Rz: Wiele firm chce skorzystać ?z możliwości pełnego odliczenia VAT od wydatków na używanie służbowych samochodów osobowych. Chcą tak robić mimo licznych formalnych wymogów, które są z tym związane. Co powinny zrobić, ?by spełnić wymogi fiskusa?
Michał Krzewiński:
Formalne wymogi wiążą się ze złożeniem deklaracji VAT-26, w której podatnik informuje urząd skarbowy ?o zamiarze odliczania VAT ?w pełnej wysokości. Należy też prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Jednak dość istotne może być w takiej sytuacji również ustalenie firmowego regulaminu używania samochodów służbowych ?i zapoznanie pracowników ?z jego treścią. Powinien się tam znaleźć wyraźny zakaz używania samochodów do celów prywatnych. Może on nawet być obłożony sankcjami, choć oczywiście trzeba pamiętać o przepisach prawa pracy ograniczających karanie za naruszenie obowiązków służbowych.
Czy taki regulamin wystarczy, ?by urząd skarbowy podczas ewentualnej kontroli nie zakwestionował używania samochodów do celów tylko służbowych?
Oczywiście organy skarbowe zawsze mogą znaleźć dowody na łamanie zobowiązania do używania samochodów tylko do celów służbowych. Jednak wdrożenie takiego regulaminu przez pracodawcę świadczy o jego dążeniu ?do zachowania należytej staranności w wypełnianiu swoich obowiązków podatkowych. Podobnie wygląda zagadnienie obowiązku prowadzenia ewidencji pojazdu. Fiskus wymaga, by osoba odpowiedzialna za sprawy podatkowe w firmie własnym podpisem poświadczała autentyczność wpisów dotyczących wykorzystania samochodów do celów prowadzonego biznesu. Można sobie wprawdzie wyobrażać sążniste zestawienia przebiegu i sterty podpisywanych przez pracowników oświadczeń ?w tej sprawie. Jednak trzeba pamiętać, że sądy administracyjne nieraz zwracały uwagę, że nie można nakładać na podatnika obowiązków, które są nieproporcjonalne do celu, jaki chce osiągnąć ustawodawca.
