Częstą praktyką wśród przedsiębiorców oferujących swoje produkty i usługi osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej jest wydawanie im przy sprzedaży różnego rodzaju gratisów.

W niektórych przypadkach takie nieodpłatne przekazania powinny być ewidencjonowane na kasie fiskalnej, tak jak każda normalna sprzedaż na rzecz osób fizycznych.

Nieodpłatne świadczenia

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym są zobowiązane prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Aby wyjaśnić kiedy powstanie taki obowiązek ewidencjonowania transakcji należy zatem zdefiniować pojęcie „sprzedaży”. Zgodnie z definicją ustawową przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium Polski, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Natomiast art. 7 ust. 2 ustawy o VAT mówi, że przez dostawą towarów jest również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

- przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

- wszelkie inne darowizny

– jeżeli przy nabyciu tych towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony.

Natomiast z art. art. 8 ust. 2 ustawy o VAT wynika, że za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

- użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony przy nabyciu tych towarów;

- nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Zwolnienie z wyjątkami

W pewnych przypadkach nieodpłatne przekazanie towarów i świadczenie usług jest więc zrównane z odpłatnymi transakcjami. Z przepisów wynika, że w pojęciu sprzedaży na rzecz osób fizycznych, którą powinno się ewidencjonować za pomocą kasy fiskalnej mieszczą się także nieodpłatne przekazania towarów np. wszelkie gratisy (które nie są prezentami małej wartości, próbkami lub drukowanymi materiałami drukowanymi) i nieodpłatne świadczenia usług.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2010 r. nr 138, poz. 930) zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do 31 grudnia 2012 r. – sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. W poz. 44 wspomnianego załącznika mieszczą się „czynności wymienione w art. 7 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 oraz art. 8 ust. 2 ustawy”.

Od tego zwolnienia przewidziano jednak szereg wyjątków. W § 4 ust. 1 zawarty jest bowiem katalog transakcji, które bezwzględnie muszą być dokumentowane paragonem.

Próbki i prezenty małej wartości

Z art. 7 ust. 3 ustawy o VAT wynika, że nie podlega VAT (a więc także dokumentowaniu paragonem) przekazywanie drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek.

Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

- o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym 100 zł – jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

- których przekazania nie ujęto w tej ewidencji – jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Próbka to niewielka ilość towaru reprezentująca określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Kiedy transakcję trzeba ująć w kasie fiskalnej

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzeniem ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2010 r. Nr 138, poz. 930) zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się, bez względu na wysokość osiąganych obrotów m.in. przy dostawie:

- części do silników (PKWiU 28.11.4), silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1), przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2), części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0), części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0), silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3);

- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

- sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1);

- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, która nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT;

- nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie: płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów;

- wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;

- wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 % oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 proc., bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w poz. 42 załącznika do rozporządzenia.

Sprzedaż (rozumiana także jako nieodpłatne przekazanie) wymienionych tam towarów zawsze powinna więc być ewidencjonowana w kasie fiskalnej. Jeśli chcielibyśmy zatem podarować naszemu klientowi będącemu osobą fizyczną (nie prowadzącą działalności gospodarczej) np. alkohol, aparat fotograficzny, telewizor, płyty CD to przy założeniu, że przy zakupie tych towarów przysługiwało nam prawo do odliczenia VAT powinniśmy takie nieodpłatne przekazanie udokumentować paragonem. Oryginał takiego paragonu mamy obowiązek wydać klientowi, który otrzymuje gratis. Od 1 września 2011 r. wynika to z samej ustawy o VAT (art. 111 ust. 3a).

Zgodnie z nią podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani drukować paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Wcześniej obowiązek taki wynikał jedynie z aktów wykonawczych.

Z obowiązku ewidencjonowania wyłączone są natomiast nieodpłatne przekazania: drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek. Nie są one bowiem opodatkowane VAT.

Odpowiedzialność karnoskarbowa

Sankcją za niedopełnienie tego obowiązku może być pociągnięcie do odpowiedzialności karnoskarbowej. Zgodnie z art. 62. § 1 kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Karze tej podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego taką sprzedaż. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. -

 

Autor jest aplikantem radcowskim w OIRP Kraków, konsultantem podatkowym w Małopolskim Instytucie Studiów Podatkowych w Krakowie