Ujęcie kosztu przejazdu koleją w podatkowej księdze

Pracownik spółki jawnej osób fizycznych udał się w podróż służbową z Wrocławia do Gdańska. Nocleg i całodobowe wyżywienie zapewnił mu pracodawca. Pracownik poniósł koszty przejazdu koleją II klasy z Wrocławia do Gdańska ?i z powrotem, a następnie wydatki te zostały mu zwrócone. Jak ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zwrot pracownikowi wydatków z tytułu kosztów przejazdu (bilet kolejowy)? Czy konieczne jest sporządzenie jakiegoś dowodu wewnętrznego? Jak przedstawiałaby się sytuacja, gdyby pracodawca zapewnił (sfinansował bezpośrednio) koszty biletu kolejowego? Spółka jawna prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową – pyta czytelniczka.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe. Dowodami takimi są m.in.:

- ?faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia ?2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów)

- ?inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Niezbędne formalności

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko ?w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym ?w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Inaczej jest, gdy usługę ?kupi firma...

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej ?i przybrzeżnej, promami, samolotami ?i śmigłowcami, powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika (wystawcy),

c) ?numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) ?informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) ?kwotę podatku,

f) ?kwotę należności ogółem.

Zatem w sytuacji, gdyby spółka jawna nabyła usługę przejazdu koleją, to posiadany bilet kolejowy jest fakturą (odległość ?z Wrocławia do Gdańska przekracza wymagane 50 km). Podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów byłby zatem ten bilet (tj. faktura) stosownie do ?§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia.

Uwaga: Gdyby pracownik udawał się ?w podróż służbową koleją na odległość do 50 km, to bilet kolejowy nie spełniałby wymogów do uznania go za fakturę. W tej sytuacji podatnik (pracodawca) powinien uzyskać fakturę.

W przypadku podróży służbowych przedsiębiorcy (osoby fizycznej) możliwe jest ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków poniesionych na przejazdy kolejowe na podstawie biletów stanowiących dowody księgowe, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia (tj. biletów kolejowych uznawanych za fakturę), bez konieczności ujmowania ich w dowodach wewnętrznych (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 14 kwietnia 2009 r., ILPB1/415-101/09-5/AA).

Przykład

Przedsiębiorca (osoba fizyczna) wyjeżdżał służbowo z  Krakowa do Rzeszowa. Podróż odbył koleją. Na udokumentowanie poniesienia wydatku posiada bilet kolejowy. Przedsiębiorca będzie mógł zaewidencjonować wydatek  ?w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie otrzymanego biletu kolejowego. Jeżeli jednak odbyłby przejazd koleją  na odległość do 50 km, to bilet kolejowy nie spełniałby wymogów do uznania go za fakturę ?i przedsiębiorca musiałby uzyskać fakturę, aby ująć wydatek po stronie kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Uwaga! Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu ?a uzyskaniem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, zgodnie ?z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości.

...a inaczej, gdy pracownik

Jeśli to pracownik poniósł koszty przejazdu podczas podróży służbowej, a pracodawca mu je zwraca, to konieczne jest sporządzenie dowodu wewnętrznego. Nie jest prawidłowe zaewidencjonowanie wydatku na podstawie biletu kolejowego. Nawet jeżeli spełnia on wymagania aby uznać go za fakturę. Usługi przejazdu koleją nie nabył bowiem pracodawca (w naszym przypadku spółka jawna), ale delegowany pracownik.

Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

- ?przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- ?w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody te (dowody wewnętrzne) mogą dotyczyć m.in. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia). >patrz ramka.

Niezbędne informacje

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Jak wynika z objaśnień do kolumny ?13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów  (pozostałe wydatki), „(...) Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, ?w tym również diet właściciela oraz osób ?z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. (...)."

Spółka jawna, o której pisze czytelniczka, powinna zatem sporządzić dowód wewnętrzny i dołączyć do niego bilety za przejazdy koleją. Zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów podlega wyłącznie sporządzony dowód wewnętrzny.

Kiedy spółka odliczy VAT

Jeżeli podróż służbowa pracownika miała związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT, to z faktury (biletu kolejowego uznawanego za fakturę) pracodawca (w naszym przypadku jest to spółka jawna) ma prawo odliczyć VAT, jeżeli to on nabywał usługę przejazdu kolejowego. Kosztem uzyskania przychodów będzie w tej sytuacji jedynie kwota netto. Natomiast jeżeli to pracownik nabył usługę przejazdu koleją, a pracodawca jedynie zwracał koszty przejazdu, to cały wydatek na nabycie biletu (w cenie brutto) będzie dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów.

Przykład

Załóżmy, że pracownik spółki jawnej podróż odbył pociągiem InterCity klasa 2. Koszt biletu wyniósł 75 zł, w tym VAT: 5,56 zł. Załóżmy również, ?że spółka jawna jest czynnym podatnikiem VAT,? a delegacja pracownika miała wyłącznie związek ze sprzedażą opodatkowaną  VAT.