Ewidencja VAT - co potwierdzi sprzedaż: faktura, paragon

- Przedsiębiorca prowadzi hurtownię, w której sprzedaje filmy na dvd, płyty z oprogramowaniem, cd z muzyką oraz gry komputerowe. Do tej pory prowadził sprzedaż tylko na rzecz innych przedsiębiorców, ale rozważa rozszerzenie działalności o sprzedaż przez Internet. Nabywcami mogą być zatem osoby nieprowadzące działalności gospodarczej. Czy może on wystawiać takim osobom faktury, tak jak dotychczasowym nabywcom?

– pyta czytelnik.

Zasadniczo odpowiedź na tak postawione pytanie jest pozytywna. Wystawianie faktur osobom fizycznym bez ich żądania nie jest błędem. Jednak jeżeli chodzi o informacje dla przedsiębiorcy odnośnie do ujmowania sprzedaży na rzecz takich osób, to konieczne jest szersze spojrzenie na problem.

Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, jeżeli jest podatnikiem VAT, ma obowiązek potwierdzenia sprzedaży za każdym razem, kiedy sprzeda jakiś towar lub usługę. Potwierdzeniem tym jest generalnie wystawiona faktura VAT, ale może być także – w określonych przypadkach – paragon. Stanowią o tym art. 106 ust. 1 i art. 111 ust. 1 ustawy VAT.

Podmiotom gospodarczym należy wystawiać faktury i ujmować je w ewidencji sprzedaży. Nie istnieje wzór ewidencji. Musi ona tylko spełniać warunki określone w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Sama kopia faktury jest dokumentem księgowym (oryginał otrzymuje nabywca).

Co mówią przepisy

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 ustawy o VAT oraz zwolnionych podmiotowo z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 tej ustawy, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:

- kwoty określone w art. 90, czyli kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego,

- dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

- wysokość podatku należnego,

- kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz

- kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz

inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, co do zasady wystawiany jest paragon, który otrzymuje nabywca, natomiast sama sprzedaż jest ewidencjonowana w kasie rejestrującej. Raport z kasy jest podstawą do rozliczenia VAT.

Wydruki z kasy pełnią de facto rolę ewidencji sprzedaży dla celów VAT. Można sobie zatem wyobrazić, że przedsiębiorca ma dwie ewidencje dla rozliczania podatku należnego: tworzoną na podstawie faktur i tę z kasy rejestrującej (przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Oba dokumenty razem

Z przepisów VAT wynika, że osobie fizycznej może być na jej żądanie wystawiona faktura. Jednakże co do zasady nie zwalnia to sprzedawcy z ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej i wydrukowania paragonu (oczywiście rozważając sytuację, w której nie mają zastosowania ewentualne zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących przy sprzedaży detalicznej).

Paragon zostaje wtedy dołączony do kopii faktury, którą zatrzymuje sprzedawca, aby nie doszło do podwójnego opodatkowania takiej sprzedaży: raz na podstawie raportu z kasy, drugi raz na podstawie wystawionej faktury.

Faktura dotyczy bowiem sprzedaży już zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Zobowiązuje do tego § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Obowiązek podatkowy powstaje wtedy tylko na podstawie ewidencji z kasy, natomiast wystawiona faktura ma wyłącznie charakter „mocniejszego" potwierdzenia transakcji. Należy jeszcze dodać, że podatnicy VAT rejestrujący sprzedaż poprzez kasy fiskalne, są obowiązani spełniać określone warunki przy prowadzeniu rejestracji poprzez kasy fiskalne, w tym:

- dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz

- drukować paragon fiskalny lub fakturę VAT potwierdzające transakcje (jeśli kasa przewiduje taką możliwość),

- wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu sprzedaży nabywcy.

Wszystko w raporcie dobowym

Przepisy wskazanego rozporządzenia przewidują także taką sytuację, w której sprzedaż jest dokumentowana fakturą emitowaną od razu przy zastosowaniu kasy rejestrującej – wtedy nie trzeba do kopii faktury dołączać paragonu dokumentującego tę sprzedaż. Pod warunkiem jednak, że wartość tej sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (§ 7 ust. 4).

W sytuacji, gdy system kasy rejestrującej przewiduje możliwość drukowania i paragonów, i faktur, nabywcy detalicznemu może być od razu wystawiona faktura na sprzedaż zaewidencjonowaną na kasie (bez konieczności drukowania paragonu). Co więcej, przepisy podatkowe nie stoją na przeszkodzie temu, aby za pośrednictwem kasy rejestrującej ewidencjonować także sprzedaż na rzecz podmiotów gospodarczych. Wtedy podstawą do rozliczenia całości podatku od towarów i usług może być u podatnika raport z kasy, „potwierdzany" wystawioną nabywcy fakturą albo paragonem lub samymi fakturami.

Nie jest natomiast możliwa sytuacja odwrotna, to znaczy taka, że wystawianie na wszystkie transakcje faktur i ujmowanie ich w ewidencji umożliwi ewidencjonowanie sprzedaży detalicznej poza kasami rejestrującymi. Można w tym miejscu przywołać interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2009 r. (IPPP2/443-1846/08-2/PW)

. Czytamy w niej: „W przypadku, gdy podatnik ewidencjonuje obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej – wydrukowane raporty dobowe oraz miesięczne stanowią ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Mając na uwadze warunki § 7 ww. rozporządzenia należy zatem uznać, że spółka ma prawo do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą za pomocą kas rejestrujących".

Powracając zatem do pytania czytelnika, gdy mamy do czynienia ze sprzedażą dla osób fizycznych i nie ma możliwości skorzystania ze zwolnienia od ewidencjonowania takiej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, to zawsze należy nabijać taką sprzedaż na kasę, niezależnie od tego, czy nabywcy wystawiana jest od razu lub później faktura.

Samo wystawianie faktur do każdej transakcji z osobą fizyczną nie może zastąpić ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Natomiast na sprzedaż obowiązkowo zaewidencjonowaną na kasie, może być wystawiony paragon lub faktura.

— Edyta Głębicka,  doradca podatkowy