Firma domu - koszty podatkowe: opłaty za eksploatację

Siedziba firmy w domu lub mieszkaniu to dla jednych konieczność (bo oszczędzają wydatki lub nie mają wystarczających środków na kupno lub wynajęcie lokalu), dla innych zaś – wygoda, bo wszystko jest „pod ręką”. Jednak

w tym drugim przypadku pewnym problemem może być rozliczanie ponoszonych wydatków związanych z eksploatacją domu czy mieszkania do kosztów podatkowych. Nie można bowiem odliczyć ich w całości. Wysiłku wymaga również w takim przypadku udokumentowanie ponoszonych wydatków.

Trzeba również będzie – w przypadku kontroli ze strony organów podatkowych – udowodnić, że wydatki służyły celom firmowym, a nie prywatnym. Tylko bowiem wydatki związane z firmą wolno odliczyć.

Zgodnie potwierdzają to organy podatkowe. W ich opinii jedynie w przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie, służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym, nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast wtedy, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane przede wszystkim na cele prywatne, a jedynie dodatkowo jest wykorzystywane w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia stanowią wydatki o charakterze osobistym. W rezultacie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie są spełnione wymogi, o których mowa w przepisach ustawy o PIT.

Ustalamy proporcję

W jaki zatem sposób podatnik powinien rozliczyć wydatki? Najlepiej proporcjonalnie. Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładem są interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z 25 marca 2011 r. (IBPBI/1/415-1302/10/KB), IS w Bydgoszczy z 2 lutego 2010 r. (ITPB1/415-838/09/PSZ), a także IS w Warszawie z 28 kwietnia 2011 r. (IPPB1/415-142/11-4/MT).

Wynika z nich, że koszty utrzymania mieszkania (ewentualnie domu), w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej przypadają bezpośrednio na prowadzoną działalność gospodarczą. Jednym ze sposobów ustalenia tej części wydatków jest zastosowanie do obliczeń wskaźnika udziału powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą do całej powierzchni lokalu.

Tylko ta część wydatków ponoszonych przez podatnika (odpowiadająca stosunkowi powierzchni budynku wykorzystywanego do prowadzenia działalności do ogólnej powierzchni budynku) może być zaliczona do kosztów podatkowych.

Pozostałej części wydatków, czyli tych, które dotyczą części budynku wykorzystywanej na własne cele mieszkaniowe, nie wolno zaliczyć do kosztów podatkowych (są to typowe wydatki o charakterze osobistym, ponoszone w celu zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów).

Prawidłowość takiego postępowania potwierdza również interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 lutego 2009 r. (ILPB1/415-1013/08-7/AG).

Podatniczka stwierdziła, że przepisy prawa podatkowego nie zabraniają rozliczania nakładów na działalność gospodarczą proporcjonalnie do powierzchni przeznaczonej na tę działalność, zwłaszcza gdy występują problemy techniczne z założeniem podliczników na poszczególne obiekty. Izba potwierdziła prawidłowość takiego postępowania.

Jak to obliczyć

W praktyce wygląda to w ten sposób, że podatnik musi ustalić, jaki jest udział części mieszkania przeznaczonej na firmowe potrzeby w powierzchni ogółem. Gdy ustali już ten współczynnik, to według niego rozliczy opłaty za czynsz i media.

Przykład

Pani Ada wykorzystuje część swojego 80-metrowego mieszkania w działalności gospodarczej. Na potrzeby firmy zajmuje jeden pokój (20 mkw.). Musi ustalić udział procentowy powierzchni zajętej na działalność w powierzchni ogólnej. Powinna przeprowadzić następujące obliczenia:

(20 mkw. : 100 mkw.) x 100 = 20 proc.

Zakładając, że miesięczny czynsz to 860 zł, a rachunki za wodę wynoszą 160 zł, do kosztów podatkowych pani Ada będzie mogła zaliczyć 20 proc. tych opłat, czyli 204 zł, co wynika z następującego wyliczenia:

20 proc. x 860 zł = 172 zł;

20 proc. x 160 zł = 32 zł;

172 zł + 32 zł = 204 zł.

