Faktura uproszczona musi zawierać NIP nabywcy

Od 1 stycznia 2013 r. w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro), stosownie do § 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia w sprawie faktur, faktura może nie zawierać:

- danych określonych w § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur dotyczących nabywcy, tj. imion i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,

- danych określonych w § 5 ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14 rozporządzenia w sprawie faktur, tj.:

– miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;

– ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);

– wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);

– stawki podatku;

– sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

– kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Warunkiem jest, aby faktura zawierała dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Wydaje się, że faktura uproszona może nie zawierać tych wszystkich wymienionych wyżej danych. Może jednak nie zawierać tylko niektórych z nich, np. imion i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu.

Przykład

Pan Waldemar Kowalski (podatnik VAT czynny) prowadzący mały sklep sprzedał 25 stycznia 2013 r. papier do drukarki panu Tadeuszowi Wiśniewskiemu (zarejestrowanemu jako podatnik VAT zwolniony). Wartość sprzedaży wynosiła brutto 123 zł.

Za zgodą nabywcy pan Waldemar udokumentował sprzedaż fakturą uproszczoną, rezygnując z wykazywania w treści faktury: imienia i nazwiska oraz adresu nabywcy, tj. pana Tadeusza Wiśniewskiego (z danych określających nabywcę na fakturze został zamieszczony numer NIP pana Tadeusza), miary i ilości sprzedanego towaru (papieru do drukarki); ceny jednostkowej netto; wartości sprzedaży netto oraz kwoty podatku.

W pozostałym zakresie faktura zawierała wszystkie dane wymagane dla zwykłej faktury, w tym stawkę podatku (pan Waldemar pomimo braku obowiązku wykazał stawkę podatku, aby wiedzieć w jakiej wysokości powinien wykazać podatek należny od tej sprzedaży).

Przykład

Od znanego nam z poprzedniego przykładu pana Waldemara Kowalskiego w dniu 25 stycznia 2013 r. materiały biurowe nabyła również pani Aneta Malinowska (podatnik VAT zwolniony).

Łączną wartość nabytych towarów wyniosła 462 zł. Pan Waldemar Kowalski nie ma możliwości wystawienia faktury uproszczonej, gdyż przekroczony jest limit uprawniający do jej wystawienia (450 zł).

Która opcja korzystniejsza

Zdecydowanie się przez sprzedawcę na to, że na fakturze uproszczonej nie będzie wykazywał danych dotyczących m.in. ceny jednostkowej netto, stawki podatku, czy kwoty podatku, nie zwalania tego sprzedawcy z obowiązku prawidłowego rozliczenia podatku należnego.

Faktura uproszczona musi jednak zawierać dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych jego stawek. Dla sprzedawcy łatwiejsze może się zatem okazać wykazanie tych danych na fakturze uproszczonej.

Wyjątkiem są media

W pozostałym zakresie faktura uproszczona powinna zawierać wszystkie dane wymagane dla zwykłej faktury, w szczególności numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla potrzeb VAT, pod którym otrzymał on towary lub usługi. Za pomocą tego numeru będzie identyfikowany nabywca towaru lub usługi.

W przypadku dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (tzw. media), faktura może nie zawierać danych określonych w § 5 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie faktur, tj. w szczególności numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku. Numer ten jest jednak konieczny w przypadku, gdy w fakturze uproszczonej nie są podawane imię i nazwisko lub nazwa nabywcy i jego adres (zobacz § 5 ust. 4 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur).

Wariant niekoniecznie atrakcyjny

Kwotę podatku naliczonego, co do zasady stanowi, kwota podatku od towarów i usług wykazana na fakturach dokumentujących zakup towarów lub usług. W sytuacji, gdy faktura uproszczona nie będzie zawierać kwoty VAT, po stronie nabywcy nie zostanie wygenerowany podatek naliczony. Nabywca towarów i usług udokumentowanych fakturą uproszczoną, na której nie będzie wykazana kwota VAT, nie będzie mógł zatem skorzystać z odliczenia podatku naliczonego. I to nawet, jeśli byłby zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, a nabyte towary lub usługi były związane z czynnościami opodatkowanymi.

