Posiłki w podróży służbowej bez PIT

- Czy zwrot kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej należy doliczyć do dochodu pracownika?

Przedsiębiorca wysyłający pracownika w podróż służbową jest zobowiązany wypłacić mu za każdą dobę podróży dietę, przeznaczoną na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Wiele firm rezygnuje jednak z wypłacania diet i decyduje się na bezpośrednie finansowanie kosztów całodziennego wyżywienia podróżujących pracowników.

Zazwyczaj faktycznie poniesione wydatki na ten cel są wyższe od diety przysługującej pracownikowi na podstawie przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce stery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju  (obecnie wynosi ona 23 zł za dobę).

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT zwalnia od podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Owe odrębne przepisy znajdziemy m.in. we wspomnianym rozporządzeniu. W myśl jego § 3 pracownikowi z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują:

- diety,

- zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz

- zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przy czym zgodnie z rozporządzeniem dieta pracownikowi nie przysługuje, jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży zagranicznych (również z 19 grudnia 2002):  pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Przy czym, w przypadku podróży zagranicznych, jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Innymi słowy pracodawcy pozostawiono wybór: może on albo zapewnić pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, albo wypłacić mu dietę. Przy czym przepisy w żaden sposób nie ograniczają wysokości kosztów całodziennego wyżywienia zapewnianego pracownikowi w trakcie podróży służbowej.

Wydatki na ten cel powinny być zakwalifikowane do kategorii „innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb”, określonej w rozporządzeniu.

Jednocześnie zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej mieści się w ramach „innych należności za czas podróży służbowej”, o których mowa w ustawie o PIT, a te są objęte zwolnieniem. Zatem w myśl cytowanych przepisów, jeżeli firma bezpośrednio finansuje koszty całodziennego wyżywienia pracownika przebywającego w podróży służbowej a jednocześnie nie wypłaca diet, wartość tych świadczeń nie jest dla pracowników przychodem do opodatkowania.

Przyjęty sposób rozliczania wydatków na wyżywienie pracowników w trakcie podróży służbowej warto określić w regulaminie podróży służbowych.

Lidia Niewiadomska doradca podatkowy, starsza konsultantka w zespole Tax Management & Accounting Services w biurze PwC w Warszawie

Izabela Pawłowicz konsultantka w tym zespole