Jaki jest termin wystawiania paragonów przy po wpłacie zaliczki na konto

Ewidencjonowaniu za pomocą kas rejestrujących (dokumentowaniu paragonami) podlega sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (zob. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Jakie skutki

Zaliczki nie oznaczają sprzedaży w rozumieniu przepisów o VAT, lecz ich otrzymywanie najczęściej skutkuje powstaniem (w części odpowiadającej zaliczce) obowiązku podatkowego (zob. przykładowo art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). W konsekwencji otrzymanie zaliczek skutkuje najczęściej obowiązkiem zaewidencjonowania za pomocą kasy odpowiedniej części dostawy towarów lub świadczenia usług, których dotyczą te zaliczki.

Wystawienie paragonu w takich przypadkach powinno nastąpić z chwilą otrzymania zaliczki (zob. § 3 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących).

Nie jest to zasada bezwzględnie obowiązująca, gdyż o zaliczkach wpływających na rachunek bankowy podatnicy w zasadzie zawsze dowiadują się z mniejszym lub większym opóźnieniem. Opóźnienie to czasem wynosi nawet kilkadziesiąt dni. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku podatników dowiadujących się o otrzymywanych wpłatach z chwilą otrzymania papierowego wyciągu.

Z opóźnieniem

Przyjmuje się w związku z tym, że paragony dotyczące zaliczek wpływających na rachunki bankowe powinny być przez podatników wystawiane z chwilą uzyskania informacji o otrzymaniu zaliczki. Dopuszczalność takiego postępowania potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 stycznia 2008 r. (IBPP1/443-338/ 07/AS), czy interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (IPPP2/443-967/09-2/ASZ).

W drugiej ze wskazanych interpretacji czytamy, że „ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinno się odbywać z chwilą dokonania sprzedaży, nie później jednak niż w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli w przedmiotowej sprawie z chwilą otrzymania każdej z przedpłat.

Uwzględniając jednak to, że o dokonanych wpłatach wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (zapewne z chwilą otrzymania/wygenerowania wyciągu), należy przyjąć, że dopuszczalne jest zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy na początku dnia, w którym podatnik pozyskał taką informację z banku, czyli z chwilą otrzymania wyciągu bankowego, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce np. po godzinach pracy biura handlowego bądź w związku z zaistnieniem innych zdarzeń (tj. awarii systemu, różnic w dniach roboczych banku)".

Jeżeli zatem o otrzymanych na rachunek bankowy zaliczkach dowiaduje się Pan z opóźnieniem, to wystawiając paragony bezpośrednio (bez zbędnej zwłoki) po uzyskaniu informacji o otrzymanej zaliczce, postępuje Pan zgodnie z przepisami.

Bez wpływu na obowiązek

Należy przy tym zauważyć, że opóźnienie w wystawieniu paragonu nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego. W Pana przypadku powstaje on bowiem bezwzględnie z chwilą otrzymania zaliczki (zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Dlatego też, ewidencjonując zaliczki z opóźnieniem, powinien Pan dokonywać w prowadzonej ewidencji (np. w ewidencji korekt dotyczących sprzedaży ewidencjonowanej za pomocą kas rejestrujących) zapisów precyzujących moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu zaewidencjonowanych z opóźnieniem zaliczek.

Na przełomie miesięcy

Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy zaliczka otrzymana w jednym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) została udokumentowana paragonem wystawionym w kolejnym okresie rozliczeniowym. Również bowiem w takich przypadkach wystawianie paragonów z opóźnieniem jest możliwe.

Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 28 grudnia 2012 r. (ITPP1/443-1208a/12/AJ): „uwzględniając fakt, iż o dokonanych wpłatach wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą pozyskania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu), należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy w dniu, w którym podatnik pozyskał taką informację z banku, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce na przełomie miesiąca rozliczeniowego".

Spowodowane jest to tym, że – jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (IPPP2/ 443-967/09-2/ASZ) – „techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest obowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do błędnego ustalenia obowiązku podatkowego.

Ma to o tyle istotne znaczenie, gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzać do sytuacji, w której przedpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty do raportu okresowego miesiąca, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego), pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie".

WNIOSEK

Wpłatę dokonaną przez klienta na rachunek bankowy podatnik może zewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej w dniu, w którym pozyskał taką informację z banku.

Jest tak również wtedy, gdy sytuacja taka ma miejsce na przełomie miesięcy rozliczeniowych.