Zażalenie na odmowę udostępnienia akt sprawy postępowania podatkowego

Wobec mojej firmy jest prowadzone postępowanie podatkowe. Uzyskałem dostęp do akt sprawy. Jednak nie ze wszystkimi dokumentami się zapoznałem, bo do niektórych organ podatkowy odmówił mi dostępu. Drobnym drukiem na samym końcu dopisano, że mogę złożyć zażalenie na postanowienie odmawiające mi dostępu do dokumentów zgromadzonych w aktach sprawy. Jak takie zażalenie powinno wyglądać? – pyta czytelnik.

Mając na uwadze zasady postępowania podatkowego, w tym m.in. zasadę względnej jawności postępowania oraz zasadę czynnego udziału stron w postępowaniu, należy generalnie stwierdzić, że podatnik ma prawo wglądu do akt sprawy w trakcie postępowania podatkowego. Niekiedy jednak to prawo może być ograniczone przez przepisy prawa podatkowego. Jawność postępowania ma charakter względny, gdyż chodzi tu o jawność wyłącznie wobec stron postępowania (wyrok WSA w Warszawie z 24 września 2012 r., III SA/ Wa 3281/11). Wspomniane zasady gwarantują zapewnienie nieograniczonego i czynnego udziału strony w każdym stadium postępowania podatkowego poprzez udostępnianie jej akt tego postępowania i pozwalają jej na należyte ustosunkowanie się do zebranego materiału dowodowego.

Strona ma uprawnienie do wglądu w akta, a organ podatkowy ma obowiązek je udostępnić, przy czym powinno to nastąpić wyłącznie w lokalu organu podatkowego w obecności pracownika tego organu (wyrok WSA w Łodzi z 3 października 2012 r., I SA/Łd 1018/12).

Notatki i kserokopie

Zgodnie z art. 178 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje jej również po zakończeniu postępowania.

Uwierzytelnienie odpisów i kopii

Podatnik – strona ma także prawo żądać uwierzytelnienia przez organ podatkowy odpisów lub kopii akt sprawy lub wręcz wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.

Strona może zatem przedłożyć organowi sporządzony przez siebie odpis lub kopię z akt sprawy z żądaniem uwierzytelnienia ich.

Jeśli podatnik żąda, aby to organ podatkowy wydał mu z akt sprawy uwierzytelnione odpisy lub kopie dokumentów, to zgodnie z art. 267 § 1 pkt 3 o.p. musi ponieść koszty sporządzenia takich odpisów czy kopii. Organ podatkowy określa wtedy wysokość kosztów w postanowieniu (wyrok WSA we Wrocławiu z 5 września 2012 r., I SA/Wr 740/12).

W każdym stadium

W każdym stadium tego postępowania organ prowadzący je powinien umożliwić stronie wgląd w akta sprawy. Sama kwestia postępowania związanego z udostępnieniem akt (m.in. gdzie, kiedy, w jakim czasie strona będzie korzystała ze swojego uprawnienia) należy do kwestii technicznych, które powinny zostać ustalone przez organ podatkowy. To organ ma obowiązek ustalić, w jakich godzinach (urzędowania) podatnik może przeczytać swoje akta. Organ, wprowadzając takie zasady, musi również mieć na uwadze nienaruszalność tajemnicy skarbowej. Wyznaczony pracownik organu obecny podczas tej czynności powinien bowiem czuwać nad bezpieczeństwem dokumentów.

Prawo do wglądu do akt jest jednak tylko uprawnieniem, z którego strona może skorzystać, ale nie ma takiego obowiązku. Strona może bowiem w ogóle nie skorzystać z takiej możliwości (wyrok NSA z 15 grudnia 2005 r., I FSK 250/05).

Zdjęcie z telefonu albo własnego aparatu

Zdarza się, że strona nie chce uwierzytelnionych kserokopii dokumentów w formie papierowej, lecz chce zrobić kopię swoim sprzętem, np. aparatem cyfrowym. Taka sytuacja może powodować odmowę ze strony organu podatkowego. Skoro jednak organ podatkowy udostępnił już stronie zebrany dotychczas w sprawie materiał, to również fakt wykonania fotokopii czy wydania kserokopii nie powinien budzić sprzeciwu. W takich przypadkach organy podatkowe nie powinny odmawiać sporządzenia takich fotokopii.

