Jak rozliczyć utylizację zapasów magazynowych w kosztach

- Jesteśmy firmą handlującą wyrobami chemicznymi. Nie zawsze udaje nam się sprzedać wszystkie towary pozostające na stanie magazynowym, które musimy posiadać w ciągłej sprzedaży jako wymienione w ofercie handlowej. Dlatego towary, które utraciły swoją handlową wartość ze względu na upływ terminu przydatności, przekazujemy do utylizacji. Jakie skutki powoduje to w podatku dochodowym (pkpir) oraz w VAT? – pyta czytelnik.

Ponoszenie strat na towarach handlowych jest wpisane w ryzyko prowadzenia działalności. Można i należy je minimalizować, ale całkiem wykluczyć niestety się ich nie da. Co prawda trudno uznać, aby przekazanie towarów do utylizacji powodowało osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, ale trzeba pamiętać o tym, że towary te zostały nabyte w celu ich dalszej sprzedaży.

Jednocześnie art. 23 ustawy o PIT zawierający katalog kosztów, które bez względu na związek z osiąganymi przychodami nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności, nie wskazują strat w majątku obrotowym przedsiębiorcy jako wydatków, które podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych.

Jeżeli przekazanie towarów do utylizacji nie jest skutkiem zaniedbania przedsiębiorcy, naruszeniem przepisów czy brakiem nadzoru nad pracownikami, lecz rezultatem obiektywnych okoliczności, które spowodowały utratę ich wartości handlowej, to stratę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Stratę rozlicza się w kwocie odpowiadającej cenie nabycia utylizowanych towarów. Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pkpir) jest sporządzony przez podatnika protokół, z którego wynika co najmniej:

- wykaz towarów handlowych obejmujący ich nazwę oraz ilość,

- wartość towarów,

- data wycofania i przeznaczenia do utylizacji oraz powód,

- podpis osoby uprawnionej.

Zapis w księdze

Wartość zlikwidowanych towarów handlowych należy wyksięgować ze znakiem „minus" lub na czerwono z kolumny 10 pkpir „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu" i zaksięgować w kolumnie 13 pkpir jako „Pozostałe wydatki". Taki zapis zapobiega dwukrotnemu ujęciu kosztów w księdze podatkowej, tzn. raz w postaci zakupu towarów handlowych, a drugi raz – w formie straty w tych towarach. W przypadku gdy podatnik zostanie obciążony kosztami utylizacji przez firmę przyjmującą towary handlowe, to wówczas na podstawie dowodu wystawionego przez tę firmę może zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

Fiskus potwierdza

Organy podatkowe uznają prawo podatnika do zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych wartości towarów handlowych przekazanych do utylizacji. Potwierdzeniem może być pismo Izby Skarbowej w Katowicach z 23 lutego 2012 r. (IBPBI/2/423-1426/11/CzP), które odnosiło się do konieczności zutylizowania przez podatnika płyt CD i DVD o wartości ponad 600 tys. złotych. Konieczność utylizacji była spowodowana zakończeniem współpracy przez zagranicznego kontrahenta, wobec czego firma utraciła prawo do dalszej sprzedaży tych towarów, przy czym jednocześnie nie przysługiwało jej prawo do zwrotu poczynionych zapasów magazynowych. W tej sytuacji organ podatkowy uznał za zasadne: „(...) zaliczenie przez spółkę do kosztów uzyskania przychodów straty spowodowanej koniecznością zniszczenia środków obrotowych (towaru handlowego zakupionego wcześniej od holenderskiej firmy R) oraz poniesionych przez nią wydatków związanych z likwidacją i utylizacją tych towarów handlowych".

Przekazanie towarów do utylizacji zobowiązuje usługodawcę do bezpiecznego ich zniszczenia. Nie dochodzi tu do przeniesienia na usługodawcę prawa do rozporządzania tym towarem jak właściciel. Usługodawca nie może swobodnie decydować o tym, co zrobi z towarem. Otrzymał go bowiem tylko w jednym celu – aby go bezpiecznie zutylizować.