Przykład

Wśród klientów znanego nam z poprzednich przykładów pana Waldemara Kowalskiego są również podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Jeden z takich klientów (nabywający towary o wartości brutto 340 zł) w odpowiedzi na pytanie, czy sprzedaż może być udokumentowana fakturą uproszczoną, poprosił o wystawienie faktury na zasadach ogólnych (zwykłej faktury). Pan Waldemar Kowalski ma obowiązek wystawienia dla tego nabywcy pełnej (zwykłej) faktury.

Nie zawsze można wystawić

Z § 5 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur wynika, że faktury uproszczonej nie można wystawić w przypadku:

- o którym mowa w art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, tj. dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dla których faktury są wystawiane, co do zasady, na żądanie tych osób),

- sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),

- dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika (dalej: dostawa towarów i świadczenie usług na terytorium UE).

Z zakresu wyłączeń dotyczących faktury uproszczonej wynika zatem wprost, że nie powinna być ona stosowana w obrocie wewnątrzunijnym (WDT, sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju, sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju, świadczenie usług i dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca). Nie może ona być również stosowana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Według ogólnych zasad

Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu projektu nowelizacji rozporządzenia w sprawie faktur, wprowadzającej faktury uproszczone wskazało, że możliwość wystawienia faktury uproszczonej, w przypadku transakcji o wartości do 450 zł lub 100 euro nie oznacza zakazu wystawiania w takiej sytuacji faktury zawierającej pełną ilość danych, jeśli taka będzie wola podatnika lub nabywcy.

Poza tym należy pamiętać, że na mocy przepisu przejściowego faktury wystawiane po 1 stycznia 2013 r., lecz dokumentujące sprzedaż z lat ubiegłych powinny być wystawiane według starych zasad, a te nie przewidywały faktur uproszczonych.

Przykład

Zdarza się, że klienci indywidualni (tj. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) proszą znanego nam z poprzednich przykładów pana Waldemara Kowalskiego o wystawienie faktury.

W ich przypadku pan Waldemar nie ma możliwości wystawienia faktury uproszczonej, nawet jeżeli wartość brutto sprzedaży nie przekracza 450 zł, a klient nie zażądał wystawienia zwykłej faktury. Obowiązkowo sprzedaż na rzecz tych osób musi być udokumentowana fakturą zwykłą (oczywiście jeżeli zażądają jej wystawienia).

Jeżeli pan Waldemar Kowalski ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej, to powinien przy tym pamiętać, aby paragonu nie wydawać nabywcy, lecz dołączyć go do egzemplarza faktury (do końca 2012 r. przepisy mówiły o kopii, teraz o egzemplarzu faktury), który pozostaje u niego.

W 2014 r. z modyfikacjami

Również po 1 stycznia 2014 r. ustawodawca przewidział możliwość wystawiania faktur uproszczonych w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro. Uproszczenia mają być takie jak te, które mogą być stosowane w 2013 r. (zob. oczekujący na wejście w życie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT).

Nieco inaczej ustawodawca określił katalog przypadków, kiedy nie jest możliwe wystawienia faktury uproszczonej (zob. oczekujący art. 106e ust. 6 ustawy o VAT). Analogicznie jak w 2013 r. prawodawca z możliwości wystawiania faktur uproszczonych wyłączył WDT, sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju, sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju oraz dostawę towarów i świadczenie usług na terytorium UE.

Różnica polega na tym, że od 2014 r. możliwość wystawiania faktur uproszczonych została wyłączona również w przypadku sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, tj. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, pod którym otrzymał on towary lub usługi (przepis ten odwołuje się również numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Jednak z uwagi na wcześniejsze wyłączenia dotyczące obrotu wewnątrzunijnego, odwołalnie się do tego numeru, jak i numeru nabywcy stosowanego w transakcjach wewnątrzwspólnotowych wydaje się zbędne). Natomiast w 2013 r. prawodawca wprost wyłączył możliwość wystawiania faktur uproszczonych w przypadku, o którym mowa w art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, tj. w stosunku do faktur wystawianych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zakres wyłączenia, który ma obowiązywać od 2014 r., wydaje się zatem szerszy i zdaje się obejmować wszystkie przypadki, kiedy faktura nie będzie zawierała tych numerów. W szczególności w dalszym ciągu będzie tu chodzić o faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Osoby te nie są bowiem zidentyfikowane dla celów VAT.

