Jak rozliczać dodatkowe świadczenia dla członków zarządu spółki

Zwracane przez spółkę kapitałową członkom rad nadzorczych, niebędących jej pracownikami (pełniących funkcję na podstawie wyłącznie aktu powołania) – koszty ich zakwaterowania i przejazdu/dojazdu na posiedzenia rady nadzorczej, z miejscowości zamieszkania tych osób do miejscowości, w której mieści się siedziba spółki nie podlegają – według organów podatkowych – zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i ust. 13 pkt 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wolne od PIT są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Wydatki takie, poniesione na rzecz członków rad nadzorczych, są dla nich przychodem podlegającym opodatkowaniu PIT. Nie odbywają oni bowiem podróży, o której mowa w art. 775 § 1 k.p. Podróż to zdarzenie incydentalne, tymczasowe i krótkotrwałe w stosunku do zadania powierzonego członkom rad nadzorczych spółki z tytułu pełnionej przez nich funkcji. Z uwagi na charakter wykonywanej pracy nie można uznać, że członkowie rad nadzorczych podróżując na posiedzenia rady przebywają w podróży. Przejazdy te związane są z pełnioną przez nich funkcją i nie mają charakteru incydentalnego w stosunku do wykonywanych w spółce zadań (por. interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 5 września 2018 r., 0112-KDIL3-1.4011.308.2018.3.IM; z 18 maja 2018 r., 0113-KDIPT2-3.4011.188. 2018.1.PR). Innego zdania są jednak sądy administracyjne (por. wyrok NSA z 30 maja 2018 r., II FSK 1446/16; wyrok WSA w Opolu z 18 lipca 2018 r., I SA/Op 166/18; wyrok WSA w Łodzi z 25 października 2018 r., I SA/Łd 491/18), według których pojęcia podróży osób niebędących pracownikami nie należy utożsamiać z definicją podróży służbowej, odbywanej przez pracowników (zawartą w prawie pracy). W związku z tym, członkowie rady nadzorczej spółki niebędący jej pracownikami mogą korzystać ze zwolnienia od PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, o ile odbywają oni podróż, której celem jest osiągnięcie przychodu. Otrzymane przez nich świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Czytaj także: Interpretacja podatkowa: dojazd na posiedzenie rady nadzorczej to nie podróż

Organy podatkowe nie kwestionują prawa do omawianego zwolnienia dla należności otrzymanych przez członków zarządu (pełniących funkcje na podstawie aktu powołania lub powołania i dodatkowo w oparciu o odrębnie zawartą umowę cywilnoprawną, np. umowę o świadczenie usług zarządzania) tytułem zwrotu wydatków związanych z ich podróżami odbywanymi dla celów służbowych, w ramach przysługującego limitu (por. interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 grudnia 2017 r., 0111-KDIB2-2.4011.290. 2017.2.BF).

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 oraz § 5 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru ww. składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży członków organów spółki w celach służbowych (także dotyczące kosztów ich dojazdów na posiedzenia zarządu/rady nadzorczej), do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przy czym, w przypadku zleceniobiorców (a więc również członków zarządu, którym wynagrodzenie wypłacane jest na podstawie umowy cywilnoprawnej). ZUS zastrzega równocześnie, że wyłączenie należności z tytułu podróży w celu wykonania zlecenia z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych będzie miało zastosowanie jedynie do tych zleceniobiorców, dla których stosowne postanowienia zawartych z nimi umów cywilnoprawnych przewidują zwrot tych należności na zasadach przewidzianych przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej (por. decyzje ZUS oddział w Lublinie: z 24 kwietnia 2018 r., WPI/200000/43/345/2018; z 29 czerwca 2018 r., nr WPI/200000/ 43/668/2018).

Ponadto, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz § 5 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w zw. z art. 5 ust. 2 pkt 2 i 3, art. 7 i art. 8 ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami, podstawy wymiaru ww. składek nie stanowią również:

- odprawy wypłacane członkom zarządu z tytułu rozwiązania umowy o świadczenie usług zarządzania, w tym z tytułu rozwiązania ww. umowy z przyczyn leżących po stronie spółki kapitałowej (w tym również spółki z udziałem publicznym),

- odszkodowania wypłacone członkom zarządu po rozwiązaniu stosunku będącego podstawą pełnienia funkcji zarządzania w spółce z udziałem publicznym (tj. umowy o świadczenie usług zarządzania), na podstawie umowy o zakazie konkurencji (odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji będą natomiast stanowiły podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych w przypadku ich wypłaty byłym członkom zarządu pełniącym funkcję zarządzania w oparciu o umowę cywilnoprawną, tj. na podstawie umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem lub kontrakt menedżerski, jeżeli wypłata taka dokonywana jest przez spółkę kapitałową niebędącą spółką z udziałem publicznym; klauzuli o zakazie konkurencji zamieszczanej – na zasadzie, określonej w art. 3531 k.c., swobody zawierania umów – w treści umowy cywilnoprawnej podpisanej z byłym członkiem zarządu-zleceniobiorcą, po jej ustaniu, nie można utożsamiać z zawieraną między pracodawcą i pracownikiem umową o zakazie konkurencji, w oparciu o art. 1012 k.p., a który to przepis ma odpowiednie zastosowanie w przypadku umów o zakazie konkurencji zawieranych między członkiem zarządu-zleceniobiorcą, a spółką z udziałem publicznym; art. 8 ust. 2 ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami).

Powyższe potwierdzają rozstrzygnięcia ZUS (por. decyzje ZUS oddział w Gdańsku: z 6 czerwca 2018 r., DI/100000/ 43/359/2018; z 9 marca 2017 r., DI/ 100000/43/93/2017). ?