Postępowanie podatkowe: brak prawa do wglądu do akt wewnętrznych

- Urząd skarbowy prowadzi wobec mojej spółki postępowanie podatkowe. Podczas czynności przeglądania akt w urzędzie skarbowym dowiedziałem się o istnieniu teczki „akta wewnętrzne". Pytałem o możliwość zapoznania się również z tymi aktami, jednak nie otrzymałem ich do przejrzenia. Czy jako strona mogę żądać udostępnienia mi tych akt? Co w sytuacji, gdy organ mi ich nie udostępni? Może zawierają jakieś istotne dla mnie dokumenty?

– pyta czytelnik.

Pytanie czytelnika dotyczy istotnej kwestii wglądu w akta w trakcie postępowania podatkowego. Jednak nie chodzi tu o akta stricte podatkowe, ale – jak określił czytelnik, czy raczej jak mu to powiedział pracownik organu podatkowego – o akta wewnętrzne.

Jak wynika z treści pytania, podatnik skorzystał z prawa wglądu w akta sprawy udostępnione mu w trakcie postępowania podatkowego. Podczas tego przeglądania dowiedział się, że w tej sprawie jest również teczka zatytułowana „akta wewnętrzne". Z treści pytania wynika, że podatnik nie złożył odrębnego wniosku o udostępnienie tej teczki.

Dwie kategorie

Organ podatkowy odmawia podatnikowi możliwości zapoznania się z dokumentami w sytuacjach stricte określonych w art. 179 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.). Chodzi tu o dwie kategorie dokumentów, a mianowicie o znajdujące się w aktach sprawy:

- dokumenty zawierające informacje niejawne oraz

- dokumenty, które organ podatkowy wyłączył z akt sprawy ze względu na interes publiczny.

Ustawodawca wskazał zatem na dwie różne sytuacje prawne. W pierwszej z nich, z mocy samego prawa, stronie nie przysługuje prawo do zapoznania się ze znajdującymi się w aktach sprawy dokumentami zawierającymi informacje niejawne. W drugiej zaś prawo strony do wglądu w akta sprawy, w odniesieniu do innych dokumentów, zostaje ograniczone przez organ podatkowy, który wyłącza z akt sprawy określone dokumenty ze względu na interes publiczny.

Wynika z tego zatem, że w pierwszym przypadku urząd skarbowy stwierdza, że strona nie ma uprawnienia do wglądu w dokumenty. Z kolei w drugim przypadku wskazuje dokumenty oraz konkretyzuje wymagania ochrony interesu publicznego, które są podstawą do ich wyłączenia od wglądu przez stronę (wyrok NSA z 3 kwietnia 2012 r., II FSK 1958/10). W takim zaś przypadku organ podatkowy ma obowiązek wydać postanowienie o odmowie udostępnienia akt sprawy, na które to postanowienie służy zażalenie.

Tylko na wniosek

Strona ma prawo do złożenia wniosku o udostępnienie akt sprawy również w zakresie tzw. akt wewnętrznych. W orzecznictwie podkreśla się, że pojęcie akt sprawy należy traktować szeroko. Obejmuje ono nie tylko pisma strony, adnotacje i protokoły sporządzone przez organy podatkowe, lecz także całość ewidencji i dokumentacji, która znajduje się w posiadaniu organu podatkowego (wyrok WSA w Bydgoszczy z 1 czerwca 2012 r., I SA/Bd 283/12).

Należy zauważyć, że nie jest to dowolny zbiór dokumentów dotyczących podatnika, lecz zindywidualizowany zbiór udokumentowania czynności i danych określonego rodzaju postępowania prowadzonego w stosunku do konkretnego adresata prawa podatkowego (wyrok NSA z 8 lipca 2009 r., II FSK 690/08).

Przepisy prawa podatkowego nie określają jednak pojęcia, jakim operuje pracownik organu podatkowego, a mianowicie „akta wewnętrzne". Można przypuszczać, że chodzi tu o zapiski czy inne notatki, a nawet wewnętrzne projekty opracowane przez pracownika merytorycznego organu podatkowego sprawującego pieczę nad tymi aktami.

Kolejna odmowa – inny tryb

W sytuacji jednak, gdy organ podatkowy uznał, że nie może udostępnić czytelnikowi teczki oznaczonej jako „akta wewnętrzne", ponieważ nie zawiera ona żadnych dokumentów stanowiących dowód w sprawie i nie stanowi akt sprawy, to mając na uwadze treść art. 178 § 1 i art. 216 § 1 o.p., powinien wydać w tym zakresie postanowienie odmawiające stronie wglądu w akta sprawy.

Oczywiście takie postanowienie powinno zawierać oznaczenie organu podatkowego, datę wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie o trybie zaskarżenia oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Na postanowienie odmawiające udostępnienia akt innych niż objęte ochroną tajemnicy państwowej lub wyłączonych z akt sprawy ze względu na interes publiczny, nie przysługuje jednak zażalenie (wyrok NSA z 6 grudnia 2012 r., II FSK 898/11).

W art. 178 o.p. ustawodawca nie przewidział bowiem żadnego trybu odwoławczego, a zatem odmowa udostępnienia akt stronie może być zaskarżona dopiero w odwołaniu od decyzji podatkowej