Fiskus nie rzuca już kłód pod nogi tym podatnikom, którzy tysiące papierowych faktur chcą przerzucać na dyski firmowych komputerów. Tak jest jednak tylko w VAT. Archaiczne przepisy o rachunkowości i stawiane przez nie wymagania powodują, że wiele firm z takiego ułatwienia skorzystać nie może.
W VAT tak, w księgowości nie
Wszyscy podatnicy, których dotyczy ustawa o rachunkowości, przez kilkanaście miesięcy muszą przechowywać faktury papierowe w oryginalnej formie. Potwierdza to stanowisko, jakie „Rzeczpospolita" uzyskała z Ministerstwa Finansów (patrz ramka).
– Wyjaśnienia resortu finansów nie pozostawiają złudzeń – tłumaczy Krzysztof Musiał, doradca podatkowy, partner w kancelarii Musiał i Partnerzy. Dodaje, że dotyczy to m.in. wszystkich osób prawnych i tych firm, które osiągną określone obroty.
Co prawda z odpowiedzi resortu wynika, że ustawa o rachunkowości dopuszcza możliwość przeniesienia dowodów księgowych – w tym faktur VAT – na nośniki informatyczne. Jest to jednak możliwe dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
– W praktyce oznacza to konieczność magazynowania papierowych faktur przez ok. półtora roku. Tyle czasu potrzeba na zatwierdzenie sprawozdania – podkreśla Krzysztof Musiał.
Na baczności powinny się mieć zwłaszcza te firmy, które wystąpiły o indywidualną interpretację podatkową dla celów VAT i którym fiskus potwierdził prawo do bieżącego skanowania faktur papierowych. Jak tłumaczy Mirosław Siwiński, radca prawny, doradca podatkowy w Kancelarii Prof. W. Modzelewski, problem z interpretacjami jest taki, że dotyczyć mogą wyłącznie prawa podatkowego.
Tymczasem o ustawę o rachunkowości, która rzeczywiście nie pozwala digitalizować faktur przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, nie można bezpośrednio zapytać we wniosku o interpretację. W konsekwencji podatnicy prowadzący pełną księgowość nie skorzystają z ochrony takich interpretacji i powinni przestrzegać regulacji ustawy o rachunkowości.
Podatnicy nie mają co liczyć na to, że skoro fiskus zgadza się na skanowanie faktur papierowych w VAT, przymknie oczy na zrzucenie ich na dysk w księgowości. Eksperci przed tym przestrzegają. Pozbycie się papierowych faktur przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego grozi uznaniem ksiąg rachunkowych za nierzetelne. A od tego już tylko krok do szacowania podstaw opodatkowania.
– Nie można też zapominać o sankcjach karnoskarbowych dla osób odpowiedzialnych, czyli prezesa zarządu, członka odpowiadającego za księgowość i głównego księgowego – podkreśla Krzysztof Musiał.
Archaiczne założenia
Eksperci nie mają wątpliwości: w przepisach ustawy o rachunkowości zabrakło zmian w części, która dotyczy dowodów księgowych.
– Ustawa o rachunkowości została uchwalona ponad 20 lat temu. Jej autorzy zakładali, że większość firm prowadzi księgi na papierze, bez zastosowania technik informatycznych – przypomina Konrad Piłat, doradca podatkowy w kancelarii KNDP Kolibski Nikończyk Dec i Partnerzy.
Mimo wielokrotnego nowelizowania przepisów całkowicie już nieaktualne założenie do dziś jest widoczne w treści ustawy. Przykładem może być sama definicja ksiąg rachunkowych, która zakłada, że prowadzenie tych ksiąg przy użyciu komputera jest wyjątkiem, a nie regułą.
– Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów, przepisy bilansowe są spóźnione w stosunku do zachodzących zmian – wskazuje Konrad Piłat.
Konieczna jest szybka nowelizacja
– Celowa byłaby szybka zmiana, tak by przepisy o rachunkowości bardziej praktycznie regulowały zasady archiwizacji dokumentów papierowych, a także precyzyjnie określały zasady stosowania i przechowywania dowodów elektronicznych – dodaje Konrad Piłat.
Nic więc nie stoi na przeszkodzie, żeby dopuścić możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej także dla celów rachunkowych. Tym bardziej że polscy przedsiębiorcy powoli przekonują się do tzw. e-faktur. Tysiące takich dokumentów na papierze to jednak nadal codzienność wielu firm.
Rozluźnienie przepisów księgowych pozwoliłoby znacznie zmniejszyć koszty prowadzenia działalności. Tysiące faktur, które trzeba przechowywać przez kilkanaście miesięcy w tysiącach segregatorów, zajmuje wiele miejsca. A to kosztuje miesięcznie konkretne kwoty.
Zmiana przepisów nie musi także, wbrew pozorom, oznaczać otwarcia furtki do nadużyć. Podatnik, który chce przechowywać oryginały faktur papierowych w komputerze dla celów VAT, ma obowiązek zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, by taki sam model przenieść do przepisów o rachunkowości.
masz pytanie, wyślij e-mail do autorki a.tarka@rp.pl
Dawid Milczarek, menedżer w kancelarii Martini i Wspólnicy
Obecnie fiskus bardzo liberalnie podchodzi do formy faktur w VAT. Nie ma nic przeciw temu, by sprzedawca wystawił i przesłał nabywcy fakturę w formie papierowej, a ten zeskanował otrzymany egzemplarz i przechowywał go u siebie jedynie w wersji elektronicznej. Oczywiście na podatnikach ciąży obowiązek zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. Nie jest on jednak specjalnie uciążliwy. Należy oczekiwać od prawodawcy dostosowania przepisów o rachunkowości do przepisów podatkowych o fakturach. Czyli tych, które są oparte na prawie unijnym i ku zaskoczeniu wszystkich nadążają za nowoczesnymi środkami wymiany i przechowywania dokumentów w przedsiębiorstwach.
Skanowanie faktur a rachunkowość
W odpowiedzi na pytanie „Rzeczpospolitej" resort finansów wyjaśnił, że dla celów VAT faktury sporządzone w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej (np. skanu lub w inny dowolny sposób), jeżeli zostaną spełnione warunki określone w art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.
Natomiast podstawową zasadą wynikającą z art. 73 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości jest przechowywanie dowodów księgowych (w tym faktur VAT) w jednostce w oryginalnej postaci. Wyjątek od tej zasady wprowadza art. 73 ust. 2 ustawy, w świetle którego po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych (w tym faktur VAT) może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest zasadniczo posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.