Odmowa, ale tylko w pewnych przypadkach

Organ nie ma podstaw do odmowy spełnienia żądania strony w zakresie wglądu do akt postępowania, chyba że chodzi o sytuacje określone w art. 179 § 1 o.p. (wyrok NSA z 17 lipca 2012 r., I GSK 1635/11).

Ustawodawca wprowadził mianowicie pewne ograniczenie w zakresie udostępniania dokumentów. Chodzi o dokumenty zawierające informacje niejawne lub o takie, które organ podatkowy wyłączył z akt sprawy ze względu na interes publiczny. W takim przypadku zgodnie z art. 179 § 2 i 3 o.p. odmowa umożliwienia stronie zapoznania się z tymi dokumentami czy też sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzy- telnionych odpisów następuje w drodze postanowienia. Organ podatkowy rozstrzyga zatem w tej kwestii poprzez wydanie postanowienia, w którym wskazuje podstawy prawne i faktyczne takiej decyzji. Powinien zatem wyjaśnić, dlaczego odmawia stronie prawa do zapoznania się z tymi dokumentami. W postanowieniu tym dokumenty, których udostępnienia organ odmówił stronie, powinny być wyspecyfikowane.

Na takie postanowienie stronie służy zażalenie.

Dwie tajne kategorie

Zażalenie przysługuje na odmowę zapoznania się z dokumentami należącymi do dwu kategorii. Chodzi o:

- dokumenty zawierające informacje niejawne,

-  inne dokumenty, które organ podatkowy wyłączy z akt sprawy ze względu na interes publiczny.

Przy czym przeprowadzona kwalifikacja dokumentów jako objętych ochroną tajemnicy państwowej nie jest wynikiem oceny organu podatkowego. Dokumenty te są wyłączane w trybie przepisów ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (wyrok WSA w Łodzi z 26 września 2012 r., I SA/Łd 988/12).

Przez interes publiczny należy z kolei rozumieć korzyść służącą ogółowi, dyrektywę postępowania nakazującą respektowanie takich wartości wspólnych dla całego społeczeństwa jak: sprawiedliwość, bezpieczeństwo, zaufanie obywateli do organów władzy publicznej (wyrok WSA w Gdańsku z 19 lipca 2011 r., I SA/Gd 527/11), ale w pojęciu tym mieści się również dobro prowadzonego śledztwa (wyrok WSA w Białymstoku z 5 stycznia 2010 r., I SA/Bk 514/09).

W przypadku argumentacji organu podatkowego, że odmowa udostępnienia akt nastąpiła wskutek potrzeby ochrony interesu publicznego, nie mamy do czynienia z uznaniem administracyjnym. To obowiązkiem organu podatkowego jest wskazanie w realiach konkretnej sprawy, w czym upatruje owego „interesu publicznego" i jaka jest jego treść. Organ podatkowy nie może ogólnikowo wskazywać na bliżej nieokreślony interes publiczny czy zastępować to pojęcie innymi nieostrymi pojęciami, takimi jak: interes fiskalny Skarbu Państwa, ochrona prawidłowego przebiegu postępowania kontrolnego prowadzonego wobec podatnika, troska o prawidłowy przebieg postępowania podatkowego, dążenie do zgromadzenia w sprawie pełnowartościowych dowodów, charakteryzujących się bezstronnością i obiektywnością (wyrok WSA w Łodzi z 14 lutego 2012 r., I SA/Łd 1404/12).

Jakie elementy musi mieć zażalenie

Zażalenie powinno spełniać wymogi podania wraz z żądaniem, a więc powinno zawierać:

1. wskazanie osoby, od której pochodzi, wraz z jej adresem (NIP, PESEL),

2. oznaczenie daty i miejsca sporządzenia,

3. oznaczenie organu, do którego jest skierowane,

4. oznaczenie sprawy, której dotyczy (sygnatura),

5. wskazanie rodzaju pisma (zażalenie),

6. powołanie podstawy prawnej,

7. zarzuty przeciw postanowieniu,

8. określenie istoty i zakresu żądania,

9. wskazanie dowodów uzasadniających to żądanie,

10. wskazanie osoby, która składa pismo z jej podpisem.

Załącznikami do zażalenia mogą być również dokumenty, które strona uzna za zasadne dołączyć.

WZÓR zażalenia na odmowę udostępnienia akt

Wysokie Mazowieckie, 27 stycznia 2015 r.