo i higiena pracy".

Jeżeli chodzi o akty wykonawcze, jako najważniejsze można wymienić:

- rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. DzU z 1997 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.),

- rozporządzenie Rady Ministrów z 18 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 60, poz. 279),

- rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (tekst jedn. DzU z 1998 r. nr 148, poz. 973).

Uwaga! Zwolnienie nie dotyczy świadczeń, których podstawą są jedynie układy zbiorowe pracy, regulaminy pracy bądź inne porozumienia pracodawcy z pracownikami. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 16 grudnia 2009 r. (IBPBII/1/415-734/ 09/BD).

Przykład

Pracodawca zawarł ze związkami zawodowymi układ zbiorowy pracy. Zobowiązał się w nim wykupić pakiet świadczeń medycznych dla każdego pracownika.

Zgodnie z art. 229 kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty wstępnych, okresowych oraz kontrolnych badań lekarskich. Ponadto ponosi inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej pracowników, niezbędnej z uwagi na warunki pracy. Zakup przez pracodawcę usług medycznych polegających m.in. na wykonaniu ww. rodzajów badań lekarskich podlega zwolnieniu z PIT. Natomiast koszty innych świadczeń medycznych ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracowników są przychodem pracowników ze stosunku pracy.

Tylko zgodnie z przepisami

Organy podatkowe bardzo rygorystycznie odnoszą się do każdego świadczenia uzyskanego przez pracowników w ramach wykonania przepisów BHP. Izba Skarbowa w Katowicach wskazała np., że: „dostarczenie pracownikom paczek herbaty (...) nie może być utożsamiane z napojem. Wydana paczka herbaty jest artykułem spożywczym, a nie napojem. Skoro każdy pracownik otrzyma opakowania herbaty, świadczenie to nie może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych w myśl art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy i podlegać będzie opodatkowaniu na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za pracę" (interpretacja z 12 lipca 2010 r., IBPBII/1/415-423/10/ŚS). W interpretacji z 1 marca 2012 r. (IBPBII/1/ 415-998/11/AA) ta sama izba skarbowa stwierdziła, że: „otrzymane ręczniki materiałowe, mydełka w kostce oraz kremy ochronne do rąk są – jak wynika z treści wniosku – dodatkowymi (obok suszarek do rąk lub/i podajników z ręcznikami papierowymi oraz podajników mydła) środkami higieny osobistej zapewnionymi przez wnioskodawcę, a nie środkami niezbędnymi, których ilość i rodzaje pracodawca powinien dostosować do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała pracownika przy określonych pracach (...) wskazane dodatkowe świadczenia nie mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych w myśl art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy".

Przepisy BHP, mimo że ustanawiają konkretne warunki świadczenia, określają jedynie ogólnie sytuacje, w których te świadczenia są wymagane. To na pracodawcy spoczywa ocena konieczności oraz zakresu świadczeń przyznanych pracownikom.

Jak obliczyć ekwiwalent

Ustawa o PIT nie wprowadza ograniczeń w odniesieniu do ustalenia wartości ekwiwalentu pieniężnego za świadczenia rzeczowe. W tym zakresie ustawa odsyła do konkretnych przepisów BHP. Jeżeli i one nie wprowadzają sposobu ustalenia kwoty ekwiwalentu, to pracodawca nie jest w tej materii niczym skrępowany. Wysokość ekwiwalentu może być ustalona na podstawie rachunków przedstawionych przez pracowników, jak również w inny sposób (np. biorąc pod uwagę przeciętne ceny danych świadczeń w obrocie). Wysokość kosztów (zasady ich wyliczenia) może być ustalana zarówno we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników, jak i odgórnie przez pracodawcę. Wypłacane pracownikom kwoty mają jednak stanowić rekompensatę poniesionych przez nich kosztów. Pogląd ten, w odniesieniu do wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 18 czerwca 2014 r. (IBPBII/ 1/415-276/14/ASz).

Przykład

Pracodawca ustalił w regulaminie wynagradzania określoną kwotę pieniężną (ryczałt) jako ekwiwalent za pranie odzieży roboczej.

Wartość ryczałtu ustalona przez pracodawcę będzie zwolniona z PIT. Jednak w przypadku ustalenia ryczałtu w wysokości, która znacząco przekraczałaby realny koszt poniesiony przez pracowników w związku z praniem odzieży, nadwyżka będzie przychodem pracownika. W celu uniknięcia takiej sytuacji pracodawca powinien kierować się obiektywnymi kryteriami, w szczególności wziąć pod uwagę częstotliwość prania, liczbę elementów odzieży oraz średnie ceny rynkowe dostępnych środków piorących.

Zleceniobiorca też się załapie

Warunkiem zwolnienia świadczeń rzeczowych oraz ekwiwalentów za te świadczenia jest istnienie obowiązku ich przyznawania wynikającego z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych. Ustawa nie ogranicza zatem możliwości skorzystania ze zwolnienia tylko przez pracowników. Stosownie do art. 304 § 1 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą.

Uwaga! Obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie ogranicza się jedynie do osób pracujących na etatach, ale dotyczy również osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli praca ta jest wykonywana w zakładzie pracy lub w miejscu określonym przez pracodawcę.

Jak wskazała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 27 maja 2014 r. (IBPBII/2/415-320/14/ŁCz): „(...) otrzymane – w wyniku realizacji ustawowego obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – przez osoby fizyczne świadczące dla wnioskodawcy pracę na podstawie zawartych z nim umów cywilnoprawnych (umów-zleceń) świadczenia rzeczowe w postaci zakupu dla zleceniobiorców odzieży ochronnej i roboczej, wypłaty ekwiwalentu za pranie ww. odzieży oraz zorganizowanie szkolenia z zakresu BHP stanowią przychód zleceniobiorcy z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającej zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, na wnioskodawcy nie ciążą obowiązki płatnika z powyższych tytułów, w szczególności nie będzie zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych".

Autor jest doktorantem na Wydziale Prawa i Administracji UG oraz konsultantem w P&K Kancelarie Radców Prawnych M. Pohl, M. Kozłowska