Na wstępie trzeba zauważyć, że tabela amortyzacyjna i ewidencja składników majątku przedsiębiorcy to dwie odmienne, z punktu widzenia zawartości informacji, ewidencje, które służą różnym celom.
Ewidencja jest jedną z części składowych dokumentacji jednostki, obejmującej przyjętą politykę rachunkowości, za ustalenie których odpowiada kierownik jednostki. Ewidencja zawiera podstawowe informacje dotyczące danego składnika majątku, w tym m.in. datę nabycia, czy określenie metody i stawki amortyzacyjnej.
Tabele amortyzacyjne są z kolei istotnym elementem ewidencji analitycznej (szczegółowej), gdyż stanowią księgę kontroli umorzenia (dokonanych odpisów), a co za tym idzie są one niezbędne w celu prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów. Można zatem stwierdzić, że są harmonogramem odpisów amortyzacyjnych. Tabele amortyzacyjne zawierają dane ekonomiczno-finansowe składników majątku. W praktyce przedsiębiorcy w formie tabeli opracowują plan amortyzacji.
Należy bowiem zauważyć, że stosownie do art. 32 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.
Użycie zwrotu „planowanego" oznacza bowiem konieczność sporządzenia planu amortyzacji. Warto w miejscu nadmienić, że wybór metody czy stawki amortyzacyjnej, określonej poprzez stawkę amortyzacyjną czy roczną/miesięczną wartość odpisów, o których mowa w tabeli, jest polityką amortyzacyjną, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
w art. 9 ust. 1 wskazuje na obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, w skład której wchodzi również ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Składniki majątku wprowadza się do ewidencji (art. 22d
), a uwzględnić w niej należy informacje niezbędne do obliczenia wspomnianych odpisów (art. 24a ust. 1 tej ustawy).
Tabele zakłada się na początku każdego roku obrotowego, natomiast w ciągu roku należy ujmować w nich wszelkie zmiany dotyczące składników majątku wpływające na zmniejszenie lub zwiększenie kwot amortyzacji. Powyżej został użyty zwrot „tabele" w liczbie mnogiej, bowiem w praktyce częstokroć stosuje się rozwiązanie polegające na tym, że na każdy rodzaj składnika majątku (lub grupy rodzajowej) jest prowadzona osobna tabela amortyzacyjna.
Każda tabela powinna zawierać co najmniej:
1) określenie grupy rodzajowej (np. środki transportu),
2) okres, którego dotyczy (np. za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r.),
3) wartość początkową,
4) numer inwentarzowy,
5) roczną i miesięczną wartość odpisów amortyzacyjnych,
6) stawkę amortyzacyjną w proc.,
7) datę wprowadzenia do ewidencji,
8) wartość umorzenia na początek roku,
9) wartość umorzenia na koniec roku,
10) datę wykreślenia.
Brak tabel amortyzacyjnych uniemożliwia podatnikowi określenie prawidłowej wysokości odpisów amortyzacyjnych, gdyż to właśnie dzięki tabelom amortyzacyjnym podatnik wie, jaką wartość zaksięgować w koszty podatkowe amortyzacji, z podziałem na poszczególne grupy.
