W zeszłym roku sprzedałem klientowi towar. Pomimo licznych monitów do tej pory nie otrzymałem zapłaty. W ubiegłym tygodniu skierowałem sprawę na drogę postępowania sądowego. Jak zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty poniesione w związku z tym postępowaniem? W jaki sposób powinienem później ująć w księdze ewentualną zapłatę należności zasądzonych wyrokiem sądowym, w tym zwrot kosztów sądowych? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione ?w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, ?z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Wydatki związane z dochodzeniem należności na drodze postępowania sądowego nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 ustawy o PIT, wobec czego możliwość zaliczenia ich do kosztów podatkowych należy oceniać na zasadach ogólnych.

W celu zabezpieczenia źródła przychodów

Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się te wydatki, których celem poniesienia jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Podatnik musi przy tym wykazać, że poniesiony przez niego wydatek jest celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej. Firma, która wstępuje na drogę postępowania sądowego w celu wyegzekwowania zapłaty przysługującej jej wierzytelności, na początku musi ponieść wydatki związane z tym postępowaniem. Należą do nich zazwyczaj wydatki na opłaty sądowe i wydatki związane z obsługą prawną postępowania toczącego się przed sądem. Podatnik, który dochodzi zapłaty przysługującej mu należności, ujętej wcześniej jako przychód należny z pozarolniczej działalności gospodarczej, zasadniczo ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty procesu, które ponosi w celu ochrony swoich interesów oraz zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.

Jeśli są racjonalnie uzasadnione

Oczywiście, nie można zakładać, że każdy wydatek poniesiony przez wierzyciela na postępowanie przed sądem jest dla niego kosztem podatkowym. Okoliczności każdej sprawy trzeba oceniać indywidualnie, ale w przypadku wierzyciela występują-?cego z pozwem o zapłatę przysługującej mu wierzytelności z tytułu sprzedaży towarów i usług, wydatki na opłaty sądowe i wynagrodzenie dla adwokata lub radcy prawnego reprezentującego go w procesie sądowym służą zasadniczo ochronie tego wierzyciela przed uszczupleniem jego majątku. Z tego powodu jako racjonalnie uzasadnione mogą zostać zaliczone przez niego do kosztów podatkowych.

Zasadność zaliczenia do koszów uzyskania przychodów kosztów procesu sądowego związanego z dochodzeniem należności przez podatnika prowadzącego księgę podatkową potwierdziła także Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji ?z 23 października 2013 r. (ITPB1/415-811b/12/AD). W piśmie tym organ podatkowy odniósł się zarówno do możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, jak i do momentu, ?w którym należy je uwzględnić ?w rachunku podatkowym. W interpretacji czytamy: „(...) koszty procesu sądowego zostaną poniesione w celu ochrony Pana interesów. Wydatki z tego tytułu wiążą się z prowadzoną działalnością oraz są uzasadnione ?z ekonomicznego punktu widzenia, i w rezultacie ich poniesienia może Pan oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Z tej też przyczyny uznać należy, że wydatki te poniesione zostaną w celu zabezpieczenia źródła przychodu jakim jest prowadzona przez Pana pozarolnicza działalność gospodarcza i – jako koszt pośredni ?– spełniający dyspozycję art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, będą mogły zostać zaliczone przez Pana do kosztów uzyskania przychodu w momencie poniesienia".

Przykład

Podatnik (wierzyciel) w lipcu br. skierował do sądu sprawę o zapłatę przez dłużnika należności za dostawę towarów, potwierdzoną fakturą wystawioną w listopadzie ubiegłego roku. W związku z tym poniósł on wydatki na:

- wynagrodzenie adwokata, udokumentowane fakturą ?z 7 sierpnia 2014 r., na kwotę ?1200 zł netto,

- opłatę sądową przekazaną ?24 lipca 2014 r. na rachunek bankowy sądu w kwocie 360 zł, udokumentowaną przelewem bankowym.

Koszty sądowe w kwocie 360 zł podatnik ujął w kolumnie 13 pkpir, jako „pozostałe wydatki", pod datą 24 lipca 2014 r. Podstawą do ujęcia wydatków w kosztach podatkowych jest dowód wewnętrzny (§ 14 ust. 2 pkt 8 rozporządzenia w sprawie pkpir). Natomiast koszty obsługi adwokackiej na podstawie otrzymanej faktury podatnik zaksięgował w kolumnie 13 pkpir pod datą 7 sierpnia 2014 r.

Skutki zwrotu

Jeżeli postępowanie przed sądem kończy się dla powoda pomyślnie, to wówczas najczęściej, wraz z należnością za towar lub usługę, otrzymuje on także całkowity lub częściowy zwrot kosztów procesu. Zwrot tych wydatków skutkuje powstaniem przychodów podatkowych. ?Z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT wynika, że do przychodów podatkowych nie zalicza się zwróconych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Tym samym zwrócone wydatki, które wcześniej zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, stanowią u wierzyciela przychód podlegający opodatkowaniu PIT. Należy go ująć w księdze podatkowej ?w dacie faktycznego otrzymania zwrotu kosztów procesu (art. 14 ust. 1i ustawy o PIT). Jeżeli koszty procesu zostały wcześniej zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, to ich zwrot jest przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej, który w dacie faktycznego otrzymania należy wykazać w kolumnie ?8 pkpir jako „pozostałe przychody".

Przykład

Załóżmy, że podatnik (powód), ?o którym mowa w poprzednim przykładzie, w listopadzie br. otrzyma zasądzoną wyrokiem sądowym należność za towar, odsetki ustawowe za zwłokę ?w zapłacie należności oraz zwrot kosztów procesu. Załóżmy, że zapłata ta wpłynie na jego rachunek bankowy 14 listopada 2014 r.

1. Otrzymana przez podatnika zapłata za towar, w części dotyczącej należności określonej fakturą, ?nie jest dla niego przychodem podatkowym. Przychód ten powstał w momencie sprzedaży, ?a otrzymanie zapłaty na podstawie wyroku sądowego nie powoduje ponownego powstania przychodu podatkowego.

2. Odsetki za zwłokę są dla podatnika przychodem podatkowym, który powstał ?w momencie ich faktycznego otrzymania (art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT). Wartość otrzymanych odsetek podatnik wpisze do kolumny 8 pkpir pod datą ?14 listopada 2014 r.

3. W kolumnie 8 pkpir pod datą ?14 listopada 2014 r. podatnik powinien również wpisać otrzymaną kwotę zwrotu kosztów procesu.