Rozliczanie firmowych towarów na cele osobiste

- Prowadzę hurtownię z materiałami budowlanymi. Podatek dochodowy rozliczam na podstawie księgi przychodów i rozchodów (dalej KPiR). Jestem też podatnikiem VAT. Towary ze sklepu chciałbym przekazać na budowę swojego prywatnego domu. Czy mogę pobrać materiały ze sklepu? Jak tę czynność udokumentować?

– pyta czytelnik.

Przepisy nie zabraniają przekazania towaru handlowego na prywatne cele przedsiębiorcy. Przedsiębiorca może pobrać materiały budowlane z własnej firmy, ale czynność tę powinien prawidłowo rozliczyć na gruncie podatku dochodowego i VAT.

Trzeba skorygować koszty

Przekazanie towaru handlowego na potrzeby prywatne spowoduje zmianę jego kwalifikacji. Kwota wydana na jego zakup stanie się wydatkiem, który nie jest kosztem uzyskania przychodu. Należy ją więc wyksięgować z kolumny 10 (KPiR) „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”.

Zapisu należy dokonać ze znakiem minus bądź kolorem czerwonym. Dodatkowe uwagi lub adnotacje, dotyczące zdarzenia gospodarczego, podatnik może, choć nie ma takiego obowiązku, zamieścić w kolumnie 16 księgi „Uwagi”.

Rozporządzenie z 26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)

nie wskazuje, na podstawie jakiego dokumentu księgowego należy zewidencjonować pobranie towaru na własne potrzeby.

Jeśli czynność ta będzie opodatkowana VAT, to może nim być faktura wewnętrzna. § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie KPiR mówi bowiem, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Warto przy tym podkreślić, że w księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorca musi skorygować cenę nabycia. Kwota wynikająca z faktury wewnętrznej może się od niej różnić. Wtedy trzeba różnicę tę wyjaśnić w poz. 16 KPiR.

Inna możliwość to wystawienie dokumentu księgowego, o którym mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie KPiR.

Dokument księgowy

Musi być to dokument stwierdzający fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dokument taki powinien zawierać:

- dane wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,

- numer i datę wystawienia oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej.

Jeżeli data operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podać ją raz. Dokument powinien określać przedmiot operacji gospodarczej. Przedsiębiorca musi podać ilość i wartość pobranych towarów.

Dokument musi być podpisany. Jeżeli w okresie rozliczeniowym przedsiębiorca kilka razy pobiera towar, to warto wystawić jeden dokument na koniec miesiąca. W jego treści należy wtedy wskazać kolejne daty przekazania towarów na cele osobiste w danym miesiącu.

Podatnik powinien ująć dowód księgowy w KPiR w dacie jego wystawienia.

Przekazanie towarów handlowych na własne potrzeby podatnika nie jest dla niego przychodem. Nie ciążą więc na nim inne obowiązki związane z rozliczaniem podatku dochodowego od osób fizycznych.

Potwierdzenie przekazania

Przy zakupie towaru handlowego podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego. Niezależnie od tego czy przedsiębiorca z tego prawa skorzystał czy nie, przekazanie towaru na własne potrzeby wymaga wykazania podatku należnego. Obowiązek ten wynika z art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Według tego przepisu nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele osobiste podatnika traktowane jest jako odpłatna dostawa towarów. Czynność taka jest więc opodatkowana VAT.

Przekazanie towaru na cele osobiste należy udokumentować fakturą wewnętrzną. Podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów (bez podatku) określona w momencie dostawy tych towarów. W praktyce oznacza to, że to wartość rynkowa w momencie pobrania towaru na cele osobiste.

Obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych. Co do zasady VAT należy rozliczyć albo w momencie przekazania towaru, albo w momencie udokumentowania zdarzenia fakturą wewnętrzną. Podatnik za dany okres rozliczeniowy, np. cały miesiąc, może wystawić jedną fakturę wewnętrzną.

Czy ująć w kasie fiskalnej

Przekazania towarów na własne potrzeby nie trzeba ujmować w kasie fiskalnej. Czynność ta jest bowiem zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. Zwolnienie wynika § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 lipca 2010 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU nr 138, poz. 930).

Co prawda wystawienie w takiej sytuacji paragonu nie powinno narazić podatnika na żadne sankcje, ale skomplikuje jego rozliczenia z fiskusem. Pojawi się bowiem problem, na podstawie jakiego dokumentu rozliczyć VAT? Powinna to być faktura wewnętrzna.

Oznacza to, że podatnik ma obowiązek zaksięgować ją w rejestrach VAT. Aby ta sama czynność nie była dwukrotnie opodatkowana VAT, konieczna będzie korekta raportu kasowego. To nie koniec komplikacji. Przedsiębiorca będzie również musiał skorygować przychody dla celów PIT o wartość paragonu dokumentującego przekazanie.

Aby tego uniknąć, lepiej więc nie ujmować w kasie fiskalnej przekazania towarów na prywatne potrzeby.

Bez zwrotu VAT

Pobierając materiały budowlane z własnego składu budowlanego, inwestor traci prawo do zwrotu wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym. Podatnik sam dla siebie nie może bowiem wystawić faktury sprzedaży.

Jeśli to zrobi, będzie to czynność prawnie bezskuteczna. Wystawiona dla celów rozliczenia VAT faktura wewnętrzna również nie uprawnia do wystąpienia z wnioskiem VZM-1.

Przed przekazaniem towaru na własne potrzeby inwestor musi więc ocenić, czy mu się to opłaca: czy lepiej kupić towary w atrakcyjnej cenie jako przedsiębiorca, czy też korzystniejsze jest nabycie ich nieco drożej jako odbiorca detaliczny i uzyskanie prawa do zwrotu VAT. Dylematy te oczywiście nie dotyczą towarów, których zwrot VAT nie obejmuje.

Więcej w serwisie:

Dobra Firma

»

Podatki i księgi

»