Przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody księgowania kosztów. Mogą rozliczać je tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążą z przychodem, pośrednie odliczają w momencie poniesienia) albo stosować metodę uproszczoną (tak robi większość przedsiębiorców). Ten drugi sposób polega na rozliczaniu wszystkich kosztów w momencie poniesienia.
Data z faktury
Kiedy koszt jest poniesiony? Przyjmuje się, że u przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów jest to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Tak wynika z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT.
Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 17 lutego 2010 (I SA/Po 46/10): „definicja ta wyraźnie nawiązuje do koncepcji poniesienia kosztu jako bycia obciążonym kosztem. Poniesienie kosztu nie ma natomiast nic wspólnego z dokonaniem wydatku pokrywającego koszt”.
Przykład
Pan Kowalski prowadzi księgę przychodów i rozchodów według metody uproszczonej. Dostał fakturę za firmowy telefon. Operator sieci komórkowej wystawił ją w grudniu.
W tym miesiącu pan Kowalski zaksięguje koszt, mimo że zapłacił za nią w styczniu.
W grudniu zaprenumerował też specjalistyczne branżowe czasopismo. Wydawnictwo wystawiło fakturę pod koniec miesiąca, ale pan Kowalski zapłacił za nią dopiero w styczniu. Koszt odliczy jednak już w 2011 r.
Co zrobić, gdy dostaniemy tegoroczne faktury już po zamknięciu księgi? Czy można je rozliczyć później? Wydaje się, że nie. Przepisy nie przewidują, że przedsiębiorca może ujmować fakturę zakupu w wybranym przez siebie okresie rozliczeniowym, innym niż ten, w którym została wystawiona.
Skoro za moment poniesienia wydatku uznaje się dzień wystawienia dokumentu, to przedsiębiorca otrzymujący fakturę z datą wystawienia w poprzednim roku powinien skorygować swoje rozliczenie. Musi więc poprawić zapisy w księdze przychodów i rozchodów i skorygować zeznanie (jeśli już je złożył).
Wyjątki od zasady
Niektóre wydatki, np. wynagrodzenia dla pracowników, zaliczamy do kosztów podatkowych na odmiennych zasadach. Pensję odliczamy w miesiącu, za który jest należna. Ale musi być wypłacona w terminie wynikającym z przepisów, umowy lub regulaminu wynagradzania. Jeśli firma nie zdąży z wynagrodzeniem na czas, koszty podatkowe rozliczy dopiero w miesiącu zapłaty.
Inaczej jest też przy zakupie towarów handlowych. Z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że wpisujemy je do księgi niezwłocznie po otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży).
Nie ma więc tu znaczenia przyjęta przez podatnika metoda księgowania kosztów. Wyjątki od tej zasady określono w § 30 rozporządzenia, np. u podatników mających przedsiębiorstwo wielozakładowe lub prowadzących księgowość na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych (mogą wpisywać wydatki do 20 dnia następnego miesiąca).
Jeśli towarów nie uda się sprzedać, w remanencie końcowym zwiększą roczny dochód.
Są też wydatki, które zaliczamy do kosztów dopiero w momencie zapłaty, np. odsetki od kredytu na działalność obrotową.
