Jakie prawa i obowiązki ma kontrolowany przedsiębiorca

Po pierwsze, o wizycie należy uprzedzić  (choć od zasady tej są również wyjątki >patrz ramka). Obowiązek ten wynika z art. 282b ordynacji podatkowej (dalej op).

Zgodnie z nim organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Odbywa się to na formularzu ZAW-K (jego wzór określa załącznik do rozporządzenia ministra finansów z 25 listopada 2011 r.; DzU nr 267, poz. 1580). Zawiadomienie o wszczęciu kontroli powinno wskazywać organ, który je sporządził, datę i miejsce wystawienia, oznaczać kontrolowanego, a także wskazywać zakres kontroli (w tym rodzaj podatku i okres objęty kontrolą).

W zawiadomieniu powinno znaleźć się również pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji (zgodnie z art. 81b § 1 pkt 1 i 2 lit. a op uprawnienie do skorygowania deklaracji ulega zawieszeniu na czas trwania kontroli podatkowej – w zakresie nim objętym – i przysługuje nadal po zakończeniu kontroli. Jeśli zatem kontrola dotyczy np. rozliczeń VAT, to korekta deklaracji VAT złożona w czasie trwania kontroli podatkowej nie wywoła skutków prawnych).

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli powinno zawierać również podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Fiskus musi zaczekać

Inspektorzy wszczynają kontrolę  nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Możliwe jest wprawdzie wszczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia, ale tylko, jeśli wyraził na to zgodę przedsiębiorca, który ma być kontrolowany. Jeśli takiej zgody brak, fiskus musi odczekać wspomniane siedem dni.

Przedsiębiorca powinien też pamiętać,  że jeśli kontrola nie zostanie wszczęta w ciągu 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to po upływie tego terminu ma prawo odmówić kontrolującym go wstępu do swojej firmy. Po tym bowiem czasie wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Jeśli fiskus go nie przesłał, a termin minął, do firmy nie wejdzie.

Pytaj o upoważnienie

Drugi dokument, niezbędny do przeprowadzenia kontroli, to upoważnienie. Z art. 283 op wynika, że kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia. Udzie- la go naczelnik urzędu skarbowego – pracownikom tego urzędu naczelnik urzędu celnego lub osoba go zastępująca – funkcjonariuszom celnym i pracownikom tego urzędu, minister finansów lub osoba go zastępująca – pracownikom tego ministerstwa.

Imiennego upoważnienia udzielić może również wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa lub osoby ich zastępujące albo skarbnik jednostki samorządu terytorialnego – pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego.

Udzielone przez nich upoważnienie powinno zawierać określone dane, w przeciwnym razie nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli. Przedsiębiorca powinien zatem sprawdzić, czy znajduje się w nim oznaczenie organu, data i miejsce wystawienia, imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących), numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących) oraz oznaczenie kontrolowanego.

Upoważnienie powinno wskazywać również podstawę prawną, określać zakres kontroli, wskazywać datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli. Nie powinno w nim zabraknąć również podpisu osoby udzielającej upoważnienia (z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji) oraz pouczenia o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów ordynacji podatkowej.

Wystarczy zatem, że w upoważnieniu zabraknie np. numeru legitymacji służbowej inspektora, a już będzie można je zakwestionować.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest również to, że zakres kontroli nie może wykraczać poza to, co zostało wskazane w upoważnieniu. Jeśli zatem z upoważnienia wynika, że kontrola ma dotyczyć rozliczeń VAT za okres ostatnich dwóch lat, to inspektorzy nie powinni kontrolować rozliczeń PIT lub nawet rozliczeń VAT, ale z innego okresu (dopóki nie dostarczą kolejnego upoważnienia).

Masz prawo wylegitymować

Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący powinien okazać przedsiębiorcy – poza imiennym upoważnieniem – również legitymację. Czasem jednak wejdzie do firmy tylko na legitymację.

Z art. 284a § 1 op wynika, że kontrola podatkowa może być wszczęta jedynie po okazaniu legitymacji służbowej, gdy czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. W takim jednak przypadku i tak nie obejdzie się bez upoważnienia, tyle że kontrolujący mają więcej czasu na jego dostarczenie.

Upoważnienie powinni doręczyć bez zbędnej zwłoki – nie później jednak niż w ciągu trzech dni od wszczęcia kontroli. Doręczają je kontrolowanemu przedsiębiorcy lub osobie upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy w czasie kontroli, a gdy kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej – członkowi zarządu, wspólnikowi lub innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw.

Skutki naruszenia terminu

Jeśli kontrolujący naruszy wskazany obowiązek i nie doręczy upoważnienia w terminie, dokumenty z czynności kontrolnych nie będą dowodem w postępowaniu podatkowym. Warto, aby przedsiębiorca o tym pamiętał. Skutek taki pojawi się zresztą nie tylko w tym przypadku.

Przypomniał o tym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 30 listopada 2009 r. (I SA/Kr 1211/ 09).

Czytamy w nim: „Aby protokół kontroli, a także inne dokumenty z czynności kontrolnych lub dotyczące tych czynności mogły być dowodem w postępowaniu podatkowym, niezbędne jest wykazanie i udokumentowanie w aktach sprawy, iż kontrolujący dysponował upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli, że termin zakończenia kontroli wskazany w upoważnieniu (z uwzględnieniem możliwości jego przedłużenia) nie upłynął, zanim przeprowadzono czynności kontrolne i sporządzono protokół kontroli, a w przypadku kontroli podejmowanych niezwłocznie w trybie art. 284a op że kontrolowanemu (bądź innym wskazanym w ustawie osobom) doręczono nie później niż trzeciego dnia od dnia wszczęcia kontroli upoważnienie do jej przeprowadzenia (z wyjątkiem sytuacji, gdy nie można ustalić danych identyfikujących kontrolowanego)”.

Czasem kontroler zjawi się bez uprzedzenia

Nie ma obowiązku zawiadamiania przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, jeżeli:

• dotyczy ona zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o VAT,

• ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,

• dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia

w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

• dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

• ma być podjęta po uzyskaniu informacji na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

• zostaje wszczęta w trybie, o którym mowa w art. 284a § 1 (czyli na podstawie legitymacji, jeśli czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia),

• ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Zasady te stosowane są również w razie konieczności rozszerzenia zakresu kontroli na inne okresy rozliczeniowe, z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności kontrolnych.

Obowiązku uprzedzenia o kontroli nie ma również wtedy, gdy organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany:

• został prawomocnie skazany w Polsce za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli (w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika),

• jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,