Kiedy trzeba zwrócić ulgę na zakup kasy fiskalnej

W ściśle określonych sytuacjach podatnicy są zobowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Stanie się tak, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie zgłaszają kasy w obowiązującym terminie do  obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis.

Ulgę trzeba zwrócić również wtedy, gdy podatnik naruszy warunki związane z odliczeniem kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Przykład

Podatnik rozpoczął działalność gospodarczą w  październiku  2009, rejestrował obrót w dwóch kasach fiskalnych. Dopełnił wszelkich formalności związanych z zakupem, mógł więc odliczyć poniesione wydatki.

Prowadzona działalność nie przynosiła jednak spodziewanych zysków. W sierpniu 2011 podatnik zdecydował więc o jej likwidacji.

Będzie musiał zwrócić odliczone kwoty, ponieważ nie upłynęły jeszcze trzy lata od momentu rozpoczęcia ewidencjono- wania z użyciem kas fiskalnych.

Kolejne sytuacje, gdy podatnik może być zobowiązany do oddania odliczonych lub zwróconych mu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, określa rozporządzenie z 27 grudnia 2010 w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. § 6, oprócz wspomnianego już przypadku zaprzestania działalności w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania oraz odliczenia z  naruszeniem warunków do tego uprawniających, wymienia otwarcie likwidacji oraz ogłoszenie upadłości firmy.

Gdy zdarzenia te wystąpią w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, to podatnik traci ulgę na zakup kas rejestrujących.

Podobny skutek wywoła sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału) w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania –  jeśli następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży, o  której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (a więc na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych).

Przekształcenie firmy

Ulgi nie utraci się natomiast w razie przekształcenia działalności gospodarczej prowadzonej np. przez osobę fizyczną w spółkę jawną. I to nawet jeśli kasy fiskalne wykorzystywane były krócej niż trzy lata od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania.

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z  31 sierpnia 2005 (PPB2-4407/I/35/2005).

Wynika z  niej, że na mocy art. 93a § 1 ordynacji podatkowej osoba prawna zawiązana (powstała) w wyniku przekształcenia innej osoby prawnej lub przekształcenia spółki niemającej osobowości prawnej wstępuje we wszelkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki przekształcanej osoby lub spółki.

Zasadę tę, na podstawie art. 93a § 2 pkt 2 wspomnianej ustawy, stosuje się odpowiednio do spółki niemającej osobowości prawnej, do której osoba fizyczna wniosła na pokrycie udziału wkład w postaci swojego przedsiębiorstwa.

Zdaniem izby „możliwe jest dalsze używanie kas należących do przedsiębiorstwa osoby fizycznej pod warunkiem ich przeprogramowania”. Jeśli jednak podatnik podejmie decyzję o zaprzestaniu używania tych kas albo o ich wymianie, będzie musiał zwrócić ulgę.

Kradzież to nie usprawiedliwienie

Ulgę trzeba oddać również wtedy, gdy kasa fiskalna zostanie skradziona lub podatnik utraci ją na skutek innego zdarzenia losowego.

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w  Gdańsku z 13 października  2006 (PI/443-33/06/Z/09).

Podatnik otrzymał zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej zamontowanej w taksówce. Kasa ta została jednak skradziona przed  upływem trzech lat użytkowania. Ponieważ przepisy nie definiują pojęcia „zaprzestanie użytkowania”, zdaniem izby trzeba odwołać się do definicji ze słownika języka polskiego.

„Zgodnie z tym słownikiem wyraz »używać« oznacza posłużyć się czymś, zastosować coś jako środek, narzędzie, natomiast wyrażenie »zaprzestać« oznacza przerwać jakąś czynność, zaniechać robienia czegoś” – czytamy w interpretacji.

Zdaniem organu podatkowego „termin »zaprzestanie użytkowania« odzwierciedla sytuację, w jakiej znajduje się wnioskujący, bez względu na to czy zaprzestanie użytkowania było wynikiem nieumyślnego zdarzenia losowego, czy też wynikało bezpośrednio z zaplanowanego działania”.

Oznacza to, że podatnik zobowiązany jest do zwrotu otrzymanej ulgi, bo zaprzestał użytkowania kasy fiskalnej przed upływem trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania.

Podobnie wynika z wcześniejszej interpretacji Urzędu Skarbowego w Gorzowie Wielkopolskim (pismo z 5 lipca  2004, PP-4412/446/04). W takim wypadku nie dosyć, że podatnik będzie musiał zwrócić odliczone wcześniej kwoty, to jeszcze dodatkowo musi kupić kolejną kasę fiskalną. I tu niespodzianka.

Z ulgi nie skorzysta. Dlatego że warunkiem odliczenia jest złożenie przez podatnika w urzędzie skarbowym, przed terminem ewidencjonowania, pisemnego oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania do ewidencjonowania. Warunku tego – w przypadku zakupu kolejnej kasy – podatnik nie spełnia.

Kiedy dopełnić obowiązków

Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących odnosi się tylko do tych kas, w wypadku których wystąpiły zdarzenia skutkujące utratą ulgi. Jeśli zatem podatnik zainstalował np. trzy kasy, odliczył wydatki, a tylko jedną mu skradziono, to zwróci ulgę za tę jedną kasę fiskalną.

Zwrotu należy dokonać na  rachunek właściwego urzędu skarbowego. Trzeba to zrobić w terminie:

• do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające taki zwrot (jeżeli podatnik rozlicza podatek za  okresy miesięczne), lub kwartale (gdy rozlicza podatek za okresy kwartalne),

• do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot (w  przypadku podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub podatników zwolnionych od podatku).