Upoważnienie pracownika do podpisania decyzji musi być pisemne

Pytanie czytelnika dotyczy kwestii upoważnienia pracownika organu podatkowego do podejmowania działań w imieniu tego organu podatkowego w określonym zakresie.

Zgodnie z art. 13 § 1 pkt 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) organem podatkowym pierwszej instancji, stosownie do swojej właściwości, jest:

Artykuł 125 o.p. nakłada na organy podatkowe obowiązek działania w sposób wnikliwy i szybki i posługiwania się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do załatwienia sprawy. Realizację zasady szybkości postępowania stanowi zaś upoważnienie pracownika organu podatkowego do załatwienia sprawy w imieniu właśnie tego organu.

Organ podatkowy może upoważnić pracownika kierowanej jednostki organizacyjnej do załatwiania spraw administracyjnych (podatkowych) w jego imieniu i w ustalonym zakresie, w szczególności do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń (art. 143 § 1 o.p.). Zgodnie z art. 143 § 2 o.p. upoważnienie takie może być również wydane, w formie pisemnej, przez naczelnika urzędu skarbowego dla pracowników odpowiedniego urzędu skarbowego.

Zakres działania ściśle określony

Upoważnienie musi mieć formę pisemną. Jest jednostronną czynnością prawną i można je w każdej chwili cofnąć. Upoważnienie powinno określać jego zakres – rodzaj czynności i spraw, których może dokonywać osoba upoważniona, dane takiej osoby upoważnionej czy okres obowiązywania, a także wskazanie podmiotu udzielającego takiego pełnomocnictwa.

Uwaga! Upoważniony pracownik nie staje się organem podatkowym, ale działa z upoważnienia tego organu.

Udzielenie upoważnienia, o którym mowa w art. 143 § 1 o.p., jest czynnością wewnętrzną organu podatkowego.

Z odbiorem

Upoważnienie udzielane jest w formie pisemnej (art. 143 § 3 o.p.). Ponadto pracownik, któremu udzielono pełnomocnictwa, powinien potwierdzić odbiór takiego pełnomocnictwa.

I co dalej

Podpisując decyzję czy postanowienie, upoważniony pracownik organu podatkowego powinien powołać się na udzielone mu pisemne upoważnienie. To właśnie ono daje pracownikowi organu podatkowego prawo do załatwienia sprawy w imieniu organu podatkowego. Podpisywanie decyzji przez pracownika urzędu skarbowego powinno wynikać z indywidualnego upoważnienia naczelnika urzędu skarbowego udzielonego w formie pisemnej.

Wynika z tego, że organ podatkowy udziela upoważnienia swojemu pracownikowi, a więc naczelnik urzędu skarbowego – pracownikowi urzędu skarbowego, dyrektor izby skarbowej – pracownikowi izby skarbowej.

Przykład

Decyzja podpisana przez naczelnika wydziału

Dyrektor izby skarbowej 14 kwietnia 2013 roku wydał decyzję o uchyleniu decyzji organu pierwszej instancji w całości i umorzeniu postępowania w sprawie. Decyzja ta została podpisana przez naczelnika wydziału podatków bezpośrednich. W podstawach prawnych wskazano art. 233 § 1 pkt 2 lit. a ordynacji podatkowej. W treści decyzji wskazano, że została wydana z upoważnienia dyrektora izby skarbowej.

Z punktu widzenia prawa decyzja została wydana przez dyrektora izby skarbowej jako organu podatkowego.

Decyzja została wydana przez dyrektora izby skarbowej, mimo że jako osoba upoważniona do podpisania decyzji jest wpisany naczelnik wydziału podatków pośrednich.

Upoważnienie danego pracownika organu podatkowego do działania w imieniu tego organu powinno znaleźć odzwierciedlenie w treści decyzji czy postanowienia. Wynika to z przepisów o.p. – decyzja czy postanowienie obligatoryjnie zawiera podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Przykład

Z podpisem kierownika wydziału

Decyzję wydaną przez naczelnika urzędu skarbowego podpisał kierownik działu postępowań podatkowych Jan Nowak. W treści decyzji wskazano, że stosownie do art. 143 ordynacji podatkowej decyzję wydano z upoważnienia naczelnika urzędu skarbowego Adama Kowalskiego.

Przepisem, który wskazuje na możliwość delegowania kompetencji przez organ podatkowy – naczelnika urzędu skarbowego, jest art. 143 o.p., a zatem przepis rangi ustawy.

Jeśli organy podatkowe w swoim rozstrzygnięciu (postanowieniu, decyzji) powołują się na zarządzenia ministra finansów, to pełni to jedynie funkcję informacyjną (wyrok WSA we Wrocławiu z 29 czerwca 2012 r., I SA/Wr 350/12). Podstawę stanowi tu bowiem art. 143 o.p.

Przykład

Z upoważnienia dyrektora

Dyrektor izby skarbowej 11 kwietnia 2013 roku wydał postanowienie o utrzymaniu w mocy postanowienia organu pierwszej instancji. W podstawach prawnych wskazano art. 233 § 1 pkt 1 w związku z art. 239 ordynacji podatkowej. W treści postanowienia wskazano, że zostało ono wydane z upoważnienia dyrektora izby skarbowej, na mocy art. 143 ordynacji podatkowej.

Wystawienie przez organ podatkowy upoważnienia dla pracownika pozwoli na weryfikację i kontrolę działania pracownika organu podatkowego w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa.

Doręczać czy nie

Istotne jest, że upoważnienia wydanego we wspomnianym wyżej trybie nie doręcza się stronie, jak również nie dołącza się go do akt postępowania podatkowego. Jeśli jednak podatnik – strona postępowania zażąda od pracownika organu podatkowego okazania takiego upoważnienia, zależy mu je udostępnić do wglądu.

Upoważnienie powinno być pisemne. Jednak to od decyzji kierownika jednostki należy, czy będzie wystawiał pojedyncze upoważnienia, czy też może zamieścić stosowne formuły w jednym akcie wewnętrznym.

W regulaminie lub zarządzeniu

Wymóg udzielenia pisemnego upoważnienia uznaje się za spełniony, jeżeli wynika on z treści samego regulaminu urzędu, zarządzenia lub też zakresu obowiązków pracownika.

W praktyce organy podatkowe zamieszczają regulamin organizacyjny urzędu na swojej stronie internetowej. Pozwala to podatnikowi niezwłocznie sprawdzić, czy faktycznie otrzymana przez niego decyzja, podpisana z upoważnienia przez np. kierownika, została wydana zgodnie z prawem i w jego granicach.

Postanowienie bądź decyzja powinny zawierać wskazania paragrafu regulaminu danego urzędu skarbowego, który realizuje dyspozycje wynikające z treści zarządzenia nr 39 mi- nistra finansów z 21 września 2010 r. w sprawie organizacji urzędów i izb skarbowych oraz nadania im statutów (Dz Urz MF z 2010 r. nr 10, poz. 45), w zakresie umocowań posiadanych przez pracownika organu upoważnionego do podpisywania rozstrzygnięć oraz trybu jego realizacji.

Przykład

Uprawnienia z regulaminu