- W związku z awarią maszyny niezbędnej do zapewnienia ciągłości procesu produkcyjnego w naszej firmie byliśmy zmuszeni do przesunięcia urlopu wypoczynkowego zaplanowanego przez jednego z naszych pracowników. Pracownik ten z uwagi na posiadane umiejętności i uprawnienia, był niezbędny do usunięcia tej awarii. W związku z zaplanowanym urlopem miał on wykupione wczasy dla siebie i swojej rodziny. Czy zwrot tych wydatków przez firmę będzie dla pracownika przychodem? Czy wydatki te są kosztem podatkowym dla przedsiębiorcy?

– pyta czytelnik.

Z art. 163 § 1 kodeksu pracy wynika, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane według planu urlopów. Plan ten ustala pracodawca, wziąwszy pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W  praktyce mogą wystąpić różnego rodzaju okoliczności, w następstwie których wykorzystanie urlopu zgodnie z planem będzie po prostu niemożliwe.

Mogą one dotyczyć tak pracowników, jak i pracodawców. Dlatego ustawodawca dopuścił, pod pewnymi warunkami, możliwość przesunięcia zaplanowanego wcześniej urlopu wypoczynkowego. W świetle przepisów prawa pracy może to nastąpić:

- na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, bądź

- z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 1 i 2 kodeksu pracy).

Firma zwraca poniesione wydatki

Zgodnie z art. 167 § 2 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Wprawdzie przepis ten dotyczy zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w związku z odwołaniem go z urlopu, czyli dotyczy sytuacji, w której ten urlop już się rozpoczął, ale należy przyjąć, że ten sam obowiązek spoczywa na pracodawcy także w przypadku przesunięcia planu urlopów, jeśli pracownik poczynił już wydatki dotyczące organizacji urlopu, np. uiścił przedpłatę lub poniósł inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem.

Tak więc brak uregulowania w prawie pracy, które wprost odnosiłoby się do obowiązku zwrotu przez zakład pracy kosztów poniesionych przez pracownika w  związku z zaplanowanym urlopem, wcale nie wyklucza tego zwrotu. Co więcej wynika on z zasady ogólnej sformułowanej w art. 117 § 2 kodeksu pracy, zgodnie z którą pracownik nie może ponosić ryzyka związanego z działalnością pracodawcy.

Podstawą ubiegania się przez pracownika o zwrot wydatków może być również art. 471 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Skoro bowiem plan urlopów wypoczynkowych jest traktowany w prawie pracy jako źródło zobowiązania pracodawcy, to niedopełnienie tego zobowiązania rodzi roszczenie odszkodowawcze.

Z powodu braku odpowiedniej regulacji w kodeksie pracy można powołać się na przepisy kodeksu cywilnego dotyczące skutków niewykonania zobowiązań. Niewykonanie zobowiązania przyjętego przez pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu zgodnie z planem urlopów skutkujące koniecznością jego przesunięcia, powoduje po stronie pracodawcy obowiązek naprawienia pracownikowi szkody poprzez zwrot wydatków poniesionych przez niego w związku z zaplanowanym urlopem wypoczynkowym.

Nie jest to przychód

Jeśli pracownik otrzyma zwrot kosztów poniesionych w związku z przesunięciem urlopu, to otrzymana kwota nie będzie dla niego przychodem do opodatkowania w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT. Potwierdził to m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie w wyroku z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10).

Sąd orzekł, że „zwrot wydatków których dotyczy niniejsza interpretacja, nie stanowi przysporzenia majątkowego po stronie pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art.12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zważyć bowiem należy, że w stanie faktycznym opisanym we wniosku mowa jest o sytuacji, w której pracodawca zwraca – pokrywa konkretne koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem, przy czym pokrywa je do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika.

(…) Dlatego też, wypłata – pokrycie wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, w opisanej przez Skarżącą sytuacji – ma charakter odszkodowawczy, a w konsekwencji wbrew twierdzeniu organu przedmiotowe środki nie mieszczą się w otwartym katalogu przychodów określonych w art.12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Czy to koszt firmy

Wydatki zwrócone przez zakład pracy w związku z przesunięciem urlopu, w wysokości rzeczywiście poniesionej przez pracownika i jego rodzinę oraz właściwie udokumentowanej, można zaliczyć do kosztów podatkowych. W sytuacji przedstawionej w pytaniu usunięcie awarii maszyny spowoduje przywrócenie ciągłości procesu produkcyjnego w przedsiębiorstwie podatnika.

Wobec tego wydatki związane z przesunięciem zaplanowanego urlopu pracownika należy uznać za związane z osiąganymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

Podobnie uznała Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 30 września 2009 r. (ILPB3/423-502/09-6/KS). Odpowiedź ta dotyczy przesunięcia planu urlopu pracowników, spowodowanego otrzymaniem zwiększonej liczby zamówień, których realizacja nie byłaby możliwa bez tych pracowników z uwagi na posiadane przez nich kwalifikacje.

Organ podatkowy potwierdził, że w takiej sytuacji „zaistniały przesłanki podyktowane szczególną potrzebą pracodawcy, tj. zaistniały okoliczności nieprzewidziane przez spółkę w chwili sporządzania planu urlopów. Wobec czego zasadne jest uznanie, iż celem poniesienia przedmiotowych wydatków będzie powstanie dodatkowego źródła przychodu poprzez realizację zwiększonej ilości zamówień, a  w konsekwencji uznanie, że zostały spełnione podstawowe warunki dla uznania przedmiotowych wydatków do  kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego stwierdzić należy, iż zwrócone przez spółkę pracownikom wydatki z tytułu przesunięcia planu urlopów będą stanowiły – w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – koszty uzyskania przychodów, bowiem spełniają one przesłanki wynikające z tego przepisu, tj. zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. -