Problem mają zwłaszcza ci, którzy korzystają z programów księgowych niepozwalających na wpisanie faktury miesiąc wstecz, z datą jej wystawienia.
Organy podatkowe interpretują przepisy tak, jak wynika to z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT: za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
To, że faktura trafia do firmy często w miesiącu następnym po miesiącu jej wystawienia, jest już zmartwieniem podatników.
- W jakiej dacie należy księgować w podatkowej księdze przy- chodów i rozchodów zakup towarów handlowych, gdy towar dostarczono do firmy wraz z fakturą tego samego dnia, a z jaką, gdy przyszedł wcześniej niż faktura?
– pyta czytelnik.
Zasadą jest, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych trzeba wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.; w skrócie rozporządzenie).
Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (załącznik nr 1 do rozporządzenia):
- w kolumnie 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego pod- stawę dokonywania wpisu,
- w kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu (jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur),
- w kolumnie 10 należy wpisywać zakupy materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
Fatura przyjeżdża z zamówieniem
Z jaką datą należy zewidencjonować te zakupy, gdy czytelnik otrzymał towar wraz z fakturą?
O tym decyduje data poniesienia kosztu, czyli art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Dlatego – jak wyjaśniają organy podatkowe – wydatki poniesione na zakup towarów będą kosztem z datą wystawienia faktury.
Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 1 grudnia 2010 (IPPB1/415-825/10-2/ES), dotycząca niemal takiej sytuacji jak przedstawiona przez czytelnika.
Powołując się na art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, izba wyjaśniła: „w przedstawionym stanie faktycznym zaksięgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonać w dniu otrzymania towarów oraz faktury, wpisując w kolumnie 2 datę wystawienia faktury.
Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów «Uwagi» należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem".
Najpierw dokument sprzedaży
Tak samo należy zaksięgować zakup, gdy podatnik otrzymuje fakturę wcześniej niż towar. Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 21 grudnia 2010 (IBPBI/1/ 415-960/10/SK):
„zapisu dotyczącego poniesienia wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów, należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu wystawienia faktur, o ile wnioskodawca dysponował już wtedy tymi fakturami".
To ostatnie zastrzeżenie wynika z tego, że w praktyce rzadko spotyka się, by odbiorca otrzymał fakturę w tym samym dniu, kiedy została wystawiona. Najczęściej dostaje ją później. W takiej sytuacji – zakładając, że nadal jest to data wcześniejsza niż dzień otrzymania towaru – „zapisu dotyczącego poniesienia tych wydatków należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w oparciu o otrzymane faktury w dniu ich otrzymania (...)
Przy czym w kolumnie 2 księgi wpisać należy daty zdarzenia gospodarczego, tj. wystawienia faktur, gdyż to one, co do zasady, dokumentują zdarzenia gospodarcze, których dotyczą. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów «Uwagi» należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisów z opóźnieniem" – wyjaśniła katowicka izba.
Podobnie odpowiedziała Izba Skarbowa w Warszawie (interpretacja z 5 maja 2010, IPPB1/415-244/10-2/AM), przywołując dodatkowo przepisy o spisie z natury; one również potwierdzają, że towar – aby został zaksięgowany – nie musi być otrzymany:
„W sytuacji kiedy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego została wystawiona przed dostawą towaru (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę), to w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów «Data zdarzenia gospodarczego» należy wpisać datę wystawienia faktury. Data wystawienia faktury jest datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu.
Należy jednocześnie zauważyć, że stosownie do § 28 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika".
Organy żądają korekty
W praktyce jednak nie jest to takie proste i oczywiste.
- W jakiej dacie mam zaksięgować zakup towarów handlo- wych dostarczonych np. 21 lipca wraz z fakturą wystawioną w poprzednim miesiącu?
Jeżeli będę postępował zgodnie ze stanowiskiem Izby Skarbowej w Warszawie, to wpisanie w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów daty np. 20 czerwca nie zmieni przecież faktu, że ten koszt będzie potrącony w lipcu.
Żaden z programów księgowych, z których dotychczas korzystałem, nie pozwala na wpisanie w kolumnie 2 daty z poprzedniego miesiąca
– pisze czytelnik.
Niestety, w takiej sytuacji organy podatkowe każą korygować koszty. „Zachodzi więc konieczność dokonania stosownej korekty kosztów uzyskania przychodów za okres, którego faktury dotyczą" – wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 21 grudnia 2010.
Gdy dostawa jest pierwsza
A co w sytuacji, gdyby czytelnik najpierw otrzymał towar i dopiero potem fakturę?
Musimy pamiętać o wspomnianej na wstępie zasadzie, że zakup towarów handlowych należy wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Dlatego, jak wyjaśnił Pierwszy Urząd Skarbowy w Rzeszowie w postanowieniu z 1 sierpnia 2007 (I.US.I-415-32/07): „w przypadku wcześniejszego otrzymania towaru niż faktury podstawą zapisu w księdze jest szczegółowo określony w § 16 ust. 1 rozporządzenia opis towaru".
