Prowadzący działalność może rozliczać diety za podróż służbową

Prowadzę indywidualną działalność gospodarczą w zakresie handlu. Podatek dochodowy rozliczam na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Moja działalność wymaga odwiedzania kontrahentów w celu przedstawiania im oferty. Czy z tego tytułu mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety?

– pyta czytelnik.

Tak.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ze sposobu sformułowania tego przepisu wynika, że przedsiębiorca w podróży służbowej może zwiększyć koszty podatkowe o wysokość diet, które przysługiwałyby pracownikowi odbywającemu taką podróż.

Co do zasady celem diety jest zrekompensowanie zwiększonych kosztów wyżywienia. Warto zauważyć, że zaliczenie do kosztów podatkowych diety w przypadku odbywania podróży przez przedsiębiorcę jest sytuacją nietypową. To dlatego, że przedsiębiorca nie musi posiadać żadnych dowodów dokumentujących poniesienie wydatku. Wysokość diety ustalona jest bowiem w zryczałtowany sposób.

W konsekwencji pojawia się pytanie, w jaki sposób powinien zostać udokumentowany tego typu koszt.

Problemem tym zajmowała się Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 5 grudnia 2012 r. (IPPB1/415-1400/12-2/MT). Uznała ona za prawidłowe stanowisko przedsiębiorcy, że prawidłowym rozwiązaniem jest ujęcie diety przedsiębiorcy w księdze przychodów i rozchodów „na podstawie dowodu wewnętrznego sporządzonego na podstawie zestawienia diet wykazywanego po zakończeniu każdej podróży służbowej za granicą, opatrzonego datą i podpisem, w którym będzie wskazana ilość dni spędzonych w danym państwie przemnożona przez kwotę diety naliczaną zgodnie z przepisami".

Taki sposób dokumentowania diet wynika z § 14 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.). Ustęp 1 tego przepisu stanowi, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Paragraf 14 ust. 2 rozporządzenia wskazuje, które koszty mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym. W pkt 2 tego przepisu zostały wymienione diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Z kolei § 14 ust. 3 rozporządzenia precyzuje, że dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

- imię i nazwisko,

- cel podróży,

- nazwę miejscowości docelowej,

- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

- stawkę i wartość przysługujących diet.

Wysokość diet została ustalona w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167). Wynika z niego m.in., że wysokość diety z tytułu podróży krajowej to 30 zł za dobę podróży.

Diety należy ująć w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów zatytułowanej „Pozostałe wydatki".

Autor jest doradcą podatkowym

Jak rozumieć odesłanie do odrębnych przepisów

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 października 2011 r. (II FSK 713/2010) wskazał, że „wysokość kosztów, jakie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą z tytułu podróży służbowych ograniczona została w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT co do wysokości. Przepis ten stanowi, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Z przepisu tego wynika zatem, że co do zasady koszty podróży służbowych, ponoszone przez osoby prowadzące działalność gospodarczą bądź osoby z nimi współpracujące stanowią koszty uzyskania przychodu. Nie są one jednakże zaliczone do tych kosztów na podstawie dowodów ich poniesienia i w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, a jedynie do wysokości zryczałtowanej, określonej przez właściwego ministra dla diet przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych. Odesłanie do odrębnych przepisów, dotyczących diet dla pracowników, dotyczy przy tym, w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, wyłącznie wysokości tych diet, nie zaś samego pojęcia podróży służbowej (...). W przepisach tych nie definiuje się pojęcia podróży służbowej. Brak jest także podstaw do odwołania się - dla dokonania wykładni użytego w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT - wprost do definicji podróży służbowej, zawartej w art. 775 kodeksu pracy. Jak trafnie zauważono w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 listopada 2009 r. II FSK 889/2008 (http://orzeczenia.nsa.gov.pl), w przepisie tym mówi się bowiem o wykonywaniu na polecenie pracodawcy polecenia służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Nie przystaje to do sytuacji przedsiębiorcy, który w czasie podróży służbowej nie wykonuje polecenia służbowego, nie ma też wyznaczonego w umowie o pracę stałego miejsca pracy. Zgodzić się zatem należy z poglądem, wyrażonym w zaskarżonym wyroku, że podróżą służbową przedsiębiorcy będzie każdorazowo wykonywanie czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej poza miejscowością, w której mieści się stałe miejsce jej wykonywania (siedziba). Artykuł 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT stanowi zatem wyjątek od zasady określonej w art. 22 ust. 1 tej ustawy wyłącznie w zakresie wysokości kosztów podróży służbowej przedsiębiorcy, a nie -w zakresie pojęcia podróży służbowej. Pogląd taki można uznać za ugruntowany w orzecznictwie sądów administracyjnych".