Podróż służbowa może być krajowa albo zagraniczna, a pracownikowi przebywającemu w takiej delegacji przysługują diety i zwrot wydatków na:
- przejazdy,
- noclegi,
- dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz
- inne udokumentowane cele.
Dieta przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków związanych z posiłkami i przysługuje w wysokości określonej w odrębnych przepisach. W zależności od tego gdzie podróż służbowa się odbywa (na terenie kraju czy za granicą), chodzi tu o rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie
Uwaga!
Pracodawcy spoza sfery budżetowej stosują ich regulacje, jeśli sami nie określili zasad rozliczania podróży służbowych. A gdy to zrobią, to diet i tak nie mogą ustalić na niższym poziomie niż określona w rozporządzeniu o podróżach krajowych.
Składki i podatki
Przychód z tytułu diet i innych należności za czas podróży jest nieopodatkowany do wysokości określonej w odrębnych przepisach prawa pracy, dotyczących wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami.
Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307, dalej ustawa o PIT). Zwolnienie dotyczy również składek ZUS.
W kraju…
Pełna dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie krajowej podróży służbowej wynosi 23 zł i przysługuje za delegację, która nie przekracza doby i trwa ponad 12 godzin.
Połowę jej wartości płacimy wtedy, gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin. Jeżeli natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – połowa diety,
- ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje wcale m.in. wtedy, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie oraz za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Jeżeli w trakcie delegacji pracownik nocował, to przysługuje mu jeszcze zwrot kosztów noclegu w hotelu lub obiekcie świadczącym usługi hotelarskie udokumentowany rachunkiem. Jeśli delegowany nie dysponuje takim dokumentem, to zwrot kosztów noclegu polega na wypłaceniu ryczałtu w wysokości 150 proc. diety.
Zdarza się też, że delegacja trwa więcej niż dziesięć dni. Wtedy pracownik może w dni wolne dojeżdżać do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy.
…i za granicą
Wysokość diet za zagraniczną podróż służbową zależy od państwa docelowego, a ich poziom można znaleźć dla poszczególnych krajów w tabeli będącej załącznikiem do rozporządzenia o podróżach poza granicami kraju.
Przy obliczaniu, ile pracownikowi ich wypłacić, stosuje się następujące zasady:
- za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za niepełną dobę:
– do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
– ponad 8 – 12 godzin – 1/2 diety,
– ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:
- śniadanie – 15 proc. diety,
- obiad – 30 proc. diety,
- kolacja – 30 proc. diety,
- inne wydatki – 25 proc. diety.
Jeśli chodzi natomiast o zwrot kosztów noclegu, to przysługuje on do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych, który – tak samo jak w przypadku diet – zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany rachunkiem. A gdy go nie ma, to zwrot wydatków obejmuje 25 proc. limitu.
Pracownikowi przysługuje też ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, a na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Kwoty te nie przysługują, jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu.
Przy każdej delegacji i krajowej, i zagranicznej przed wyjazdem pracownik powinien otrzymać zaliczkę na pokrycie niezbędnych wydatków, którą rozlicza za pomocą rachunków do 14 dni po powrocie. Jeżeli nie było możliwe uzyskanie rachunku, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach jego nieudokumentowania.
Własnym autem
Za zgodą pracodawcy pracownik może odbyć podróż własnym samochodem. Wówczas przysługuje mu kilometrówka. Liczymy ją mnożąc liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr, określoną w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Wynika z niego, że stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi:
- 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc.,
- 0,8358 zł – jeżeli pojemność skokowa silnika jest wyższa,
- 0,2302 zł – dla motocykla,
- 0,1382 zł – dla motoroweru.
Te kwoty ostatni raz były waloryzowane w 2007 r. Zobaczmy zatem, ile w skali czterech lat (2007 – 2011) w związku z rosnącymi cenami benzyny i usług stracił pracownik na krajowych delegacjach pokonanych własnym samochodem.
Przykład
Załóżmy, że samochód pracownika to Renault Megane z silnikiem 1400 dm
3
. Uśrednione spalanie z jazdy w trasie i mieście to 8 l/100 km. Cena benzyny w 2007 r. to 4,32 zł, a w 2011 r. 5,25 zł.
W tych latach pracownik pokonał w podróży służbowej 20 tys. km. Oprócz benzyny utrzymanie samochodu (wydatki m.in. na opony, wymianę oleju, klocki hamulcowe, płyny eksploatacyjne, naprawy etc.) kosztowało go w 2007 r. 3500 zł , a w 2011 r. 4000 zł.
KILOMETRÓWKA
20 tys. km. x 0,8358 zł = 16 716 zł
RZECZYWISTY KOSZT PRZEJAZDU
ROK 2007
8 l : 100 km = 0,08 l na 1 km
0,08 l x 20 tys. km = 1600 l na 20 tys. km
1600 l x 4,32 zł = 6912 zł
Łącznie z eksploatacją samochodu pracownik wydał 10 412 zł.
Różnica między rzeczywistym kosztem a kilometrówką
to 6304 zł (16,716 zł – 10 412 zł).
ROK 2011
8 l : 100 km = 0,08 l na 1 km
0,08 l x 20 tys. km = 1600 l na 20 tys. km
1600 l x 5,25 zł = 8400 zł
Łącznie z eksploatacją samochodu pracownik wydał 12 400 zł.
Różnica między rzeczywistym kosztem a kilometrówką to 4316 zł (16,716 zł – 12 400 zł).
Wartość straty
W skali czterech lat, w związku ze wzrostem cen benzyny i niezmienionymi stawkami kilometrówki, pracownik wyjeżdżający stale w delegacje własnym samochodem stracił 1988 zł (6304 zł zł – 4316 zł).
Czytaj też artykuły:
Zobacz więcej w serwisach:
»
Podróże służbowe i ryczałty samochodowe
»
»
»
»
»
Podróże służbowe i ryczałty samochodowe
»
»
»
»
»
»
»
»
