Faktura ma zawierać tylko informacje wskazane przez przepisy. Można rozbudować jej treść, byleby nie naruszało to ustawy o ochronie danych osobowych. Tak wynika z pisma Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (nr DOLiS-035-3622/11).

– Zakres danych, które powinny znajdować się na fakturze, określa unijna dyrektywa 2006/112/WE – mówi Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy z kancelarii Kolibski Nikończyk Dec i Partnerzy. – Państwa członkowskie nie mają prawa go rozszerzać. Oczywiście strony transakcji mogą dowolnie rozbudować fakturę, np. o informacje dotyczące warunków sprzedaży albo zapłaty. Takie dopiski nie mogą jednak naruszać innych przepisów.

– Czy sprzedawca może zamieścić na fakturze numer dowodu osobistego upoważnionego do jej odbioru pracownika nabywcy? – takie pytanie skierowano do GIODO. Sprzedawca ma prawo posiadać dane osobowe niezbędne do identyfikacji odbiorcy dokumentu – czytamy w odpowiedzi. Musi bowiem mieć pewność, że przekazuje go upoważnionej osobie. Wystarczające jest jednak zamieszczenie na nim imienia i nazwiska odbiorcy.

Nie ma podstaw, by zamieszczać tam dodatkowe dane, takie jak numer dowodu osobistego pracownika. Nie jest to bowiem niezbędne ani do zawarcia umowy, ani do potwierdzenia, że została ona we właściwy sposób wykonana.

GIODO przypomniał też, że przetwarzanie danych osobowych jest legalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów. W tej sytuacji chodzi o rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. (DzU nr 68, poz. 360) określające, co powinna zawierać faktura.

Żaden przepis rozporządzenia nie wymienia jednak numeru dowodu osobistego pracownika firmy upoważnionego do odbioru dokumentu jako informacji, która może być na nim zamieszczona.

– Oczywiście sprzedawca może nie wydać faktury osobie, która podaje się za przedstawiciela kontrahenta, ale nie chce się wylegitymować

– dodaje Andrzej Nikończyk. – Przekazanie jej niewłaściwej osobie może bowiem spowodować kłopoty z rozliczeniem i dodatkowe obowiązki (wystawienie duplikatu).