Mimo zatem, że miesięczne opłaty (czynsz + woda) wynoszą 1020 zł, pani Ada zaliczy do kosztów podatkowych jedynie 204 zł, bo tylko

w takiej proporcji ponosi wydatki na utrzymanie tej części mieszkania, która służy prowadzonej przez nią działalności gospodarczej.

Przyda się podlicznik

Warto pamiętać, że nie w każdym przypadku sprawdza się metoda z wyliczeniem proporcji. Jest tak np. przy rozliczaniu opłat za prąd (zwłaszcza gdy dużo go zużywamy). Może się okazać, że z punktu widzenia podatnika korzystniejsze jest zamontowanie podlicznika w pomieszczeniach wykorzystywanych na potrzeby firmowe i rozliczanie ponoszonych opłat według jego wskazań. Będzie tak np. wtedy, gdy podatnik prowadzi pralnię (ta forma działalności z pewnością generuje duże zużycie prądu i podział opłat według klucza powierzchniowego nie będzie odpowiadał rzeczywistym kosztom zużycia).

Pomóc mogą obserwacje

Jest też trzecia możliwość: rozliczenie wydatków według szacunków i obserwacji podatnika. Zgodziła się na to Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 4 listopada 2011 r.

Podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu (na jej cele wykorzystuje jeden pokój), pytał o to, jak ma rozliczyć ponoszone wydatki, m.in. za prąd i Internet. Oszacował, że wykorzystanie Internetu na sprawy prywatne nie przekracza miesięcznie 10 proc. całkowitego wykorzystywania, co oznacza – w jego opinii – że 90 proc. przeznaczone jest na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Podobnie jest z wykorzystaniem energii elektrycznej.

W pokoju, w którym prowadzi działalność gospodarczą, bez przerwy włączony jest serwer, a dodatkowo po kilka komputerów, które naprawia. To powoduje, że zużycie energii na potrzeby działalności gospodarczej jest znacznie wyższe niż na cele prywatne.

Dodał, że nie ma możliwości zainstalowania odrębnych liczników. Z jego obserwacji wynika jednak, że informacje o normatywnym zużyciu energii przez urządzenia wykorzystywane w działalności wskazują na to, że aż w 60 proc. opłaty za energię dotyczą wykorzystania jej na potrzeby realizacji usług w działalności gospodarczej.

Podatnik twierdził, że ponieważ działalność gospodarcza prowadzona jest tylko w jednym pokoju, nie sposób przyjąć, iż właściwą metodą podziału zużytych mediów na jej cele będzie proporcjonalne przyporządkowanie wydatków w stosunku do powierzchni wykorzystywanej w działalności.

W interpretacji z 4 listopada 2011 r. (ILPB1/415-968/11-3/AG) Izba Skarbowa w Poznaniu przyznała mu rację. Stwierdziła, że ustawa o PIT nie zawiera uregulowań dotyczących omawianego przypadku. Jej przepisy dotyczą jedynie możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodziła się jednak, że podatnik może zaliczyć do kosztów 90 proc. opłaty za Internet wykazanej na fakturze oraz 60 proc. wartości netto opłaty za energię elektryczną.

W interpretacji czytamy: „zaproponowany przez wnioskodawcę podział wykorzystania energii – normatywne zużycie energii przez używany przez niego sprzęt w działalności gospodarczej, może stanowić właściwą metodę podziału celu wykorzystania energii elektrycznej, a obserwacje związane z używaniem Internetu i podziałem na cele jego wykorzystania mogą stanowić właściwą metodę stosowaną dla potrzeb przyszłego ujęcia tych wydatków do kosztów podatkowych”.

Opłata za ochronę kosztem tylko w części

Podatnicy wykorzystujący do firmowych celów część domunie zaliczą do kosztów podatkowych całości opłat ponoszonych za monitoring w sytuacji, gdy obejmuje on cały dom, a na potrzeby działalności wykorzystywane jest np. tylko jedno pomieszczenie.

To dlatego, że monitoring służy nie tylko prowadzonej dzielności gospodarczej, ale także obsługuje część niezwiązaną z działalnością (a więc służy prywatnym potrzebom). Powoduje to, że tylko w części przypadającej na działalność gospodarczą może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Podkreśliła to Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 2 lutego 2010 r. (ITPB1/415-838/09/PSZ).

Nie wszystko wolno odliczyć

Fiskus nie pozwala, aby podatnik – nawet, gdy prowadzi firmę w domu – odliczał wydatki na cele prywatne. Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2012 r. (IBPBI/1/415-379/12/ZK).

Podatniczka na początku roku rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej (usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych). Siedziba firmy znajduje się w miejscu jej zamieszkania. Lokal mieszkalny składa się z czterech pomieszczeń (2 pokoje, kuchnia, łazienka) i przedpokoju o łącznej powierzchni 38,18 mkw.

Ze względu na małą powierzchnię mieszkania żadne z pomieszczeń nie jest wyłączone z funkcji mieszkalnych, natomiast do prowadzenia działalności został w części przeznaczony mniejszy pokój o powierzchni 9 mkw. W pokoju tym znajduje się biurko, szafa, łóżko oraz urządzenia służące prowadzeniu działalności gospodarczej (komputer, drukarka, monitor). W pokoju tym podatniczka wykonuje swoją pracę, przechowuje dokumentację księgową oraz przyjmuje klientów. Nie jest on jednak wyłączony z funkcji typowo mieszkalnych, takich jak spanie czy przechowywanie ubrań.

Izba stwierdziła, że skoro podatniczka wykorzystuje dla celów prowadzonej działalności gospodarczej w istocie niewydzieloną część lokalu mieszkalnego, który służy głównie jej celom osobistym (a więc zaspokojeniu jej potrzeb mieszkaniowych), to wydatki związane z użytkowaniem tego pomieszczenia (a więc czynsz, opłaty za energię elektryczną, które podatniczka ponosi) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez nią działalności.

Nie spełniają bowiem przesłanek, o których mowa w przepisach podatkowych. Wydatki te mają charakter osobisty, niezwiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Izba stwierdziła też, że skoro podatniczka mieszka w tym pomieszczeniu, to nie jest możliwe wyodrębnienie, które i w jakiej części wydatki mogą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zdaniem izby zaliczenie ponoszonych przez podatniczkę wydatków do kosztów podatkowych byłoby sprzeczne z zasadą równości wobec prawa, gdyż stawiałoby w uprzywilejowanej sytuacji osoby prowadzące działalność gospodarczą wobec podatników, którzy takiej działalności nie prowadzą, a którzy również ponoszą wydatki na własne cele mieszkaniowe i nie mogą ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Firma musi mieć siedzibę

Organy podatkowe zgadzają się, że posiadanie siedziby jest nieodzownym warunkiem, od którego spełnienia uzależnione jest funkcjonowanie przedsiębiorstwa i realizowanie założonych celów gospodarczo-ekonomicznych. Zdaniem fiskusa nie budzi więc wątpliwości, że wydatki na utrzymanie nieruchomości, w której mieści się siedziba firmy, ponoszone są w celu uzyskania przychodów.

Dodatkowo art. 23 ust. 1 ustawy nie zawiera żadnych postanowień wyłączających tego rodzaju wydatki z kosztów uzyskania przychodów.  Trzeba jednak pamiętać, że przepisy podatkowe nie regulują zasad zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją (energia elektryczna, gaz, czynsz), w sytuacji gdy tylko w części lokal mieszkalny wykorzystywany jest do działalności gospodarczej.

Do kosztów zaliczyć można tylko te wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością. A zatem koszty utrzymania mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu jedynie w takiej części w jakiej przypadają bezpośrednio na prowadzoną działalność gospodarczą.

Wynika tak z interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2 lutego 2010 r. (ITPB1/415-838/09/PSZ).