Również dla innych nabywców niezidentyfikowanych dla celów VAT w Polsce lub w UE (np. krajowe osoby prawne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, czy nabywcy spoza UE) takie faktury nie powinny być wystawiane (sposób zredagowania wyłączenia od 2014 r. powinien zatem usunąć wątpliwości, które mogą się pojawiać obecnie – przedstawione wcześniej).

Mając na uwadze to, że faktury uproszczone również po 1 stycznia 2014 r. mają nie być adresowane do nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, niejasny wydaje się art. 106h ust. 4 ustawy o VAT, który ma obowiązywać od 1 stycznia 2014 r.

Stosownie do art. 106h ust. 4 ustawy o VAT, przepisu art. 106h ust. 1 ustawy o VAT (zgodnie z którym w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż) nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. fakturę uproszczoną.

Należy bowiem zauważyć, że obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, w myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W praktyce chodzi tu o sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Może się zatem okazać, że art. 106h ust. 4 ustawy o VAT nie będzie mógł zbyt często (lub w ogóle) być stosowany.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że w 2013 r. w żadnym przypadku nie ma prawnej możliwości uznania paragonu fiskalnego za fakturę uproszczoną.

Kwoty podatku nie można wykazać w dowolnej walucie

Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określone są kwoty w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (§ 5 ust. 7 rozporządzenia w sprawie faktur).

Oznacza to, że zwykłe faktury (także w obrocie krajowym) mogą być wystawione w dowolnej walucie (zł, EUR, USD, GBP, CHF itd.), tylko kwota podatku musi być zawsze wykazana w złotych.

Analiza regulacji o fakturach uproszczonych wskazuje, że tutaj mamy wybór jedynie pomiędzy złotymi a euro. Wskazuje na to zapis, że faktury uproszczone można wystawiać „w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro".

Marcin Szymankiewicz doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię podatkową w Warszawie

Marcin Szymankiewicz doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię podatkową w Warszawie

Z nowych przepisów nie wynika wyraźny zakaz stosowania faktury uproszczonej w obrocie z państwami trzecimi oraz w obrocie krajowym w przypadku gdy nabywcą jest podmiot niezidentyfikowany dla celów VAT inny niż osoba fizyczna (np. osoba prawna nieprowadząca działalności gospodarczej, podatnik zwolniony podmiotowo z VAT, jeżeli nie dokonał zgłoszenia rejestracyjnego). Moim zdaniem w takim przypadku nie powinno się wystawać faktury uproszczonej, lecz zwykła fakturę.

Z istoty faktury wynika bowiem, że ma ona identyfikować nabywcę towarów lub usług. Skoro uproszczenie takiej faktury może polegać m.in. na tym, że nie ma konieczności wskazania imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy oraz jego adresu, to jedynym sposobem identyfikacji nabywcy jest odniesienie się do numeru podatkowego stosowanego dla celów VAT (w Polsce, ewentualnie w UE), a takie podmioty nie mają tych numerów, to usprawiedliwione wydaje się twierdzenie, że na rzecz tych podmiotów nie powinno się wystawiać faktur uproszczonych.

Kwestia nie jest jednak jednoznaczna i można wysunąć argument, że przecież faktura uproszczona nie musi, co nie oznacza, że nie może zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy i jego adresu. Identyfikacja tych podmiotów mogłaby zatem odbyć się za pomocą tych danych.

Numerem, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla celów VAT, pozostaje numer identyfikacji podatkowej. Należy jednak zauważyć, że osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o VAT, nawet jeżeli mają numer NIP nadany w latach poprzednich, to nie mają numeru identyfikacji VAT.