Gra praktykowana od lat pod hasłem: „Kto kogo przechytrzy, urząd podatnika czy podatnik urzędnika”, musi toczyć się według ściśle określonych zasad. Podpowiadam, o czym w takim razie trzeba pamiętać.

[srodtytul]Czy opłaca się gra na zwłokę[/srodtytul]

Przede wszystkim o tym, że kwestia doręczeń pism jest uregulowana w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?id=176376]ordynacji podatkowej[/link] (rozdział V, art. 144 – 154c). To zgodnie z nimi muszą postępować urzędnicy, ale i o nich powinni pamiętać podatnicy, jeśli sami sobie nie chcą zaszkodzić.

Przepisy ordynacji nie pozostawiają wątpliwości: nie zawsze urząd musi udawać się z każdą sprawą do podatnika. Pisma może doręczać przedstawicielowi lub pełnomocnikowi, jeśli podatnik takiego ustanowił.

Nawet wtedy, gdy podatnik ma kilku pełnomocników, urzędowe pismo do niego dotrze. Jeśli bowiem nie wyznaczył jednego z nich do przyjmowania pism urzędowych, to urząd może doręczyć pismo jednemu z pełnomocników.

Zdarza się, że dla opóźnienia działań organów podatnicy zmieniają pełnomocników albo zmieniają adresy. Wszystko po to, aby korespondencja z urzędu nie dotarła na czas. Taka praktyka przynosi pewne efekty, ale tylko do czasu. Ponieważ to na podatniku (jako stronie postępowania), jego przedstawicielu i pełnomocniku spoczywa obowiązek poinformowania urzędu o zmianie adresu, także tego elektronicznego, jeżeli podatnik zgodził się na taką formę doręczania mu pism.

Ci, którzy tego nie dopilnują lub celowo zaniedbają ten obowiązek, muszą się liczyć z tym, że w myśl art. 146 § 2 ordynacji pismo zostanie uznane za doręczone pod dotychczasowym adresem. Co więcej, ślad po tym zdarzeniu nie zniknie, bo pismo zostanie dołączone do akt sprawy.

Taki sam skutek (jeśli chodzi o uznanie pisma za doręczone) będzie miało podawanie organom podatkowym fikcyjnych adresów siedziby firmy. Jeśli bowiem w myśl art. 151a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?id=176376]ordynacji podatkowej [/link]okaże się, że podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i organ nie może ustalić miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, wówczas – jak mówi przepis – pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

W ten sposób podatnicy grający na zwłokę mogą sami siebie pozbawić przysługujących im praw, których realizacja uzależniona jest od dochowania ustawowego terminu, np. prawa do złożenia korekty deklaracji podatkowej, wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli czy chociażby odwołania się od decyzji urzędu.

[srodtytul]W pracy lub w domu[/srodtytul]

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku osób fizycznych, także tych prowadzących własny biznes. Urząd skarbowy ma obowiązek doręczyć takiej osobie pismo w miejscu zamieszkania lub w miejscu pracy. Może to zrobić również w siedzibie organu podatkowego.

Jednak i w tym przypadku próby opóźnienia doręczenia niekorzystnego pisma mogą nie wyjść na dobre podatnikowi. Pismo może bowiem trafić do podatnika drogą okrężną: przez pełnoletniego domownika (za pokwitowaniem), sąsiada czy dozorcę domu, jeśli zobowiążą się do oddania pisma adresatowi. Może też zostać przesyłane pocztą. I tu nie pomoże niepodejmowanie awiza z poczty.

Ponieważ w urzędzie pocztowym pismo fiskusa będzie czekało na odbiór przez podatnika przez 14 dni. W tym czasie podatnik będzie o tym fakcie powiadamiany dwukrotnie.

Stosowną informację może znaleźć nawet na drzwiach mieszkania, biura lub innego pomieszczenia, w którym wykonuje swoje czynności zawodowe (np. na drzwiach do salonu fryzjerskiego czy zakładu zegarmistrzowskiego), albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

I w tym przypadku pismo zostanie uznane za doręczone, jeśli adresat nie odbierze go ostatniego, 14. dnia (art. 150 § 2 ordynacji).

