Odroczenie terminu złożenia deklaracji VAT

- Prowadzę księgowość firmy transportowej. Na kilka dni przed terminem złożenia deklaracji VAT-7 za maj 2012 r. doszło do poważnej awarii systemu komputerowego, w tym oprogramowania księgowego. Od firmy informatycznej uzyskałam informację, że usunięcie skutków awarii i odzyskanie danych zajmie co najmniej kilka dni. Prawdopodobnie nie zdążę do 25 czerwca sporządzić i złożyć deklaracji VAT za maj. Czy mogę ją złożyć po terminie i dołączyć uzasadnienie o przyczynach opóźnienia? –

pyta czytelnik.

Do obowiązków podatnika VAT należy terminowe składanie deklaracji VAT, przy czym deklaracje za okresy miesięczne należy złożyć do 25. dnia po zakończeniu miesiąca, natomiast za okresy kwartalne – do 25. dnia po zakończeniu kwartału. Wskazane terminy określone są w art. 99 ustawy o VAT i należą do kategorii terminów materialnych, które nie podlegają przywróceniu.

Oznacza to, że podatnik nie może zwrócić się do urzędu skarbowego z prośbą o przywrócenie terminu złożenia deklaracji, jeśli termin ten już upłynął. Taki wniosek będzie bez- zasadny niezależnie od przyczyn niedotrzymania terminu oraz okresu opóźnienia.

Skutki spóźnienia

Jeżeli podatnik złoży deklarację VAT po terminie oraz w dołączonym do niej wyjaśnieniu poda przyczyny opóźnienia, to czynność ta niestety nie spowoduje przywrócenia pierwotnego terminu złożenia deklaracji (nawet jeśli przyczyna opóźnienia ma charakter wyjątkowy). Co więcej, nie uchroni to również przed możliwymi konsekwencjami związanymi z opóźnieniem.

Jeżeli podatnik nie złożył w terminie deklaracji VAT i jednocześnie nie zapłacił wynikającego z niej VAT, to od nieterminowo uregulowanego zobowiązania zapłaci odsetki podatkowe za zwłokę. Ale to nie wszystko. Podatnik, który nie złożył w terminie deklaracji VAT, popełnia wykroczenie skarbowe, za które grozi kara grzywny.

Wynika to z art. 56 § 4 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (DzU z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm.). Jej wysokość zawiera się w granicy od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia (art. 48 § 1 k.k.s.), czyli obecnie od 150 zł do 30 tysięcy zł.

Zwykle jednak w takich przypadkach urzędy skarbowe karzą spóźnialskich podatników mandatem karnym. Wówczas kara nałożona na podatnika nie może przekroczyć podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia, czyli obecnie 3 tysięcy zł.

Co może zapobiegliwy podatnik

Propozycją dla zapobiegliwych podatników, którzy chcą uniknąć dodatkowych kosztów wynikających z nieterminowego złożenia deklaracji podatkowej, jest odroczenie terminu złożenia deklaracji VAT oraz terminu zapłaty podatku, który z niej wynika. Podatnik nie może przywrócić terminu złożenia deklaracji, ale może odroczyć ten termin.

Jeżeli termin złożenia deklaracji jeszcze nie upłynął, a podatnik wie, że nie wywiąże się z obowiązku określonego w art. 99 ustawy o VAT, to może zwrócić się do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o odroczenie terminu złożenia deklaracji VAT. Prawo to wynika z art. 48 ordynacji podatkowej.

Zgodnie z tym przepisem organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może (z pewnymi wyjątkami) odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego, w tym m.in. odroczyć termin złożenia deklaracji VAT.

Urząd skarbowy zgodzi się na inną datę złożenia deklaracji, ale pod warunkiem, że będzie to uzasadnione ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Ważny interes podatnika to taki, który musi istnieć obiektywnie, a nie wyłącznie w przekonaniu podatnika składającego wniosek. Decyzja organu podatkowego dotycząca odroczenia terminu złożenia deklaracji oparta jest na konstrukcji uznania administracyjnego.

Podatnik musi więc wskazać w swoim wniosku na okoliczności, które uniemożliwiają mu w sposób obiektywny terminowe złożenie deklaracji. Dlatego tak istotne jest przemyślane uzasadnienie podania o odroczenie terminu.

Bez mandatu i odsetek

Podatnik, który uzyska decyzję, w której organ podatkowy odroczy termin złożenia deklaracji, zyskuje podwójnie. Po pierwsze: będzie mógł złożyć deklarację VAT w nowym, określonym decyzją terminie. Po drugie, w nowym terminie będzie mógł również zapłacić VAT, który wynika z tej deklaracji. Zaletą uzyskania przez podatnika decyzji jest również uwolnienie od odpowiedzialności karnej skarbowej za niezłożenie deklaracji w ustawowym terminie.

Kosztem, który firma poniesie w związku z przedłużeniem terminu płatności VAT na podstawie decyzji wydanej przez organ podatkowy, jest opłata prolongacyjna. Wynosi ona połowę stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych i jest kosztem uzyskania przychodu. Jest to więc znacznie lepsze rozwiązanie niż zapłata odsetek za zwłokę.

Czynny żal

Tak więc złożenie deklaracji VAT po terminie wraz z podaniem przyczyn tej zwłoki nie uchroni firmy przed możliwymi dodatkowymi obciążeniami związanymi z opóźnieniem. Dlatego w przypadku wystąpienia awarii systemu komputerowego, która uniemożliwia uzyskanie danych niezbędnych do przygotowania i sporządzenia deklaracji VAT, firma powinna przed upływem terminu złożenia deklaracji wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o odroczenie terminu jej złożenia.

Uzyskana decyzja pozwoli na wywiązanie się z ustawowego obowiązku w nowym terminie oraz wyeliminuje negatywne konsekwencje związane ze złożeniem deklaracji po czasie.

Jeżeli natomiast podatnik nie skorzystał z możliwości odroczenia terminu złożenia deklaracji VAT i złożył ją po ustawowym terminie, to powinien skorzystać z instytucji tzw. czynnego żalu, która może go uchronić przed zapłatą kary grzywny (art. 16 § 1 k.k.s.). Ale trzeba pamiętać, że „czynny żal” nie pomoże spóźnialskiemu podatnikowi, jeśli to urząd skarbowy pierwszy zauważy brak złożonej deklaracji VAT.