Ewidencjonowaniu za pomocą kas rejestrujących (dokumentowaniu paragonami) podlega sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (zob. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).
Jakie skutki
Zaliczki nie oznaczają sprzedaży w rozumieniu przepisów o VAT, lecz ich otrzymywanie najczęściej skutkuje powstaniem (w części odpowiadającej zaliczce) obowiązku podatkowego (zob. przykładowo art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). W konsekwencji otrzymanie zaliczek skutkuje najczęściej obowiązkiem zaewidencjonowania za pomocą kasy odpowiedniej części dostawy towarów lub świadczenia usług, których dotyczą te zaliczki.
Wystawienie paragonu w takich przypadkach powinno nastąpić z chwilą otrzymania zaliczki (zob. § 3 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących).
Nie jest to zasada bezwzględnie obowiązująca, gdyż o zaliczkach wpływających na rachunek bankowy podatnicy w zasadzie zawsze dowiadują się z mniejszym lub większym opóźnieniem. Opóźnienie to czasem wynosi nawet kilkadziesiąt dni. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku podatników dowiadujących się o otrzymywanych wpłatach z chwilą otrzymania papierowego wyciągu.
Z opóźnieniem
Przyjmuje się w związku z tym, że paragony dotyczące zaliczek wpływających na rachunki bankowe powinny być przez podatników wystawiane z chwilą uzyskania informacji o otrzymaniu zaliczki. Dopuszczalność takiego postępowania potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 stycznia 2008 r. (IBPP1/443-338/ 07/AS), czy interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (IPPP2/443-967/09-2/ASZ).
W drugiej ze wskazanych interpretacji czytamy, że „ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinno się odbywać z chwilą dokonania sprzedaży, nie później jednak niż w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli w przedmiotowej sprawie z chwilą otrzymania każdej z przedpłat.
Uwzględniając jednak to, że o dokonanych wpłatach wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (zapewne z chwilą otrzymania/wygenerowania wyciągu), należy przyjąć, że dopuszczalne jest zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy na początku dnia, w którym podatnik pozyskał taką informację z banku, czyli z chwilą otrzymania wyciągu bankowego, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce np. po godzinach pracy biura handlowego bądź w związku z zaistnieniem innych zdarzeń (tj. awarii systemu, różnic w dniach roboczych banku)".
Jeżeli zatem o otrzymanych na rachunek bankowy zaliczkach dowiaduje się Pan z opóźnieniem, to wystawiając paragony bezpośrednio (bez zbędnej zwłoki) po uzyskaniu informacji o otrzymanej zaliczce, postępuje Pan zgodnie z przepisami.
Bez wpływu na obowiązek
Należy przy tym zauważyć, że opóźnienie w wystawieniu paragonu nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego. W Pana przypadku powstaje on bowiem bezwzględnie z chwilą otrzymania zaliczki (zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Dlatego też, ewidencjonując zaliczki z opóźnieniem, powinien Pan dokonywać w prowadzonej ewidencji (np. w ewidencji korekt dotyczących sprzedaży ewidencjonowanej za pomocą kas rejestrujących) zapisów precyzujących moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu zaewidencjonowanych z opóźnieniem zaliczek.
Na przełomie miesięcy
Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy zaliczka otrzymana w jednym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) została udokumentowana paragonem wystawionym w kolejnym okresie rozliczeniowym. Również bowiem w takich przypadkach wystawianie paragonów z opóźnieniem jest możliwe.
Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 28 grudnia 2012 r. (ITPP1/443-1208a/12/AJ): „uwzględniając fakt, iż o dokonanych wpłatach wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą pozyskania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu), należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy w dniu, w którym podatnik pozyskał taką informację z banku, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce na przełomie miesiąca rozliczeniowego".
Spowodowane jest to tym, że – jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (IPPP2/ 443-967/09-2/ASZ) – „techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest obowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do błędnego ustalenia obowiązku podatkowego.
Ma to o tyle istotne znaczenie, gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzać do sytuacji, w której przedpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty do raportu okresowego miesiąca, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego), pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie".
WNIOSEK
Wpłatę dokonaną przez klienta na rachunek bankowy podatnik może zewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej w dniu, w którym pozyskał taką informację z banku.
Jest tak również wtedy, gdy sytuacja taka ma miejsce na przełomie miesięcy rozliczeniowych.