Księga przychodów i rozchodów: Wykaż wszystkie należności, nawet jeśli czekasz na pieniądze

Firmowy przychód to kwoty należne, nie muszą być otrzymane. Mówiąc prościej, wystarczy, że wykonamy usługę lub sprzedamy towar i wystawimy fakturę, i już musimy się rozliczyć z fiskusem. Nawet jeśli kontrahent nie uregulował należności.

Przykład

Pan Nowak prowadzi firmę doradczą. Na stałe współpracuje z kilkoma kontrahentami. Wystawia im faktury na koniec miesiąca.

Tak też zrobił w grudniu. Pieniądze wpłynęły jednak dopiero w styczniu. Mimo to pan Kowalski musi te należności zaliczyć do przychodów już w 2011 r.

Przypomnijmy, że firmowy przychód wykazujemy w dniu wydania rzeczy lub wykonania usługi. Nie może to być jednak później niż w momencie wystawienia faktury albo uregulowania należności. W przypadku tzw. usług ciągłych przychód trzeba wykazać w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, który określa umowa lub faktura. Musi to jednak nastąpić przynajmniej raz w roku.

To rozwiązanie stosuje się także do dostawy energii elektrycznej, cieplnej oraz gazu przewodowego. W pozostałych sytuacjach datą powstania przychodu będzie dzień otrzymania zapłaty.

Na te zasady rozliczania trzeba zwrócić szczególną uwagę na przełomie roku.

Przykład

Firma ABC podpisała umowę na sprzedaż towaru. Miała być zrealizowana w grudniu, jednak z powodu choroby pracownika firma mogła go wydać dopiero 2 stycznia.

Ponieważ przychód powstaje w momencie wydania rzeczy (wcześniej nie wystawiono faktury ani nie uregulowano należności), sprzedawca wykaże go w księdze dopiero w przyszłym roku.

Przykład

Firma budowlana umówiła się na odbiór robót na koniec grudnia. Termin przesunął się o kilka dni i ostatecznie protokół zdawczo-odbiorczy został podpisany w styczniu. Przychód zewidencjonuje w księdze dopiero w przyszłym roku.

Oprócz przychodów z podstawowej działalności w księdze wykazujemy także tzw. pozostałe, np. ze sprzedaży firmowego majątku, odsetki od środków na rachunkach związanych z działalnością, nieodpłatne świadczenia. Niektóre wykazujemy dopiero w momencie ich otrzymania. Są to np. odsetki, kary umowne, odszkodowania.

Przykład

Pan Kowalski podpisał z firmą budowlaną umowę na wybudowanie magazynu. W umowie zastrzegł, że w razie nieterminowego wykonania robót wykonawca zapłaci karę umowną. Tak też się stało.

Otrzymaną karę umowną pan Kowalski wpisał jako przychód w kolumnie 8 księgi. Ponieważ wpłynęła na jego rachunek dopiero 2 stycznia, będzie przychodem w 2012 r.

Przy liczeniu rocznych przychodów warto sprawdzić, czy w przyszłym roku nie będziemy zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości.