Gdy polska spółka jest częścią takiej grupy, może się zdarzyć, że to ona będzie odpowiedzialna za organizację spotkania i poniesie wydatki np. na wynajem sali, katering czy parkingi dla uczestników. Czy może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Rozpatrzmy następujący przykład: polska spółka, w ramach grupy międzynarodowej należy do dywizji zajmującej się zaopatrzeniem. Musi zorganizować spotkanie osób zarządzających dywizją, na którym omawiane będą jej wyniki, dalsze działania, projekty, plany etc. Wezmą w nim udział osoby zarządzające dywizją i zaproszeni dyrektorzy spółek należących do dywizji. Jak podatkowo rozliczyć wydatki związane z takim spotkaniem?
Spotkanie osób zarządzających dywizją jest nakierunkowane m.in. na opracowanie spójnej strategii w ramach grupy, koordynację wspólnych projektów i planów biznesowych, kierunków rozwoju itd. Takie działania mogą się przełożyć pośrednio na osiągniecie przychodów przez spółkę. W konsekwencji wydatki na organizację spotkania mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.
Co na to fiskus
Na ten temat wypowiedziała się przykładowo Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 31 maja 2010 (ITPB3/423-124a/10/PS). Wskazała, że „gdy głównym celem organizacji spotkania General Seels Meeting jest między innymi reklama produktów oferowanych przez wnioskodawcę (w stosunku do menedżerów głównych klientów międzynarodowych) czy też umożliwienie podjęcia ważnych decyzji związanych z działalnością firmy, poprzez udział w spotkaniu osób wchodzących w skład grupy S, w trakcie którego prowadzone są szkolenia dotyczące sposobów sprzedaży, negocjacji umów handlowych i szczegółowych informacji technicznych o nowych zastosowaniach produktów, to wydatki na organizację części merytorycznej takich spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów”.
Nie bez ryzyka
W analizowanej sytuacji pojawia się jednak pewne ryzyko, czy poniesione wydatki mogą być kosztem podatkowym w całości. Dotyczą one bowiem dywizji zaopatrzeniowej, a zatem także innych podmiotów z grupy, a nie wyłącznie samej spółki. Wydaje się, że harmonijna współpraca w obszarze grupy przekłada się bezpośrednio na wynik finansowy spółki, a zatem organizacja spotkania jest zasadniczo dla niej korzystna i leży w jej interesie. Jednak organy podatkowe mogą mieć odmienny pogląd w tej sprawie i dla uzyskania całkowitej pewności należałoby uzyskać wiążącą interpretację indywidualną.
To nie jest reprezentacja firmy
Rozstrzygnięcia wymaga też, czy takie wydatki mogą być przez organy podatkowe uznane za reprezentację, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Zasadniczo reprezentacja rozumiana jest jako działania mające na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami, akcentowania jej renomy i poszanowania kontrahenta.
Powszechnie przyjmuje się, że reprezentacja powinna być skierowana do podmiotów zewnętrznych. We wskazanym przykładzie organizowane spotkanie miało charakter merytoryczny i nie było związane z zachęceniem innych spółek z grupy do korzystania z usług organizującej je spółki, a więc nie miało cech reprezentacji.
Czytaj więcej
Czy nabycie samochodu może być tak proste, jak zamówienie sprzętu online? O tym, jak wygląda transformacja tego sektora oraz jak należy odpowiedzie...
Jednak należy być ostrożnym, przedsiębiorca powinien zawsze analizować charakter każdego takiego spotkania pod kątem możliwości przypisania mu cech reprezentacji. Organy podatkowe rozumieją bowiem to pojęcie szeroko i nader chętnie wyrzucają z kosztów wszystko, co choćby w małym stopniu nosi znamiona reprezentacji.
—Hanna Kozłowska doktor nauk ekonomicznych, biegły rewident i doradca podatkowy w KDA Grupa Sarnowski i Wiśniewski w Poznaniu
