Przedsiębiorczy podatnicy niejednokrotnie nie poprzestają na prowadzeniu jednego rodzaju działalności. Jan Kowalski może mieć kiosk z prasą, sklep spożywczy oraz firmę remontowo-budowlaną znajdujące się w różnych lokalizacjach. Z czym przyjdzie się zmierzyć takiemu przedsiębiorcy? Problemem może się okazać podanie właściwego adresu na fakturze czy wskazanie właściwej nazwy.

Wśród przedsiębiorców przyjęło się mówić: „Mam firmę". Jest to utożsamiane z prowadzeniem własnego przedsiębiorstwa. W prawie cywilnym termin „firma" ma inne znaczenie. Pojęcie to jest uregulowane w kodeksie cywilnym (k.c.).

Pseudonim ?lub inne określenia

Przedsiębiorcą jest m.in. osoba fizyczna prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. Tak stanowi art. 431 k.c. Artykuł 434 k.c. reguluje natomiast, że firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to jednak włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych dowolnie obranych określeń. Innymi słowy, firma – to oznaczenie przedsiębiorcy. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną podlega rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji ?o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Dokonując wpisu do CEIDG, przedsiębiorca musi podać firmę, czyli nazwę, pod jaką będzie wykonywana działalność gospodarcza.

Organy podatkowe dopuszczają, aby takich nazw przedsiębiorca miał kilka. Kluczowe jednak jest imię i nazwisko.

Ustawa o VAT reguluje, że faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Obowiązek ten nakłada na przedsiębiorcę art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

Osoba fizyczna prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą obowiązkowo powinna podawać w fakturach – przede wszystkim – swoje imię i nazwisko, czyli firmę. Dodatkowo może podawać inne dane, które wskazują na rodzaj prowadzonej działalności, np. kancelaria prawna, kwiaciarnia, sklep spożywczy, doradztwo gospodarcze, windykacja itp. W treści faktury można dodatkowo podać nazwę handlową.

Tylko jeden wpis

Jedna osoba fizyczna może prowadzić tylko jedną pozarolniczą działalność gospodarczą. Oznacza to, ?że jedna osoba fizyczna nie może mieć dwóch wpisów ?w CEIDG, tzn. nie może mieć zarejestrowanych dwóch działalności gospodarczych. Jedna osoba fizyczna może natomiast prowadzić działalność gospodarczą ?i wykonywać w jej ramach różne rodzaje działalności (różne PKD).

W ramach prowadzonej działalności przedsiębiorca może świadczyć różnego rodzaju usługi, sprzedawać różnorodne towary. Skala oferty jest nieograniczona.

Przykład

W ramach działalności gospodarczej jednego przedsiębiorcy w jednej lokalizacji mogą być świadczone usługi ubezpieczeniowe, ?a w innej punkt ksero. W takiej sytuacji zazwyczaj każda ?z działalności identyfikowana jest pod inną nazwą. Może to być: ?np. Centrum Ubezpieczeń „Insurance" Adam Nowak oraz Punkt Ksero „Copy" Adam Nowak.

Przedsiębiorca może zarówno wystawiać faktury sprzedaży, jak i odbierać faktury zakupu na obie wskazane w przykładzie nazwy. Dokumenty powinny, przede wszystkim, obowiązkowo zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy, tu: Adam Nowak. Tego wymaga ustawa o VAT. Dodatkowo podatnik może używać zamiennie, tj. w zależności, z którym rodzajem działalności wykonywana czynność jest związana, pozostałych określeń wskazujących na przedmiot działalności. Może to zrobić poprzez dodanie do imienia i nazwiska nazwy skróconej identyfikującej rodzaj działalności (według wykonywanych usług). Takie działanie jest dozwolone i pozostaje bez wpływu na rozliczenie podatkowe.

Dopuszczalne jest posiadanie dwóch pieczątek nagłówkowych z dwoma różnymi nazwami firmy. Pieczątka obowiązkowo powinna zawierać imię i nazwisko sprzedającego. Dane te umożliwiają identyfikację podatnika.

Bywają wielozakładowe

Przedstawione rozwiązanie ułatwia prawidłowe ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w firmie. Pozwala na przyporządkowanie dokumentów właściwym zakładom. Przedsiębiorca, który prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, ma obowiązek (z pewnymi wyjątkami) prowadzić dla każdego zakładu odrębną podatkową księgę przychodów ?i rozchodów.

Kilka wyodrębnionych zespołów

Przedsiębiorstwo wielozakładowe jest to działalność prowadzona ?w oparciu o kilka zespołów składników materialnych ?i niematerialnych, jakimi są ?w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych.

