Najwięcej pytań przedsiębiorców, poza dopuszczalnymi formami e-faktur, dotyczy sposobu ich przechowywania, wystawiania korekt i duplikatów. Oto wybrane interpretacje, w których organy podatkowe wyjaśniały te kwestie.
Korekta dokumentów papierowych...
Wypowiadając się na temat zasad korekty faktur papierowych wystawionych przez podatnika przed wdrożeniem e-fakturowania, Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 24 sierpnia 2011 r. (IBPP2/443-950/11/RSz) stwierdziła, że „skoro prawodawca nie nałożył szczególnej formy wystawiania faktur korygujących do faktur elektronicznych, to obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania zarówno faktury korygującej w formie elektronicznej, jak również
faktury korekty w formie papierowej do faktur pierwotnych wystawionych przed wdrożeniem systemu e-faktur, o ile spełniają przesłanki wymienione w (...) rozporządzeniu ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur".
Izba argumentowała, że „gdy podatnik spełnia wszystkie formalne warunki do przesyłania do danego kontrahenta-nabywcy faktur w formie elektronicznej (w szczególności, w przypadku gdy dany kontrahent wyrazi akceptację), nie wyklucza to możliwości wystawiania przez wnioskodawcę danemu odbiorcy faktury korygującej w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej do faktur VAT pierwotnych wystawionych w formie papierowej na danego odbiorcę przed wdrożeniem systemu wystawiania faktur w formie elektronicznej.
Spełnienie przesłanek (w szczególności otrzymanie akceptacji) otwiera przed wnioskodawcą jedynie możliwość, a nie obowiązek przesyłania faktur w formie elektronicznej, jednak to do wnioskodawcy należy ostateczna decyzja, w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) wystawi i prześle fakturę korygującą do danego kontrahenta".
... i elektronicznych
W innym piśmie z z 6 września 2011 r. (IBPP2/443-972/11/WN) katowicka Izba Skarbowa potwierdziła też, że przepisy nie wykluczają „możliwości wystawiania (...) faktury korygującej w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, czy też kolejnej faktury korygującej wystawionej w formie elektronicznej".
Zastrzegła jednak, że „ponieważ faktura korygująca (wystawiona w formie papierowej czy też elektronicznej) zmienia fakturę pierwotną, to z kolejnych faktur korygujących powinno wynikać w sposób wyraźny, do której faktury została wystawiona każda z tych faktur".
Izba odniosła się też do kwestii wystawiania duplikatów e-faktur. Uznała, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w dowolnej postaci. Można więc wystawić duplikat faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej.
Identyczne stanowisko zajęła też Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 7 listopada 2011 r. (ILPP4/443-519/11-5/ EWW).
Potwierdzenie odbioru
Ustawa o VAT uzależnia prawo do pomniejszenia obrotu i podatku należnego od otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez kontrahenta. Co może być uznane za takie potwierdzenie w przypadku e-fakturowania? Na ten temat wypowiedziała się Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 6 września 2011 r. (IBPP2/443-977/11/WN). Rozstrzygała, czy potwierdzenie odbioru faktur korygujących w formie:
- przesłanego przez klienta e-mailem zestawienia otrzymanych faktur korekt (e-mail będzie zawierał informację o dacie otrzymania e-faktury korekty przez klienta) albo
- podglądu e-faktury korekty, gdzie będą takie informacje jak: status dostarczenia dokumentu i data dostarczenia do kontrahenta, jest wystarczającym dokumentem do obniżenia podstawy opodatkowania.
Przy czym podatnik zaznaczył, że pierwszy sposób dotyczy potwierdzania faktur zarówno papierowych, jak i elektronicznych, a drugi – wyłącznie e-faktur.
Izba uznała oba sposoby za prawidłowe, zastrzegając jednak, że „niezależnie od formy otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, dotyczyć ono powinno konkretnej albo konkretnych faktur korygujących".
Dalej instruowała, że „proponowany (...) mechanizm przesyłania (...) do nabywcy faktur korygujących i weryfikacji, w formie podglądu e-faktury, przez wnioskodawcę danych co do daty otrzymania przez nabywcę faktury korygującej, winien zapewniać w sposób jednoznaczny możliwość ustalenia zarówno daty otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, jak również daty otrzymania przez wystawcę faktury korygującej potwierdzenia otrzymania tej faktury korygującej, za którą to datę można by przyjąć datę dokonania przez wnioskodawcę pierwszego podglądu e-faktury już odebranej przez nabywcę.
Ponieważ w świetle (...) art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, data otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, jak również data otrzymania potwierdzenia odbioru przez wystawcę, w sposób istotny determinują okres rozliczeniowy, w którym wystawca powinien uwzględnić tę fakturę, również zaproponowany w przedmiotowej sprawie mechanizm winien umożliwiać ustalenie takich dat w sposób jednoznaczny. Dopiero taka informacja da prawo wystawcy faktury do obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego".
Według pisma tej samej izby z 12 października 2011 r. (IBPP2/443-1133/11/RSz), za potwierdzenie odbioru faktury korygującej może zostać uznany:
- komunikat wysłany przez system informatyczny odbiorcy informujący o wpłynięciu wiadomości zawierającej fakturę lub fakturę korygującą do systemu informatycznego odbiorcy lub
- wiadomość wysłana przez odbiorcę faktury pocztą elektroniczną zawierająca informację o odebraniu faktury bądź
- zapis o zalogowaniu się odbiorcy faktury w serwisie internetowym lub o pobraniu przez niego faktury.
Ale pod warunkiem że zapewnia w sposób jednoznaczny „możliwość ustalenia zarówno daty otrzymania faktury korygującej przez odbiorcę, jak również daty otrzymania przez wystawcę faktury korygującej potwierdzenia otrzymania tej faktury korygującej, za którą to datę można by przyjąć datę dokonania przez wnioskodawcę zapisu dokumentującego moment zalogowania się odbiorcy faktury w serwisie internetowym, jako dokument odzwierciedlający moment, w którym faktura stała się dostępna dla odbiorcy".
Liczy się data wystawienia
Kolejne pismo katowickiej Izby Skarbowej, z 6 września 2011 r. (IBPP2/443-669/11/WN) odpowiada na pytania, czy data wysłania faktury VAT elektronicznie musi być tożsama z datą jej wystawienia, czy też po zgromadzeniu e-faktur po kilku dniach można przesłać łączny plik i nie będzie to miało wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego.
Izba potwierdziła, że moment wysłania faktur w żaden sposób nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego, o którym mowa w art. 19 ust. 4 ustawy o VAT. Ten powstaje bowiem z datą wystawienia faktury. Ta data musi być uwidoczniona w treści faktury. Natomiast żaden przepis nie obliguje wystawcy faktury do wykazania daty przesłania faktury.
Jak czytamy w przywołanym piśmie „w sytuacji, gdy wnioskodawca wysyła e-faktury do nabywcy w ciągu kilku dni od momentu ich wystawienia, a równocześnie nie zagraża to realizacji praw nabywcy do rozliczenia podatku naliczonego, należy uznać takie postępowanie za dopuszczalne, a tym samym data wystawienia e-faktury nie musi być tożsama z datą wysłania tej faktury".
Przechowywanie w dwóch archiwach...
W interpretacji z 27 października 2011 r. (IPTPP2/443 431/11-2/JS) Izba Skarbowa w Łodzi potwierdziła, że spółka wystawiająca e-faktury poprzez wymianę danych elektronicznych EDI jak również z wykorzystaniem programu/programów umożliwiających podpisanie dokumentów i weryfikację podpisu ma prawo posiadać dwa odrębne archiwa e-faktur dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, np. osobne archiwum dla klientów, którzy chcą otrzymywać e-faktury poprzez system EDI, a osobne dla pozostałych klientów, którzy chcą otrzymywać faktury elektroniczne z pominięciem systemu EDI.
Uznała za prawidłowe stanowisko spółki, że rozporządzenie w sprawie e-faktur nie ogranicza liczby archiwów, w których faktury te będą przechowywane. Dopuszczalne jest też, zdaniem izby, zorganizowanie przechowywania e-faktur w taki sposób, że jeden usługodawca będzie przechowywał faktury wystawione na rzecz podmiotów należących do grupy pierwszej, a inny usługodawca lub sama spółka na rzecz pozostałych.
... i w dowolnej formie
Na temat przechowywania e-faktur przez firmę, która je otrzymuje, wypowiedziała się natomiast katowicka Izba Skarbowa w interpretacji z 6 września 2011 r. (IBPP2/443-863/11/WN). Faktury takie mają być przesyłane e-mailem na serwer pocztowy spółki. Będą występować w różnych formatach. W przeważającej mierze będzie to plik PDF. Mogą także wystąpić faktury w postaci plików graficznych (tj. obrazów faktur przesyłanych np. w plikach JPG, BMP czy GIF), jak i plików opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Zarówno pliki PDF, jak i pliki graficzne charakteryzują się tym, że stanowią obraz wygenerowanej faktury, w której w sposób czytelny zawarte będą wymagane przez przepisy prawa podatkowego dane. Przesyłanie faktur w takich formatach uniemożliwia modyfikację zawartych na nich danych przez ich odbiorcę z wykorzystaniem standardowych aplikacji biurowych bez pozostawienia widocznego śladu takiej ingerencji.
Izba przyznała, że „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Dopuszczalne jest również przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych od kontrahentów w formacie elektronicznym, bez konieczności przechowywania tych faktur w formacie PDF lub jako pliki graficzne w postaci elektronicznej.
Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, otrzymywanych tą drogą, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur".
Możliwość przechowywania e-faktur w formie papierowej przez ich wystawcę potwierdziła natomiast poznańska Izba Skarbowa w piśmie z 7 listopada 2011 r. (ILPP4/443-519/ 11-9/EWW).
Identyczne stanowisko w tej kwestii zajęła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 14 listopada 2011 r. (IPPP1-443-1241/11-2/EK). Dodała też, że „faktury przesyłane przez wnioskodawcę i przez niego otrzymane drogą elektroniczną mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych.
Wnioskodawca wskazał, iż jego zdaniem wystarczy zapisanie załącznika na płycie CD/DVD, gdyż załączony plik nie będzie podlegał modyfikacji oraz zapewni integralność i autentyczność faktury. W związku z tym, iż ww. sposób ich przechowywania zdaniem wnioskodawcy spełnia wymogi w § 6 – 8 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r., stanowisko wnioskodawcy (...) należało uznać za prawidłowe".
Prawo do odliczenia
Kiedy można odliczyć VAT naliczony z e-faktury? Jak potwierdziła warszawska Izba Skarbowa, w przywołanym piśmie, prawo do odliczenia powstanie w miesiącu otrzymania wiadomości e-mail z załączonym plikiem faktury.
Podstawa prawna:
