Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej a PIT i ZUS

W związku z obowiązkiem zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na pracodawcy ciąży wiele obowiązków określonych w dziale X kodeksu pracy (dalej: k.p.) – Bezpieczeństwo i higiena pracy. Pracodawca obowiązany jest m.in. dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach. Obowiązek ten dotyczy sytuacji, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na wymagania technologiczne czy sanitarne (art. 237

7

§ 1 k.p.).

Ustawodawca wymaga także od pracodawcy zapewnienia prania odzieży roboczej, a jeżeli nie może on tego zapewnić, to zgodnie z art. 237

9

§ 3 k.p. czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Kiedy preferencja

Wypłacany pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej spełnia zasadniczo przesłanki uznania go za przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Ekwiwalentem, o którym mowa w tym przepisie, jest również zwrot pracownikowi kosztów z tytułu prania odzieży roboczej. Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 31 marca 2014 r. (IBPBII/1/415-1155/13/MK), przepisy ustawy o PIT nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, aby prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Nie tylko wynikające z dokumentów

Istotne jest natomiast, aby wypłacane pracownikowi kwoty były rekompensatą poniesionych przez niego kosztów. Trzeba podkreślić, że art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT nie wymaga, aby pracodawca zwracał udokumentowane wydatki ponoszone przez pracowników. Określenie „ekwiwalent" oznacza bowiem rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik. Wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być zatem ustalona także w inny sposób niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika, np. ryczałtowo.

Na dwa sposoby

Wysokość ryczałtu (ekwiwalentu) może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika. Pojawia się jednak pytanie, jak ustalić jego wysokość.

Ustalenie wysokości ekwiwalentu może nastąpić w dwojaki sposób:

I sposób

Wysokość zwrotu może być ustalona na podstawie średniego kosztu prania jednej sztuki odzieży, na podstawie trzech lub więcej ofert otrzymanych z pralni działających w okolicy, ustalonego dla porównywalnego rodzaju odzieży. Wartość ta powinna być okresowo aktualizowana.

II sposób

Wysokość zwrotu może być ustalona na podstawie przeciętnej ceny energii oraz cen proszków, z uwzględnieniem przewidywanej ilości wody oraz energii niezbędnej do prania. Także ta wartość powinna być okresowo aktualizowana.

Dopuszczenie obu tych sposobów zostało wprost potwierdzone w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 10 stycznia 2014 r. (IPPB4/415-706/13-2/JK4). Organ dopuścił aktualizację wartości ekwiwalentu w obu wariantach co dwa lata.

Stanowisko to nie jest jednak akceptowane przez wszystkie organy podatkowe. Zdarzają się interpretacje indywidualne niekorzystne dla pracodawcy, w których podnosi się argument, że ryczałtowe określenie wartości ekwiwalentu (np. raz na dwa lata) nie odzwierciedla faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów, a tym samym nie podlega zwolnieniu przedmiotowemu. Jak stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 10 października 2012 r. (IPPB4/415-574/12-4/JK), jedynie równowartość faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, w związku z art. 237

9

§ 3 k.p. Organ ten zakwestionował możliwość uznania za ekwiwalent korzystający ze zwolnienia z opodatkowania PIT stałego, ryczałtowego świadczenia pieniężnego wypłacanego pracownikowi. Takie podejście wydaje się jednak zbyt rygorystyczne.

Jak liczyć składki ZUS

Analogiczne wymogi odnoszą się do zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jak czytamy w decyzji nr 62 gdańskiego oddziału ZUS z 3 marca 2014 r. (DI/100000/43/57/2014), wysokość zwrotu kosztów trzeba uzależnić od faktycznie ponoszonych wydatków. Tym samym także na płaszczyźnie składek ZUS stałe i ustalone na określony czas (ryczałtowe) kwoty ekwiwalentu nie odzwierciedlają faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów, podlegających zwolnieniu z oskładkowania (tak również Oddział ZUS w Lublinie w interpretacji z 11 kwietnia 2013 r., WPI/200000/451/381/2013). Zdaniem tych organów, aby wartość przyznanego pracownikowi ekwiwalentu korzystała z wyłączenia z zakresu podstawy oskładkowania, ekwiwalent musi być wypłacany zgodnie z przepisami kodeksu pracy, w tym przypadku art. 237