Z formalnego punktu widzenia już od sierpnia 2005 dozwolone były dwie metody przesyłania faktur – w tradycyjnej formie papierowej oraz w formie elektronicznej. Choć forma elektroniczna wydaje się mieć znacznie więcej zalet niż jej papierowy odpowiednik, do końca 2010 r. liczba przedsiębiorców korzystających z niej stanowiła jedynie niewielki procent ogółu polskich firm.

W związku z liberalizacją zasad e-fakturowania od 1 stycznia 2011 r. jest szansa na zmianę tej sytuacji.

Charakter wprowadzonych zmian pozwala sądzić, że w najbliższym czasie e-fakturowanie stanie się obowiązującym standardem w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Warto więc już dziś zainteresować się możliwościami, jakie nam daje.

Jak było

Do końca 2010 r. e-fakturowanie funkcjonowało w Polsce na podstawie przepisów rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (DzU nr 133, poz. 1119). Przewidywało ono tylko i wyłącznie dwie metody e-fakturowania:

- z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450, ze zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

- z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych w formie elektronicznej (1994/820/WE).

Dodatkowo rozporządzenie nakazywało, aby faktury korygujące oraz duplikaty do faktur przesłanych w formie elektronicznej również przekazywano w ten sposób.

Ze względu na praktyczne trudności ze stosowaniem wskazanych przepisów rozporządzenia oraz niedogodności wynikające z charakterystyki dozwolonych nimi rozwiązań technicznych e-fakturowanie nie upowszechniło się w praktyce obrotu gospodarczego za wyjątkiem niektórych branż B2B.

Przepisy unijne

Problem związany z niedostatecznym stopniem rozpowszechnienia e-fakturowania dostrzegła Unia Europejska. W efekcie wydano dyrektywę 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/ 112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (DzU UE L z 22 lipca 2010 r., dalej dyrektywa).

W preambule do niej został określony zasadniczy cel zmian w zakresie elektronicznego fakturowania, tj. rozpowszechnienie elektronicznego obiegu faktur, w szczególności poprzez zrównanie wymogów stawianych fakturom elektronicznym i papierowym. Jak wskazano w preambule: „ponieważ fakturowanie elektroniczne może pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty i zwiększyć konkurencyjność, należy zmienić aktualne wymogi VAT dotyczące fakturowania elektronicznego po to, by zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody.

Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. Równe traktowanie powinno mieć również zastosowanie do kompetencji organów podatkowych. Ich uprawnienia kontrolne oraz prawa, i obowiązki podatników powinny mieć zastosowanie w równym stopniu, niezależnie od tego, czy podatnik wybierze wystawianie faktur papierowych czy faktur elektronicznych”.

Dyrektywa zobowiązała państwa członkowskie do przyjęcia i publikacji przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do jej wykonania w terminie do 31 grudnia 2012 r. Polska już wdrożyła niektóre elementy tych regulacji.

1 stycznia 2011 r. weszło w życie rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661, dalej rozporządzenie).

Co się zmieniło

W znacznej mierze liberalizuje ono zasady elektronicznego fakturowania, co istotnie poszerza dostępny katalog metod, jakie można stosować w tym celu.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia i dyrektywy faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz uzyskania uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Jednocześnie w § 2 rozporządzenia wskazano przykładowe dopuszczalne metody e-fakturowania, tj. fakturowanie z wykorzystaniem:

- bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy z 18 września 2001 o podpisie elektronicznym, oraz

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Otwarty katalog

Należy podkreślić, że wskazane wyżej sposoby e-fakturowania są jedynie przykładowe. Tym samym, począwszy od 1 stycznia 2011 r., katalog dostępnych technicznych sposobów e-fakturowania nie jest już katalogiem zamkniętym (tak jak to było do końca 2010 r.).

Jak wskazano bowiem w preambule do dyrektywy: „autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego”.

Podobnie w uzasadnieniu do rozporządzenia wskazano, że wprowadzane zmiany związane są z rezygnacją z warunku, aby przesyłanie faktur w formie elektronicznej było możliwe wyłącznie na podstawie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

To oznacza, że od 1 stycznia 2011r., co do zasady, polscy podatnicy uzyskali możliwość przesyłania faktur elektronicznych np. jako załączników PDF do korespondencji elektronicznej.

Plusy e-faktur

Dlaczego warto zainteresować się wdrożeniem e-fakturowania? Oto lista podstawowych zalet:

- optymalizacja kosztów związanych z wysyłką  (znaczki, koperty, usługi kurierskie, etc.) oraz  archiwizacją (opłaty za prowadzenie archiwum, koszt sprowadzania dokumentów z archiwum itp.) – im większy wolumen wystawianych i otrzymywanych faktur, tym proporcjonalnie większa korzyść/oszczędność,

- ograniczenie kosztów osobowych z uwagi na zautomatyzowanie niektórych procesów związanych z e-fakturowaniem,

- oszczędność czasu – zwłaszcza w razie wdrożenia rozwiązania, które pozawala na automatyczne pobieranie danych z e-faktury do systemu księgowego firmy,

- przy okazji wdrażania elektronicznego obiegu faktur można również dodatkowo zoptymalizować te procesy (np. poprzez wprowadzenie zwrotnych potwierdzeń odbioru faktur korygujących „in minus” umożliwiających szybsze rozliczenie tego typu korekt – odejście od praktyki tzw. żółtych karteczek – potwierdzeń odbioru),

- szybszy wpływ faktur zakupowych do firmy – możliwość szybszego odliczenia VAT naliczonego (co do zasady, prawo do odliczenia VAT naliczonego z danej faktury powstaje w dacie jej otrzymania),

- zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich, jakie mogą się pojawić przy manualnym wprowadzaniu danych z faktury do systemu księgowego (w przypadku wdrożenia rozwiązania, które pozwala na automatyczne pobieranie danych z e-faktury do systemu księgowego firmy),

- lepsza kontrola nad doręczaniem faktur do kontrahentów umożliwiająca szybszą windykację płatności,

- skrócenie czasu obiegu faktury w firmie (w tym m.in. procesu przekazywania faktur do działów merytorycznych i opisywania faktur przez te działy),

- zmniejszenie ryzyka zaginięcia lub niedotarcia faktury do odbiorcy (np. poprzez ustawienie automatycznej notyfikacji o niedostarczeniu wiadomości zawierającej fakturę) – ogranicza to ryzyko opóźnień w otrzymaniu bądź dokonaniu płatności (tym samym pozwala na uniknięcie kar za nieterminowe wpłaty),

- łatwiejszy podgląd do historycznych danych uczestników transakcji (dane w postaci elektronicznej są zazwyczaj łatwiej dostępne niż dane w formie papierowej, których odnalezienie jest bardziej pracochłonne).