Wydatki na wystrój biura są kosztem uzyskania przychodów

Wyposażając biuro, przedsiębiorcy zwykle kupują nie tylko wyposażenie niezbędne do prowadzenia firmy (np. biurka i komputery), ale znaczne kwoty przeznaczają też na wystrój wnętrz. Pojawiają się wtedy wątpliwości, czy można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z interpretacji organów podatkowych wynika, że zwykle nie kwestionują one możliwości odliczenia tych wydatków od przychodów.

Obrazy w biurze

Przykładem takiej odpowiedzi jest pismo Izby Skarbowej w Katowicach z 18 lutego 2011 r. (IBPBI/1/415-53/11/MN). Pytanie zadał przedsiębiorca, który zajmuje się przede wszystkim sprzedażą różnego rodzaju blach i stali. Wyjaśnił, że większość transakcji zawierana jest telefonicznie i pocztą elektroniczną. Zarówno wnioskodawca, jak i jego pracownicy przebywają więc cały dzień w biurze.

Dla poprawy komfortu pracy i estetyki otoczenia do dwóch pomieszczeń biurowych wnioskodawca zamierza kupić różnego rodzaju elementy ozdobne, m.in. trzy obrazy o wartości do 500 zł każdy, kwiaty doniczkowe, ozdoby świąteczne. Wnioskodawca podkreślił, że wydatki te nie będą miały charakteru wystawności, okazałości czy też wytworności.

Izba skarbowa zgodziła się, że poniesione przez przedsiębiorcę wydatki są kosztem uzyskania przychodu. Powołała się na zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT definicję kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z nią są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Izba wskazała, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów.

Zgodziła się, że w tym przypadku nie ma zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. Zgodnie z nim nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Definicja reprezentacji

Izba wskazała, że ustawa o PIT nie definiuje terminu „reprezentacja". Należy więc posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika, co ma ułatwić zawarcie umowy lub stworzenie korzystnych warunków jej podpisania.

Oznacza to, że wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W podsumowaniu tej interpretacji czytamy: „jeżeli w istocie ww. wydatki nie odbiegają pod względem ceny i okazałości od wydatków zwyczajowo przyjętych w branży i w okolicy, w której firma prowadzi działalność, można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Jednakże zauważyć należy, iż to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu".

Kwiaty w salonie samochodowym

Nieco inną sytuacją zajmowała się Izba Skarbowa w Poznaniu w odpowiedzi z 25 września 2009 r. (ILPB3/423-496/09-2/KS). Z wnioskiem o interpretację wystąpiła spółka, która zajmuje się sprzedażą samochodów oraz części i akcesoriów do nich, a także naprawą pojazdów. Firma ma filie w kilku miastach.

W związku z prowadzoną działalnością ponosi wydatki związane z zakupem kwiatów doniczkowych oraz ciętych (a także donic, ziemi, środków ochrony roślin itp.), które dekorują pomieszczenia obsługi klienta w serwisach oraz salonach sprzedaży. Celem ponoszonych wydatków jest dbanie o schludny i estetyczny wygląd pomieszczeń, w których przebywają kontrahenci spółki.

Spółka chciała się upewnić, że wydatki te są kosztem uzyskania przychodów. Argumentowała, że ich charakter nie różni się np. od zakupu firanek, lampek na biurko czy wykładzin. Jest to więc ogólny koszt funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Izba skarbowa zgodziła się z takim stanowiskiem. Również w tym przypadku decydująca była wykładnia językowa słowa reprezentacja. Izba podkreśliła jednak, że „gdyby ww. dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. wydatki spółki, na wystawne dekoracje, nie mogłyby zostać uznane przez spółkę za koszty uzyskania przychodów".

Dekoracja sklepu

Kosztem są również wydatki na wystrój sklepu. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 27 czerwca 2008 r. (IP-PB3/423-554/08-2/MK). Pytanie zadała spółka, która zajmuje się sprzedażą aparatów słuchowych, przyrządów ortopedycznych i akcesoriów z nimi związanych. Prowadzi sprzedaż w sieci własnych sklepów znajdujących się w całym kraju.

Spółka ponosi wydatki na wystrój sklepów. Chodzi zarówno o dekoracje całoroczne (wazony z logo firmy, sztuczne kwiaty i suszki), jak i okolicznościowe związane ze świętami Bożego Narodzenia i Wielkanocy.

Izba potwierdziła, że wydatki z tym związane są kosztem. Nie ma bowiem wątpliwości, że mają związek z prowadzoną działalnością.

Decyduje moment poniesienia

W interpretacji z 21 kwietnia 2008 r. (IBPB3/423-65/08/NG) Izba Skarbowa w Katowicach zajmowała się pytaniem spółki, która produkuje i sprzedaje gazy techniczne.

Firma posiada pomieszczenia biurowe w kilku miastach Polski. Z związku z tym ponosi wydatki związane z zakupem kwiatów, donic, ziemi, środków ochrony roślin. Spółka otrzymuje także faktury za comiesięczną pielęgnację kwiatów przez firmę zewnętrzną. Wnioskodawca podkreślił, że gatunek kwiatów jest dobierany do warunków panujących w pomieszczeniach: oświetlenia i wilgotności oraz innych czynników mających wpływ na wzrost roślin.

Izba odpowiedziała, że „wydatki poniesione na wystrój wnętrza (zakup kwiatów doniczkowych, kompozycji kwiatowych, kwiatów ciętych, donic, ziemi, środków ochrony roślin oraz wydatki na ich comiesięczną pielęgnację przez firmę zewnętrzną) jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami będą stanowić koszty uzyskania przychodów stosownie do postanowień przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

A zatem poniesione wyżej wymienione wydatki pośrednio związane są z uzyskiwanymi przychodami i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Stosownie do postanowień art. 15 ust. 4d ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą".

Sądy o reprezentacji

Przez wiele lat sądy wiązały wydatki na reprezentację z wystawnością i okazałością. W wielu ostatnich wyrokach odchodzą jednak od tego poglądu. Przykładem jest orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 czerwca 2012 r. (II FSK 2571/10).

Czytamy w nim, że w ocenie NSA „przeprowadzony przegląd funkcjonowania pojęcia »reprezentacja« w obrocie prawnym, wyrażającego się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako »przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu«, a nie »wystawność, okazałość, wytworność«.

To drugie znaczenie nie jest adekwatne dla funkcji, jakie definiowanemu pojęciu można przypisać w obrocie gospodarczym, czy szerzej – cywilnoprawnym, gdzie znana i powszechnie stosowana jest instytucja przedstawicielstwa, jako działania w imieniu reprezentowanego i na jego rzecz, natomiast wystawność i okazałość, jako cechy mające kreować pozytywny wizerunek firmy, wiążą się raczej z pojęciem reklamy, a nie reprezentacji.

Dlatego też również w prawie podatkowym termin »reprezentacja« należy rozumieć jako »przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz«, a nie jako »wystawność, wytworność, okazałość«. Dotyczy to także przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT".