Zachowanie należytej staranności dla celów VAT wymaga dokładnej weryfikacji kontrahenta, co może być kłopotliwe dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, proponuje wdrożenie białej listy podatników, stanowiącej wykaz niezbędnych danych służących weryfikacji podatnika VAT w jednym miejscu. Biała lista podatników VAT będzie dostępna prawdopodobnie od 1 września 2019 r., ale wraz z jej wprowadzeniem podatnicy zyskają również nowe obowiązki.
Czytaj także: Split payment - VAT: problemy podatników w praktyce
Dostępne dane
Biała lista podatników VAT to wykaz informacji dotyczących płatników, prowadzony w formie elektronicznej przez szefa KAS. Zastąpi ona trzy obecnie obowiązujące wykazy podatników:
- zarejestrowanych do VAT,
- wykreślonych z rejestru VAT,
- przywróconych do rejestru VAT.
Biała lista podatników to narzędzie służące weryfikacji przyszłego kontrahenta, które ma umożliwić spełniania przesłanek o zachowaniu należytej staranności przedsiębiorców w VAT. Utworzenie jednej bazy, w której zostaną zawarte wszelkie informacje dotyczące podatników VAT, znacząco ułatwi proces weryfikacji oraz pozyskania informacji o innych podmiotach gospodarczych. Sam sposób wyszukiwania danych zostanie znacznie uproszczony, będzie on bowiem możliwy nie tylko według numeru NIP, jak do tej pory, ale także według fragmentu nazwy (nazwiska) wyszukiwanego podmiotu.
Biała lista podatników VAT będzie zawierała następujące dane o płatnikach:
1. firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
2. numer, za którego pomocą podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
3. REGON, o ile został nadany;
4. PESEL, o ile podmiot go posiada;
5. numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
6. adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
7. adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności w odniesieniu do osoby fizycznej;
8. imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
9. imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;(...)
Autorka jest ekspertem wFirma.pl
10. imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
11. daty rejestracji, odmowy rejestracji, albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
12. podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
13. numery rachunków rozliczeniowych - wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Przedsiębiorca będzie mógł sprawdzić dane kontrahenta za okres do pięciu lat wstecz. Ponadto, dane podatników skreślonych lub niezarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, będą usuwane po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce jedno z tych zdarzeń.
Termin wdrożenia
Biała lista podatników zostanie wdrożona na podstawie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która jest teraz na etapie projektu. Jej wdrożenie planuje się na 1 września 2019 r. Po opublikowaniu lista będzie dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Wdrożenie białej listy podatników VAT w znaczący sposób usprawni procedurę weryfikacji potencjalnych i obecnych kontrahentów, z którymi przedsiębiorcy zawierają transakcję. Wszystkie dane w niej zawarte będą bowiem dostępne w jednym miejscu, a sposób wyszukiwania zostanie znacznie usprawniony.
Nowe obowiązki
Oprócz niepodważalnych korzyści, biała lista podatników oznacza również nowe obowiązki, a nawet sankcje wobec czynnych podatników VAT. Ponieważ w wykazie podatników zostały zamieszczone numery rachunków bankowych, przedsiębiorca będzie miał obowiązek przed wykonaniem przelewu do danego kontrahenta każdorazowo sprawdzać czy dany rachunek bankowy jest zgodny z numerem opublikowanym na białej liście podatników.
Poza koniecznością weryfikacji numeru rachunku bankowego kontrahenta, wprowadzono dodatkowe ograniczenie dla przelewów o wartości powyżej 15 tys. zł. Płacąc na rachunek bankowy kontrahenta, który nie znajduje się na białej liście podatników, przedsiębiorca nie będzie miał prawa do zaliczenia takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodu. Ponadto, jeśli sprzedawca nie odprowadzi z tytułu takiej transakcji VAT, wówczas nabywca będzie solidarnie odpowiedzialny wraz z kontrahentem.
Przepisy będą obowiązywały dopiero od 1 stycznia 2020 r. i mają doprowadzić do ograniczenia wpłat na prywatne rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe przedsiębiorców, w przypadku których nie stosuje się modelu podzielonej płatności (split payment).
Uwaga! Podatnik może uniknąć solidarnej odpowiedzialności oraz wyłączenia wydatku opłaconego powyżej 15 tys. zł z kosztów uzyskania przychodów, jeśli w ciągu trzech dni od nadania błędnego przelewu, zawiadomi naczelnika urzędu skarbowego, właściwego dla sprzedawcy, o zaistniałym zdarzeniu.Jeśli płatność będzie przekazana na inny rachunek bankowy niż wskazany na liście, jednak zastosowany zostanie model split payment, wówczas podatnik uniknie przykrych konsekwencji bez konieczności zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego.
Biała lista podatników VAT będzie zawierała numery rachunków bankowych, udostępnione przez System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR). Ministerstwo Finansów planuje również przekazanie informacji o rachunkach rozliczeniowych podatników VAT instytucjom finansowym (bankom, SKOK-om), w celu umożliwienia stworzenia narzędzi, pozwalających na automatyczne sprawdzenie czy przelew wykonywany jest na właściwy rachunek bankowy przedsiębiorcy. Jednak samo wprowadzenie takiego udogodnienia będzie leżało po stronie banków.
Jak będą aktualizowane dane
Pierwotny projekt ustawy zakładał, że biała lista podatników będzie aktualizowana codziennie, w ściśle określonych ramach czasowych. Najnowsza wersja projektu ustawy w dalszym ciągu zakłada codzienną aktualizację rejestru, jednak nie wskazuje dokładnych przedziałów czasowych. Przedsiębiorca, który będzie sprawdzał kontrahenta, otrzyma jednocześnie informację o dacie i godzinie dokonania takiego sprawdzenia. Jeżeli dzień zlecenia przelewu okaże się zgodny z datą sprawdzenia rachunku na liście, wówczas nie będzie wątpliwości, że przelewu został wykonany na prawidłowy rachunek bankowy kontrahenta. Gdyby na moment weryfikacji dane zawarte na białej liście podatników nie były aktualne, przedsiębiorca robiący przelew na nieaktualny rachunek bankowy nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji.
Dodatkowo, jeśli dane znajdujące się w wykazie okażą się błędne, podatnicy będą mieli możliwość wnioskowania o sprostowanie lub usunięcie wadliwych danych. Wniosek wraz z uzasadnieniem, będzie przesyłany do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Autorka jest ekspertem wFirma.pl