Podobnie zinterpretował tę sytuację Urząd Skarbowy Kraków-Prądnik (postanowienie z 24 maja 2007, PB1/415- 27/ 07): „zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych ujmuje się w księdze podatkowej przychodów i rozchodów: w dacie faktycznego otrzymania towaru gdy czynność ta następuje przed datą wystawienia faktury – w takim przypadku podstawą księgowania będzie dokument sporządzony przez podatnika lub specyfikacja towarów wystawiona przez dostawcę (...)".
Nie zmienia to jednak faktu, że momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury.
Dlatego „w przypadku jeżeli podatnik otrzymał fakturę później niż widniejąca na niej data wystawienia, a w międzyczasie dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, należy w księdze podatkowej w kol.
«Data zdarzenia gospodarczego» wpisać datę wystawienia faktury, przy czym faktura ta zostanie wpisana w dniu jej faktycznego otrzymania. W kol. «Uwagi» można wpisać adnotację wyjaśniającą przyczynę braku chronologii w księdze związaną z późniejszym otrzymaniem, a tym samym ujęciem danej faktury w księdze podatkowej" – wyjaśnił Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie (postanowienie z 31 maja 2007, P2/ 415-14/07).
Urząd podkreślił przy tym, że nieprawidłowa jest praktyka zbierania wszystkich faktur, układania ich w kolejności według dat wystawienia i dokonywania zapisu tych faktur w księdze po zakończeniu miesiąca.
„Postępowanie takie narusza bowiem przepis cytowanego rozporządzenia o dokonywaniu wpisów do księgi jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym".
Kiedy ująć dowód wewnętrzny
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy dokumentują wydatki wystawianymi na siebie samych dowodami wewnętrznymi, mają koszt podatkowy wtedy, gdy wystawią ten dowód. Kiedy zatem mają go wystawić?
Z taką sytuacją spotykamy się choćby wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi firmę we własnym domu lub mieszkaniu i ustala, które wydatki na rozmowy telefoniczne, na zakup wody, prądu, gazu, ogrzewania itd. są związane z działalnością gospodarczą, a które z prywatnym zużyciem. W takiej sytuacji musi sięgnąć po faktury otrzymane od dostawców tych mediów i na ich podstawie wystawić sobie dowód wewnętrzny. Dokument ten posłuży do zaksięgowania kosztu w księdze podatkowej.
Powstaje pytanie, kiedy w takiej sytuacji podatnik ponosi koszt. Czy w dacie wystawienia faktury (na podstawie której wystawia dowód wewnętrzny), czy w dacie jej otrzymania? A może w dacie każdorazowej płatności wynikającej z faktury (z reguły faktury za usługi ciągłe są wystawiane z góry za dłuższy okres, na przykład za pół roku)? Czy jednak w dacie faktycznej zapłaty?
Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT mówi tylko, że u podatników prowadzących księgę podatkową za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu (np. dowodu wewnętrznego) stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Pewne jest więc tylko to, że nie jest tu ważny moment faktycznej zapłaty.
Ale który inny? O ile sprawa jest jeszcze w miarę prosta z fakturami i rachunkami (za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień ich wystawienia przez dostawcę lub usługodawcę), o tyle staje się kłopotliwa, gdy podatnik sam sobie wystawia dowód wewnętrzny.
Ponieważ przepisy podatkowe w ogóle tego nie regulują, zadaliśmy pytanie Ministerstwu Finansów. Z odpowiedzi resortu finansów wynika, że decydujący jest moment wystawienia faktury przez dostawcę lub usługobiorcę.
„W przypadku wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. (...) podatnik chcący zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z opłatami za usługi ciągłe (np. prąd, gaz) ujmuje je w kosztach zgodnie z datą wystawienia faktury za te usługi.
Natomiast dowód wewnętrzny dotyczący tych usług w części przypadającej na działalność gospodarczą podatnik również sporządza w dacie wystawienia faktury stanowiącej podstawę do jego sporządzenia" – odpowiedział resort finansów.
Niestety, dla przedsiębiorców może to oznaczać, że dowód wewnętrzny wystawiony np. w lipcu, na podstawie faktury wystawionej przez dostawcę w czerwcu, będzie – zgodnie z wyjaśnieniami MF – dokumentować koszt czerwcowy.
Zatem trzeba będzie skorygować zapis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wiele systemów komputerowych nie pozwala na wpisanie dowodu do zbioru dokumentów dotyczących poprzedniego, już zamkniętego, miesiąca.
Czytaj również:
Zobacz serwisy:
PIT i CIT » Koszty » Kiedy potrącić koszt
