Koszty podatkowe: kolacja z kontrahentem na koszt podatnika

Z przepisów ustawy o PIT wynika, że przedsiębiorca nie może odliczyć wydatków na reprezentację, w szczególności tych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jeśli zatem podatnik zdecyduje się podejmować kontrahenta wystawną kolacją, na której dodatkowo podawany będzie alkohol, to jej koszty obciążą jego domowy budżet. I to niezależnie od tego czy kolację zorganizuje w domu lub mieszkaniu, w którym prowadzi działalność gospodarczą, czy też zdecyduje się zaprosić kontrahenta do restauracji.

Organy podatkowe zgodnie twierdzą w wydawanych przez siebie interpretacjach, że wydatki na zakup żywności, napojów oraz usług gastronomicznych podawanych i świadczonych w trakcie spotkań z kontrahentami, niezależnie od miejsca podawania zakupionych artykułów żywnościowych i napojów oraz niezależnie od miejsca świadczenia zakupionych usług gastronomicznych, są kosztami reprezentacji i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Przykłady to m.in. interpretacja ministra finansów z 28 maja 2012 r. (DD6-033/117/SOH/PK-1450/09), czy Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 sierpnia 2011 r. (ITPB3/423-238b/ 11/PST).

Urzędnicy mówią nie

W przypadku tej ostatniej interpretacji stan faktyczny przedstawiał się następująco:

z pytaniem zwróciła się spółka, której pracownicy spotykają się z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami, aby omówić różnego rodzaju sprawy biznesowe. Duża część spotkań odbywa się w siedzibie firmy. Są jednak i takie, gdy kontrahent zapraszany jest do restauracji.

Spotkania te nie mają okazałego czy wystawnego charakteru, dlatego zdaniem spółki ponoszonych w ten sposób wydatków nie można traktować jako reprezentacji. Organizacja spotkań z kontrahentami nie wiąże się przecież z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością posiłku. Celem jest omówienie konkretnych spraw związanych z działalnością gospodarczą. Spółka sądziła więc, że ponoszone wydatki może zaliczać do kosztów podatkowych.

Innego zdania była jednak izba skarbowa. Stwierdziła, że reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów oraz uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Jej zdaniem „ponoszone przez spółkę wydatki na usługi gastronomiczne w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania spółki na zewnątrz”.

Stanowisko fiskusa zaprezentowane w tej interpretacji jest istotne również dla tych przedsiębiorców, którzy działalność gospodarczą prowadzą we własnych (lub użyczonych czy wynajętych) domach i mieszkaniach. Niezależnie od tego czy zorganizują poczęstunek dla kontrahenta w siedzibie firmy (domu lub mieszkaniu), czy zaproszą go do restauracji, z zaliczeniem poniesionych wydatków do kosztów podatkowych mogą mieć problemy.

Nie zawsze tak samo

Okazuje się jednak, że czasami fiskus zmienia zdanie i pozwala poniesione wydatki zaliczyć do kosztów podatkowych. Tak było w przypadku Izby Skarbowej w Warszawie. Z pytaniem zwróciła się firma, która od czasu do czasu zaprasza kontrahentów do restauracji na rozmowy biznesowe. Sądziła, że faktury za te spotkania może rozliczyć w kosztach prowadzonej działalności.

Izba w interpretacji z 27 sierpnia 2009 r. (IPPB5/4240-24/09-2/AM)

najpierw się na to nie zgodziła, ale po tym, jak firma zaskarżyła wydaną przez nią interpretację do sądu administracyjnego, zmieniła ją (jeszcze zanim zapadł wyrok) i uznała stanowisko podatnika za prawidłowe.

Izba stwierdziła, że zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym (reprezentacją). Jest to powszechna praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny” (jak definiuje się reprezentację), bo powodem spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi.

Takie interpretacje jak wspomniana są jednak wyjątkiem.

Z reguły bowiem fiskus odmawia możliwości zaliczenia wydatków na obiady z kontrahentami do kosztów podatkowych.

Sądy nie mogą się zdecydować

Sytuacji podatników nie sprzyja również orzecznictwo sądów administracyjnych. Czasami przyznają one przy rozliczaniu kosztów poniesionych na poczęstunek dla kontrahentów rację podatnikom, częściej jednak stają po stronie fiskusa.

Przykładem korzystnego dla podatników orzeczenia jest wyrok wydany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy 1 czerwca 2010 r. (I SA/Bd 382/10).

Wynika z niego, że charakteru reprezentacyjnego nie mają „wydatki poniesione na zwyczajowe posiłki spożyte podczas spotkania z kontrahentem w lokalu gastronomicznym, poświęconego omówieniu wzajemnych kontaktów handlowych. Dla oceny, czy dane spotkanie stanowi reprezentację czy nie, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy”.

Podobnie orzekł WSA w Krakowie (wyrok z 18 maja 2010 r., I SA/Kr 620/10). W uzasadnieniu orzeczenia czytamy: „w realiach życia gospodarczego, z uwzględnieniem charakteru działalności spółki, której wspólnikiem jest skarżący, spożywanie lunchu czy innego posiłku, także w restauracji, jest normą, standardem i z założenia nie świadczy o wystawności, wytworności, a przez to nie wypełnia dyspozycji pojęcia reprezentacji. W świetle powyższego nie można także zaakceptować poglądu organu, iż sam fakt, że spotkania odbywają się poza siedzibą firmy, tj. w restauracji, samoistnie oznacza reprezentację”.

Również NSA stwierdził, że każdy przypadek kwalifikowania rachunku gastronomicznego do kosztów reprezentacji należy rozpatrywać indywidualnie (wyrok z 25 maja 2012 r., II FSK 2200/10). Zdaniem NSA twierdzenie, że sam fakt wydatkowania środków na zakup usług gastronomicznych w restauracji pozbawia możliwości zaliczenia ich w ciężar kosztów uzyskania przychodów, jest błędne.

Nie zawsze jednak sądy są tak przychylne dla podatników. Przykładem jednego z wielu tego typu orzeczeń jest wyrok WSA we Wrocławiu z 21 kwietnia 2010 r. (I SA/Wr 218/10).

Sąd stwierdził w nim, że każde działanie reprezentacyjne podmiotu gospodarczego związane z prowadzoną działalnością ma na celu zachęcenie do skorzystania z usług tego podmiotu (a więc osiągnięcie przez podatnika w przyszłości przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów), jednak tego rodzaju koszty reprezentacji nie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Tym samym wydatki na posiłki i napoje spożywane podczas odbywających się w restauracji spotkań z klientami nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Resort nie rozwiewa wątpliwości

Ministerstwo Finansów odniosło się do zagadnienia dotyczącego rozliczania w kosztach podatkowych wydatków ponoszonych na zakup żywności, napojów i czy usług gastronomicznych w odpowiedzi na interpelację poselską nr 5936.

Odpowiadając na pytanie jednego z posłów, dotyczące tego, czy resort rozważa doprecyzowanie przepisów, aby rozwiać wątpliwości dotyczące reprezentacji, wyjaśniło, że w razie wątpliwości przedsiębiorcy mogą wystąpić z wnioskiem o interpretację podatkową.

Resort podkreślił jednak, że wydające je organy działają w indywidualnych sprawach, analizując konkretny stan faktyczny i prawny. Dodał również, że „rozbieżne stanowiska organów podatkowych nie zawsze są wynikiem innej interpretacji tych samych przepisów prawa podatkowego”.