Obniżenie zaliczki na podatek: PIT-2 przed wypłatą pierwszego wynagrodzenia

- Prowadzę niewielką firmę. Pod koniec ubiegłego roku zatrudniłem dwóch pracowników. Wówczas nie złożyli oni oświadczenia PIT-2. Jeśli chcieliby to zrobić w 2015 r., to do kiedy mają czas?

– pyta czytelnik.

Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-2) składane jest w celu upoważnienia zakładu pracy do pomniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy o kwotę zmniejszającą ten podatek. Oświadczenie składa pracownik, przy czym jest to jego prawo, a nie obowiązek.

Obowiązki płatnika

Zakład pracy, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązany jest do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia ze stosunku pracy. Miesięczna zaliczka na podatek dochodowy od uzyskanego przez pracownika dochodu ze stosunku pracy ulega zmniejszeniu o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. W 2015 r., analogicznie jak w latach poprzednich, roczna kwota zmniejszająca podatek wynosi 556,02 zł, a jej miesięczna część odpowiada kwocie 46,33 zł (556,02 zł x 1/12).

Trzeba poinformować

Aby zakład pracy mógł pomniejszyć miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (zwaną dalej: kwotą wolną od podatku), pracownik powinien przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożyć zakładowi pracy oświadczenie na formularzu PIT-2. W oświadczeniu tym stwierdza, że:

1) nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,

2) nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

3) nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej oraz z najmu lub dzierżawy, od których na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o PIT,

4) nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

5) ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Jakie skutki zaniechania

Oświadczenie na formularzu PIT-2 pracownik powinien złożyć w zakładzie pracy przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Tak wynika z art. 32 ust. 3 ustawy o PIT. Dotrzymanie przez pracownika terminu złożenia oświadczenia PIT-2 jest o tyle istotne, że jego złożenie lub niezłożenie, albo złożenie po terminie, wywołuje skutki na cały rok. Jeżeli bowiem pracownik nie złoży oświadczenia lub złoży je po terminie, to zakład pracy przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ze stosunku pracy dla tego pracownika nie może przez cały rok stosować kwoty wolnej od podatku.

Przykład

Nowo zatrudniony pracownik złożył w 2014 r. oświadczenie PIT-2 po terminie, tj. po wypłaceniu przez pracodawcę pierwszego wynagrodzenia. Wobec braku oświadczenia zakład pracy ustalił u tego pracownika zaliczkę na podatek dochodowy bez potrącenia kwoty wolnej od podatku. Miesięczne zaliczki na podatek dochodowy płatnik ustalał w ten sam sposób do końca 2014 r. Jeśli pracownik chce, aby zakład pracy pomniejszał mu miesięczne zaliczki na podatek dochodowy o kwotę wolną od podatku, to powinien złożyć PIT-2 z początkiem 2015 r., ale nie później niż przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w nowym roku podatkowym. Jeżeli pracodawca wypłaca wynagrodzenie w terminie do 10. dnia następnego miesiąca, to oświadczenie PIT-2 należało złożyć przed 10 stycznia 2015 r. Jeżeli natomiast wynagrodzenie za dany miesiąc pracownik otrzymuje ostatniego dnia roboczego tego miesiąca, to oświadczenie PIT-2 powinien złożyć przed 31 stycznia 2015 r.

Jeden raz wystarczy

Nie oznacza to, że pracownik zatrudniony w danym zakładzie pracy musi składać PIT-2 z początkiem każdego nowego roku podatkowego. Takiej potrzeby nie ma, ponieważ raz złożone oświadczenie obowiązuje przez kolejne lata. Pod warunkiem jednak, że wskazany w nim stan faktyczny nie uległ zmianie (art. 32 ust. 3a ustawy o PIT).

Ponieważ oświadczenie złożone przez pracownika na formularzu PIT-2 nakłada na zakład pracy określone obowiązki, skutkujące obliczeniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy w wysokości pomniejszonej o kwotę wolną od podatku, to pracownik powinien niezwłocznie poinformować zakład pracy o wszelkich zmianach stanu faktycznego wynikającego ze złożonego oświadczenia. Dlatego złożone oświadczenie PIT-2 należy aktualizować, jeżeli stan faktyczny wynikający z niego uległ zmianie.

Zakład pracy, po otrzymaniu od pracownika oświadczenia złożonego według formularza PIT-2, jest obowiązany do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli o 46,33 zł. Korzyści z tego tytułu odnosi przede wszystkim podatnik (pracownik), ponieważ już w trakcie roku podatkowego z jego wynagrodzenia brutto potrącane są co miesiąc zaliczki na podatek dochodowy w wysokości pomniejszonej o kwotę wolną od podatku. Uwzględnienie kwoty wolnej od podatku w zaliczce na podatek dochodowy powoduje w rezultacie, że pracownik otrzymuje „do ręki" większe wynagrodzenie netto.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik odmawia złożenia PIT-2 (pamiętajmy, że złożenie PIT-2 jest jego prawem, a nie obowiązkiem). Wówczas, obliczając miesięczna zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika, zakład pracy nie może potrącać kwoty wolnej od podatku.