Nie można amortyzować auta w firmie, jeśli właściciel używa go też do celów osobistych. Ta interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi może wystraszyć niejednego przedsiębiorcę.

– To przestroga dla wszystkich kupujących samochód na firmę – mówi Przemysław Bogusz, doradca podatkowy z kancelarii TuboTax. – Kontrolerzy z urzędu mogą sprawdzić, w jaki sposób jest on wykorzystywany, i zakwestionować rozliczenie. Z pytaniem do fiskusa wystąpił przedsiębiorca, który rok temu nabył samochód osobowy. Wpisał go do ewidencji środków trwałych i rozpoczął amortyzację. Głównie dojeżdża autem do miejsca świadczenia usług, ale czasami wykorzystuje je także do celów osobistych. Do kosztów, oprócz odpisów amortyzacyjnych, zalicza wydatki na benzynę, opony, naprawy i konserwację. Jeśli jednak używa samochodu do celów osobistych, nie księguje paliwa.

Albo prywatnie, albo służbowo

Przedsiębiorca uważa, że to prawidłowe postępowanie. Fiskus miał jednak inne zdanie. Podkreślił, że podstawowym warunkiem zaliczenia auta do środków trwałych jest wykorzystywanie go na potrzeby działalności gospodarczej. Jeśli tak jest, do podatkowych kosztów można zaliczyć zarówno odpisy amortyzacyjne, jak i wydatki na eksploatację (paliwo, oleje, opony, opłaty za przejazdy i parkowanie).

Ustawodawca nie dopuszcza jednak możliwości używania samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych do celów prywatnych i – co za tym idzie – jego proporcjonalnego rozliczenia. Przedsiębiorca, który korzysta z auta na prywatne potrzeby, nie może zaliczać do kosztów odpisów amortyzacyjnych. Jeśli zaś chce odliczać wydatki na jego eksploatację, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której zapisuje służbowe trasy. Jeżeli jej nie prowadził, dotychczasowe wydatki nie mogą być kosztem (interpretacja nr IPTPB1/415- 472/13-3/KO).

Skarbówka restrykcyjna

– Przepisy faktycznie nic nie mówią o możliwości wykorzystywania samochodów będących środkami trwałymi na prywatne potrzeby – tłumaczy Piotr Kwaśny, doradca podatkowy, menedżer w kancelarii ASB Tax. – Takie restrykcyjne podejście fiskusa spowoduje jednak, że żaden przedsiębiorca nie będzie mógł amortyzować auta. Oczywiste jest przecież, że każdemu zdarzy się od czasu do czasu wykorzystać je też na potrzeby prywatne, np. po drodze od klienta odebrać dziecko ze szkoły. Podobnie jest z używaniem firmowych komputerów czy telefonów.

Czy po takim incydentalnym skorzystaniu ze środka trwałego na potrzeby prywatne powinno się od razu wykreślać go z ewidencji środków trwałych i wyrzucić odpisy amortyzacyjne z kosztów? – Wydaje się, że nie, jeśli faktycznie jest przede wszystkim wykorzystywany w prowadzonej działalności – uważa Krzysztof Budasz, doradca podatkowy z kancelarii KDA Audyt. – Fiskus nie może z góry zakładać, że podatnik bezpodstawnie odlicza koszty, bo posiada tylko jeden samochód. Z drugiej strony, przedsiębiorcy nie mogą nadużywać tej możliwości i naruszać przepisów – podsumowuje ekspert.

Każdy kurs do ewidencji

Co pozostaje przedsiębiorcy, który nie może uznać auta za środek trwały? Księgowanie wydatków na jego eksploatację na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. To spora biurokracja, a i tak wydatki są kosztem tylko do wysokości limitu. Wylicza się go, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr.

Ewidencja przebiegu powinna zawierać dane osoby, która użytkuje pojazd, numer rejestracyjny i pojemność jego silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych służbowo kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę oraz podpis podatnika i jego dane.