W każdym zakładzie powinna być przechowywana księga prowadzona dla tego zakładu. Innymi słowy, dla każdego zakładu osobno podatnik powinien ustalać przychody z działalności oraz koszty tj.:

Obowiązek ten wynika z § 9 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów.

Więcej adresów

Prowadząc przedsiębiorstwo wielozakładowe, podatnik świadczy usługi i sprzedaje towary pod różnymi adresami. Pomimo że adresy pro-?wadzenia poszczególnych zakładów ujawnione są w CEIDG, w fakturach konieczne jest podawanie adresu zamieszkania bądź siedziby przedsiębiorcy.

Artykuł 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga podania w treści faktury adresu podatnika. Przepis nie wskazuje, o jaki adres chodzi: adres zamieszkania, adres siedziby działalności czy adres miejsca prowadzenia działalności, np. punktu sprzedaży.

Rozstrzygnięcie problemu zależy od tego, czy pod adresem zamieszkania przedsiębiorcy jest, czy też nie jest, zgłoszone główne miejsce prowadzenia działalności.

Minister finansów w interpretacji z 5 czerwca 2014 r. (PT8/033/36/274/WCH/14/RD52006) wyjaśnia, że właściwym adresem jest adres zgodny ze zgłoszeniem identyfikacyjnym, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być, co do zasady, adres zamieszkania. W sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej ?w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności wskazane w zgłoszeniu do CEIDG, to ?w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności.

Na fakturze – oprócz adresu głównego – przedsiębiorca może fakultatywnie podać także dodatkowe adresy prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego najwłaściwsze będzie podanie w treści faktury adresu zamieszkania bądź  siedziby oraz adresu, pod którym prowadzony jest zakład.

Odrębne numeracje

W każdym z zakładów faktury mogą mieć swoją odrębną numerację. Na podstawie ustawy o VAT mogą mieć numery nadane w ramach jednej lub więcej serii. Podatnik może mieć dwie serie numeracji faktur i odpowiadające im nazwy sprzedawcy. Faktury w każdej serii powinny być wystawiane w sposób chronologiczny i narastająco. Prowadząc kilka zakładów, przedsiębiorca może np. łamać numerację  przez określony skrót charakterystyczny dla zakładu, który wystawia fakturę. Dla przykładu, numery faktur wystawiane przez zakład z Wrocławia mogą zawierać oznaczenie: /Wroc, a faktury wystawiane w Łodzi mogą być wystawiane z elementem: /Łódź. Numery mogą być łamane na przyjęte wewnętrznie w firmie symbole czy liczby np. /WR czy /ŁD. Jednocześnie prawidłowe będzie stosowanie dla całego przedsiębiorstwa (wszystkich zakładów) jednej rosnącej numeracji.

Ewidencja CEIDG ma tę wadę, że przedsiębiorca musi w niej podać nazwę (firmę przedsiębiorcy). Nazwa może być problemem w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej o różnorodnym charakterze.

CEIDG ?nieco ogranicza

Nazwą jest imię i nazwisko przedsiębiorcy, opcjonalnie wraz z dowolnym ciągiem znaków. Zasadniczo jeden wpis w CEIDG ogranicza przedsiębiorcę do posługiwania się tylko jedną nazwą firmy.

Jest jednak na to sposób. ?I nie sprowadza się on wcale do używania popularnej nazwy: F.H.U. Firma Handlowo Usługowa. Dokonując wpisu czy też aktualizując wpis w CEIDG, można w takim przypadku jako nazwę podać imię i nazwisko + obie lub więcej nazw charakteryzujących zakres działalności. Na prawidłowość takiego rozwiązania wskazuje m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 10 lipca ?2013 r. (IPPP2/443-491/13-2/BH).

Także Centralne Biuro Punktu Kontaktowego Ministerstwa Gospodarki potwierdza, że tak sporządzony wniosek CEIDG-1 jest prawidłowy.

Przykład

Wróćmy do poprzedniego przykładu. Aby Adam Nowak mógł swobodnie posługiwać się obiema zaproponowanymi nazwami, powinien we wniosku CEIDG-1 wpisać nazwę:

Centrum Ubezpieczeń „Insurance", Punkt Ksero ?„Copy" Adam Nowak. ?Nazwa zawiera  imię i nazwisko, co jest wymagane przy tworzeniu nazwy firmy. Posiada również inne dobrowolne określenia, ?co jest również dozwolone.

Jest też inna opcja. Można podać w firmie przedsiębiorcy (nazwie) wyłącznie imię i nazwisko, a w obrocie gospodarczym dodatkowo posługiwać się określeniami powiązanymi z charakterem i zakresem wykonywanej działalności.

WNIOSEK: W firmie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą umieszczanej na fakturze muszą widnieć imię i nazwisko tej osoby fizycznej, niezależnie od innych danych identyfikujących, które dodatkowo podawane są w treści faktury.