VAT a umowa najmu: Nie każdy przepłacony czynsz musi być zafakturowany

Czy zatem zarówno od otrzymanego czynszu za kwiecień, jak i za maj, tj. również od przedpłaty za kolejny miesiąc, należy zadeklarować VAT według stawki 23 proc. już w deklaracji VAT-7 za kwiecień, czyli w momencie wpływu całej gotówki?

Czy raczej należy rozliczyć VAT odrębnie od każdego czynszu należnego co miesiąc w ustalonym terminie jego płatności, a nie od faktycznej wysokości jego zapłaty? Czy można nie brać pod uwagę wcześniejszej wpłaty i rozliczyć VAT od czynszu zgodnie terminami jego płatności, czyli odrębnie za kwiecień i odrębnie za maj?

– pyta czytelnik.

Brak w umowie zastrzeżenia, że każda wpłata czynszu przekraczająca kwotę należną ustaloną w umowie, jest nadpłatą, oznacza, że przy rozliczaniu VAT za najem trzeba brać pod uwagę wcześniejszą wpłatę czynszu. Nadpłata bowiem to nie to samo co zaliczka czy przedpłata (por. słownikowe znaczenia tych pojęć). Oznacza to, że od nadpłat nie trzeba deklarować VAT na identycznych zasadach, co od zaliczek.

Skoro jednak takiego zastrzeżenia w umowie nie uczyniono, od zaliczek czy przedpłat na poczet czynszu obowiązek podatkowy powstanie zawsze z chwilą otrzymania gotówki, o czym stanowi nie tylko art. 19 ust. 13 ust. 4 ustawy o VAT, ale także art. 19 ust. 15 tej ustawy. Dlatego wcześniejsze wpłaty czynszu (niestanowiące nadpłat) są bardzo istotne i nie można ich podatkowo zignorować.

Co o tym sądzi minister finansów

Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 2 marca 2012 r. (IPPP1/443-1742/11-2/ISz)

dopuszcza brak opodatkowania i zafakturowania nadpłat czynszu. W interpretacji czytamy bowiem: „... na chwilę dokonania nadpłaty, w sytuacji gdy nie można przyporządkować jej do skonkretyzowanej usługi, nie powstaje obowiązek podatkowy.

Jednakże w sytuacji, gdy najemca uiścił należność za usługę, czyli dokonał płatności w wysokości przewyższającej kwoty należne i najemca poprosi spółkę o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań wynikających z umowy najmu na poczet płatności z tytułu czynszu, opłat za media itp., nadpłata ta z chwilą zaliczenia jej na poczet przyszłego zobowiązania, stanowi zapłatę za świadczoną usługę, a obowiązek z tego tytułu winien być rozliczony.

Zatem otrzymanie przez spółkę kwoty wyższej od należnej (dokonanie przez najemcę nadpłaty) jest prawnie irrelewantne do czasu uzgodnienia z najemcą w jaki sposób nadpłata ma zostać rozdysponowana (czy ma zostać zaliczona na poczet przyszłych należności, czy też ma zostać zwrócona). W przypadku dyspozycji najemcy, iż kwotę nadpłaty należy zaliczyć na poczet zobowiązań wynikających z umowy najmu, spółka winna wystawić fakturę. W przypadku braku takowej dyspozycji za strony najemcy, brak jest podstaw do wystawienia faktury".

Jak ująć przedpłatę

Należny VAT w wysokości 23 proc. od wpłaconego 15 kwietnia czynszu za lokal użytkowy zarówno należnego za kwiecień, jak i za maj (jeśli oczywiście musi być on potraktowany jako przedpłata za ten miesiąc), należy zatem zadeklarować już za miesiąc rozliczeniowy kwiecień, czyli w momencie wpływu całej kwoty. W przypadku przedpłaty czynszu nie można bowiem rozliczyć od niego podatku w terminie płatności określonym w umowie lub na fakturze, czyli odrębnie za kwiecień i odrębnie za maj.

Oznacza to, że w opisanej sytuacji co do zasady, w deklaracji składanej za kwiecień musi być zadeklarowany VAT według stawki 23 proc. od czynszu należnego za lokal użytkowy za kwiecień i od przedpłaty tego czynszu za maj. Natomiast faktura na przedpłatę czynszu za maj powinna była zostać wystawiona w dniu wpłaty tego czynszu, czyli 15 kwietnia. Tym samym, faktura za należny czynsz w maju nie zostanie już wystawiona w maju i rozliczona za ten miesiąc rozliczeniowy (zgodnie z terminem płatności, który przypada 15 maja). Przedpłata za ten miesiąc została rozliczona już wcześniej, tj. w momencie tej przedpłaty (tj. 15 kwietnia).

Przykład

KIEDY WYSTAWIĆ FAKTURĘ

W opisanej sytuacji, tj. wpłaty należnego za kwiecień i przedpłaty za maj czynszu w dniu 15 kwietnia w kwocie przykładowo 600 zł (czyli dwukrotnego umówionego czynszu wynoszącego 300 zł), wymagałoby to wystawienia faktury właśnie 15 kwietnia na kwotę 300 zł – z treścią „przedpłata czynszu za maj". Z kolei w maju nie byłoby już konieczności wystawienia faktury z terminem płatności – 15 maja. Kolejna faktura musiałaby zostać wystawiona dopiero w czerwcu z terminem płatności: 15 czerwca.

W przyszłym roku zupełnie inaczej

W 2014 r. rozliczenie VAT w opisywanej sytuacji ulegnie całkowitej zmianie. Mianowicie: w przeciwieństwie do obecnych przepisów, przedpłaty czynszu z tytułu umów najmu (także dzierżawy, leasingu i innych o podobnym charakterze) – co do zasady – nie będą w ogóle podlegały opodatkowaniu VAT. Nie będzie także obowiązku wystawiania na takie przedpłaty faktur, jak to ma miejsce dziś. Wynika to z nowych przepisów wprowadzonych do ustawy o VAT od 1 stycznia 2014 r., tzn. z art. 19a ust. 8 oraz art. 106b ust. 1 pkt 4 w związku z art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) tiret trzeci ustawy o VAT.

Uwaga na zmiany w ustawie o VAT

Oto treść przepisów ustawy o VAT na temat braku opodatkowania VAT przedpłat czynszu oraz na temat braku konieczności wystawiania faktur na te przedpłaty. Przepisy te wejdą w życie 1 stycznia 2014 r.

Artykuł 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) tiret trzeci

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż z upływem terminu płatności, z tytułu świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze (...).

Artykuł 19a ust. 8

Jeżeli przed (...) wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, (...), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

Artykuł 106b ust. 1 pkt 4