Służbowe auto do prywatnych celów: Może lepiej ustalić ryczałt

Alternatywą dla ewidencji może być ustalenie miesięcznego ryczałtu kilometrów lub godzin, który po ustaleniu jego wartości zgodnie z art. 11 ?ust. 2a ustawy o PIT byłby doliczony do wynagrodzenia pracownika.

Przykład

Spółka ABC postanowiła sprawdzić, jak w praktyce sprawdza się system ewidencjonowania przez pracowników przejechanych kilometrów. Okazało się, że jeden z pracowników zgubił swoją ewidencję, a pozostali narzekali, że wpisywanie każdej jazdy odrębnie jest bardzo uciążliwe, ?i często zapominają o tym. Spółka stwierdziła, że musi znaleźć rozwiązanie, które odciąży pracowników i członków zarządu od zbędnych czynności administracyjnych, a jednocześnie pozwoli na ustalenie przychodu ?na poziomie możliwie zbliżonym ?do rzeczywistego przysporzenia.

Zakres ryczałtu powinien odpowiadać rzeczywistemu wykorzystywaniu samochodu służbowego przez pracownika. Zakres użytkowania można oszacować na podstawie przypuszczalnych potrzeb pracownika lub zaczerpnąć z ewidencji, jeżeli były dotychczas prowadzone i dane te są wiarygodne. Najczęściej przyjmuje się, że prywatne użytkowanie samochodu służbowego wynosi około 300 km miesięcznie.

W przypadku ustalenia ryczałtu godzinowego należy ?w pierwszej kolejności rozróżnić:

- ?prywatne użytkowanie samochodu (jeżdżenie samochodem) i

- ?udostępnienie samochodu przez pracodawcę do użytkowania prywatnego (dysponowanie samochodem ?w czasie prywatnym).

Trudność w określeniu wartości nieodpłatnego świadczenia nie zwalnia firmy z obowiązku doliczania go do pensji pracownika

O ile użytkowanie dla celów prywatnych oznacza rzeczywiste korzystanie z samochodu ?w celu załatwiania prywatnych spraw pracownika, o tyle udostępnienie do użytkowania ?w celach prywatnych obejmuje już sam fakt garażowania samochodu poza godzinami pracy w domu pracownika, jeżeli pracodawca zawarł ?z pracownikiem takie ustalenie. Rozróżnienie to jest istotne z tego względu, że w przypadku zobowiązania pracownika do garażowania samochodu służbowego w miejscu zamieszkania (a nie na prywatnym parkingu spółki) sytuacja ta nie może jednocześnie skutkować naliczaniem mu nieodpłatnego świadczenia z samego faktu, że poza godzinami pracy może on potencjalnie z tego samochodu korzystać. Ustalenie ryczałtu godzinowego powinno zatem odnosić się do rzeczywistego czasu, w jakim pracownik wykorzystuje to auto dla celów prywatnych. Wówczas ekonomicznie zostanie osiągnięty podobny rezultat, jaki daje ustalenie ryczałtu kilometrowego, tj. opodatkowaniu będzie podlegało świadczenie obejmujące rzeczywiste korzystanie z samochodu dla celów prywatnych. Należy mieć jednak na uwadze, że wśród stanowisk organów podatkowych można natknąć się na stanowiska potwierdzające prawidłowość obliczania wartości nieodpłatnego świadczenia przy uwzględnieniu czasu, w jakim auto jest dostępne do używania, czyli także wówczas, gdy stoi w garażu pracownika (stanowisko Izby Skarbowej ?w Warszawie wyrażone w interpretacji z 10 sierpnia 2012 r., IPPB4/415-381/12-4/MP).

W przypadku przekroczenia ustalonego limitu pracownik powinien być zobowiązany do poinformowania o tym fakcie pracodawcy w celu odpowiedniego podwyższenia wysokości świadczenia doliczanego do wynagrodzenia. Sytuacja taka może mieć miejsce wówczas, gdy pracownik pojedzie samochodem służbowym na urlop.

Kalkulacja nieodpłatnego świadczenia w przypadku przekazania pracownikowi do używania samochodu służbowego może wyglądać tak jak ?w poniższym przykładzie.

Przykład

Pracownik użytkuje samochód służbowy wykorzystywany ?przez spółkę ABC na podstawie ?umowy leasingu operacyjnego. ?W związku z utrzymaniem samochodu spółka ponosi następujące koszty:

- ?rata leasingowa miesięczna: 1500 zł,

- ?ubezpieczenie OC i AC rocznie: 2000 zł,

- ?koszty napraw i przeglądów rocznie: 1000 zł.

Łączny roczny koszt utrzymania samochodu wynosi 21 000 zł. Spółka ustaliła, że wysokość nieodpłatnego świadczenia będzie określana na podstawie uśrednionego miesięcznego kosztu utrzymania samochodu, stanowiącego 1/12 kosztów ponoszonych w skali roku.

Z umowy leasingu wynika, że rata leasingowa została obliczona przy założeniu, że samochód będzie przejeżdżał maksymalnie 60 000 km rocznie. Miesięczny limit kilometrów wynosi zatem 5000.

Spółka założyła, że będzie rozliczała prywatne użytkowanie samochodu przez pracownika ryczałtowo i ustaliła, że nie powinno ono w skali miesiąca przekroczyć 300 km. Przy założeniu, ?że pracownik nie będzie przejeżdżał miesięcznie więcej ?niż ustalone 300 km miesięcznie, kalkulacja nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym i obowiązkowi w zakresie ZUS wygląda następująco:

Krok 1

Ustalenie średniomiesięcznego kosztu utrzymania samochodu:

21 000 zł / 12 miesięcy = 1750 zł

Krok 2

Ustalenie udziału jazd prywatnych w całkowitym użytkowaniu samochodu (miesięcznie):

300 km / 5000 km = 0,06

Krok 3

Obliczenie wysokości nieodpłatnego świadczenia dla pracownika: