- Kupiłam w hurtowni towary na potrzeby prowadzonej działalności. Od sprzedawcy nie otrzymałam jednak faktury, tylko dokument WZ (wydanie na zewnątrz). Czy może on być podstawą wpisu ?w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów ?z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na udokumentowanie zapisów ?w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone przez podatnika dokumenty – dowody wewnętrzne, które powinny zawierać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Dowody te powinny określać:

- ?przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową ?i wartość,

- ?w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć tylko konkretnych zakupów i wydatków, które zostały wymienione enumeratywnie w rozporządzeniu >patrz ramka.

Dowody wewnętrzne powinny posiadać nadany numer porządkowy, datę, wyszczególniony asortyment, jego ilość i cenę oraz podpis podatnika.

Przykład

Podatnik Piotr Nowak prowadzi hurtownię owoców i warzyw. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, opłacając PIT według skali podatkowej. Towary kupuje ?od rolników (producentów krajowych) na targowiskach. Zapisów w księdze pan Piotr dokonuje zarówno na podstawie faktur VAT RR, jak i dowodów wewnętrznych. Dowody wewnętrzne wystawiane przez pana Piotra, dokumentujące zakupione towary, zawierają:

- nadany przez niego numer porządkowy,

- datę,

- wyszczególniony asortyment,

- ilość towaru,

- cenę,

- jego podpis.

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę ?i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon ?– określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Z kolei wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi, przy czym paragony powinny zawierać datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, określenie ilości, ceny jednostkowej oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie tego paragonu podatnik musi uzupełnić treść paragonu poprzez wpisanie swojego nazwiska (nazwy firmy), adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru.

Dokument WZ, czyli „wydanie zewnętrzne", jest dowodem magazynowym. Za jego pomocą dokumentowane jest wydanie materiałów bądź towarów z magazynu na zewnątrz, np. na rzecz kontrahenta. Powinien on zawierać datę, kwotę przelewu, kod banku rejestrowego wykonanego przelewu, dany asortyment w sztukach, za który zapłacono, w kwocie netto i brutto oraz podsumowanie, czyli wartość. Dokument WZ nie jest zatem dowodem wewnętrznym upoważniającym do wprowadzania zapisu w podatkowej księdze. Dokument taki nie zawiera bowiem wszystkich ustawowo wskazanych elementów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej (interpretacja Izby Skarbowej ?w Poznaniu z 10 stycznia 2014 r., ILPB1/415-1140/13-2/AMN). Na podstawie dowodu wewnętrznego WZ nie można zatem ująć kosztów w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów.

Tylko przy określonych zakupach

Paragraf 14 ust. 2 rozporządzenia stanowi, że dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1) ?zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych ?i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) ?zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) ?wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) ?zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5) ?kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet ?z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących; przy czym te dowody powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet;

6) ?zakupu od ludności odpadów poużytkowych, będących surowcami wtórnymi, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych; przy czym pod pojęciem ludności należy rozumieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, co oznacza, że osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury; odpadem takim będzie np. złom poużytkowy (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 20 maja 2011 r., IPTPB1/415-7/11-4/KSU);

7) ?wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz ?i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą ?do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8) opłat sądowych i notarialnych;

9) ?wydatków związanych z parkowaniem samochodu, gdy wydatki te są poparte dokumentami, które nie zawierają ustawowo wskazanych danych, np. określenia wystawcy lub wskazania stron (nazwy i adresu) uczestniczących w operacji gospodarczej, daty wystawienia dowodu czy przedmiotu operacji gospodarczej i jego wartości; w tym przypadku podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.