W spółkach, które zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) muszą posiadać radę nadzorczą, problemem może być ustalenie, które z wydatków ponoszonych w związku z jej istnieniem są kosztami uzyskania przychodów. Wątpliwości budzi właściwa kwalifikacja takich wydatków jak np. finansowanie organizacji i działalności rady nadzorczej, finansowanie dojazdów i noclegów członków rady, czy wreszcie zapewnienie członkom rady służbowych samochodów czy telefonów komórkowych.

Czy są zgodne z definicją

Przed analizą poszczególnych rodzajów wydatków w zakresie możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, należy przyjrzeć się tym wydatkom w zakresie ich zgodności z definicją ogólną kosztu uzyskania przychodów zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Z definicji tej wynika, że kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki ponoszone przez podatnika, pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przez niego przychodami, jeżeli nie zostały ustawowo wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nakłady ponoszone na radę nadzorczą, jeżeli jej powołanie jest obligatoryjne i wynika z odrębnych przepisów, powinny stanowić koszty uzyskania przychodów danego podmiotu.

Pośrednio związane

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z osiąganymi przychodami, przy czym istotne jest ich poniesienie i odpowiednie udokumentowanie.

Wydatki ponoszone w związku z obowiązkiem posiadania rady nadzorczej zasadniczo nie są wydatkami bezpośrednio powiązanymi z przychodami. Celem istnienia rady nadzorczej nie jest bowiem bezpośrednie działanie w kierunku osiągania przychodów, lecz nadzór nad działalnością podmiotu, w którym zosta ła powołana. Wydatki ponoszone na radę nadzorczą, w szczególności te umożliwiające jej bieżącą działalność, powinny zatem stanowić koszty uzyskania przychodów pośrednio związane z przychodami.

Takie podejście jest zgodne z podejściem organów podatkowych. Jednak sięgając do obszernego zbioru stanowisk organów podatkowych w tym zakresie można napotkać interpretacje, w których przeczytamy, że żadne wydatki ponoszone w związku z istnieniem rady nadzorczej nie są kosztami w uzyskania przychodów ze względu na niespełnienie definicji z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przykładem takiej opinii jest stanowisko Izby Skarbowej w Warszawie przedstawione w interpretacji z 26 września 2008 r. (IP-PB3-423-904/08-2/ER), w której wskazano, że wyjątkiem od tej zasady są jedynie wynagrodzenia członków rady nadzorczej. W mojej opinii wydatki ponoszone w związku z istnieniem rady nadzorczej powinny jednak stanowić koszty uzyskania przychodów w takim zakresie, w jakim nie zostały wyłączone z tej grupy na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wynagrodzenie bez wątpliwości

W katalogu wyłączeń zawartym we wspomnianym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT znajduje się jedno bezpośrednie odniesienie do tej grupy wydatków. Jest ono opisane w punkcie 38a. Wynika z niego, że kosztem uzyskania przychodów jest wynagrodzenie wypłacane członkom rady nadzorczej, natomiast za taki koszt nie można uznać (innych) wydatków ponoszonych na rzecz osób wchodzących w skład m.in. rady nadzorczej. Kwestia traktowania wynagrodzeń członków rady nadzorczej nie podlega zatem dyskusji, jednak powstaje pytanie, jak traktować pozostałe wydatki ponoszone w związku z istnieniem rady nadzorczej i w jaki sposób rozgraniczyć wydatki ponoszone przez spółkę na rzecz członków rady, od wydatków, których poniesienie związane jest z działalnością rady jako obligatoryjnego organu spółki.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wydatki ponoszone na rzecz członków rady nadzorczej, to wydatki, które mają charakter wydatków osobowych na rzecz poszczególnych członków rady nadzorczej, stanowią przysporzenie majątkowe dla poszczególnych członków rady nadzorczej i nie wiążą się tylko i wyłącznie z funkcjonowaniem organu nadzoru. Wynika z tego, że wydatki związane z funkcjonowaniem rady nadzorczej, których nie można przyporządkować personalnie do żadnego z członków rady nadzorczej, powinny być wyłączone z dyspozycji art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT jako wydatki ponoszone na rzecz rady nadzorczej jako obligatoryjnego organu spółki.

Przykład

BIURO, KAWA I PAPIER

Praca rady nadzorczej działającej w spółce A wymaga regularnych spotkań, których organizacją zajmuje się spółka A. Spółka ta ponosi koszty w postaci zapewnienia pomieszczenia, materiałów biurowych, a także inne drobne wydatki, jak kawa, herbata czy posiłki podawane w trakcie posiedzenia. Poniesienie tych wydatków, przynajmniej częściowo, nie jest obowiązkiem spółki A wynikającym z odrębnych ustaw, lecz jest działaniem mającym na celu zapewnienie członkom jej rady nadzorczej komfortowych warunków obradowania. Wydatki te nie są ponoszone na rzecz konkretnych członków rady nadzorczej, ale na rzecz całego organu spółki i dlatego stanowią swoiste koszty obsługi tego organu. W związku z tym są kosztami uzyskania przychodów.

Stanowisko to potwierdza Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 10 grudnia 2012 r. (IPPB5/423-774/12-5/RS), czy też Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 15 marca 2013 r. (IPTPB3/423-418/12-6/GG).

Ryzyko reprezentacji

Uwaga! Fiskus podkreśla, że w zakresie organizacji posiedzeń rady nadzorczej przez spółkę należy ocenić czy nie wystąpi przesłanka uznania tych wydatków za poniesione na cele reprezentacji. Spełnienie tej przesłanki wyklucza bowiem możliwość zaliczenia wydatków na spotkania rady nadzorczej do kosztów uzyskania przychodów. Wskazując na to ryzyko Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 5 lipca 2011 r. (IPPB5/423-532/ 11-2/RS) uznała, że przypadek ten nie wystąpi, jeżeli w posiedzeniach rady nie będą brali udziału kontrahenci spółki.

Przykład

ANALIZY I TŁUMACZENIA

Spółka B ponosi wydatki na przygotowanie analiz eksperckich, które są zamawiane wyłącznie na posiedzenia rady nadzorczej działającej w tej spółce. Płaci także za tłumaczenia materiałów przygotowywanych na posiedzenia rady nadzorczej. Analizy te, czy tłumaczenia są wykonywane po to, aby rada nadzorcza dysponowała materiałami, czy informacjami, dzięki którym będzie mogła właściwie wykonywać swoje zadania w zakresie nadzoru działalności spółki B. Wydatek ten, podobnie jak koszty organizacji spotkań rady, również nie jest wydatkiem ponoszonym na rzecz członków rady nadzorczej. Nie jest on dedykowany żadnemu członkowi rady nadzorczej personalnie, lecz celem jego poniesienia jest zapewnienie niezbędnych informacji pod obrady rady. Analogiczne stanowisko zawarła w interpretacji z 30 maja 2011 r. (IPPB5/423-369/11-3/RS) Izba Skarbowa w Warszawie.

Co mówi przepis

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.