[srodtytul]Nie każda recepcjonistka odbierze[/srodtytul]

Nie jest tajemnicą, że każde pojawienie się pracowników urzędu skarbowego czy UKS w firmie paraliżuje pracowników. Jeśli do tego doda się zachowanie przedstawicieli fiskusa, którzy nierzadko na pierwszym lepszym pracowniku spotkanym na korytarzu firmy starają się wymusić potwierdzenie odbioru urzędowego pisma, to kłopoty murowane.

O czym zatem powinni pamiętać przedsiębiorcy?

Przede wszystkim o wyznaczeniu osoby w firmie, która będzie upoważniona do odbioru korespondencji. Takiej, która będzie odpowiedzialna i nie zagubi przekazanej jej korespondencji, co z kolei mogłoby mieć opłakane skutki dla pracodawcy.

Warto też o tym fakcie poinformować pozostałych pracowników, przestrzegając ich przed podpisywaniem czegokolwiek i komukolwiek, nawet z dobrego serca.

[ramka][b]Skuteczne tylko gdy jest zgodne z prawem[/b]

Według dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, żeby doręczenie można było uznać za skuteczne, istnieć muszą niezbite dowody, że doręczyciel wykonał obowiązki, jakie w tym zakresie obciążają go z mocy prawa. Wszelkie natomiast uchybienia w realizacji tych czynności, w tym uchybienia doręczycieli zewnętrznych (np. poczty), stanowią przeszkodę dla przyjęcia, iż doręczenie zostało dokonane.

Organ dokonujący doręczenia, który w tym zakresie wyręcza się osobami trzecimi, przejmuje bowiem odpowiedzialność za ich działania na zasadzie ryzyka, przez co fakt, iż nie ma on wpływu na działania tych osób (instytucji), nie ma jakiegokolwiek znaczenia dla oceny prawidłowości doręczenia.

Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują w takich przypadkach zwolnienia organu z procesowych konsekwencji braku doręczenia w sposób prawem określony. Skutki doręczenia są zaś zbyt daleko idące, aby w tym zakresie pozostawić jakikolwiek margines dowolności czy też niepewności[b] (por. wyrok NSA w Warszawie z 10 marca 2010 r., I FSK 220/09).[/b][/ramka]

[ramka][b]WAŻNE [/b]

Nawet odmowa przyjęcia pisma przez adresata (gdy za pokwitowaniem doręcza je poczta czy pracownik skarbówki) nie przeszkodzi w uznaniu go za doręczone.

I to w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata. Tak mówi art. 153 § 2 ordynacji.[/ramka]

[ramka][b]Gdy jest po czasie, pomoże wniosek o przywrócenie terminu

Komentuje Zofia Kluźniak, biegły rewident w kancelarii Contra[/b]

Gros problemów związanych z doręczaniem pism wynika z faktu, iż ludzie po prostu nie czytają tego, co podpisują.

To podstawowy błąd, jaki popełniamy. Błędy popełniają też doręczający, np. listonosze, biorąc pokwitowanie od niepełnoletnich dzieci pod nieobecność rodziców w domu. Problematyczne jest także przekazywanie pism urzędowych sąsiadom czy dozorcom.

Zwłaszcza że są przypadki, kiedy osoby te, nawet nie czytając tego, pod czym się podpisały, i nawet nie zdając sobie sprawy z powagi sytuacji i ważności dokumentu, który zobowiązały się doręczyć, później gubiły pisma lub zapominały je przekazać adresatowi.

W takich sytuacjach osobiście radzę jak najszybciej napisać wniosek o przywrócenie terminu – w zależności od tego, czego dotyczyło pismo – albo na złożenie odwołania od decyzji, albo np. złożenie zażalenia czy skargi.

Koniecznie razem z wnioskiem o przywrócenie terminu należy złożyć również odwołanie. Niedołączenie do wniosku o przywrócenie terminu odwołania to podstawowy błąd popełniany przez podatników.

Przy niewłaściwym doręczeniu pisma urzędowego wskazane jest też dołączenie oświadczenia dozorcy czy sąsiada, w którym potwierdzi, że nie przekazał pisma sąsiadowi lub je wręcz zagubił, bo nie zdawał sobie sprawy z powagi sytuacji. To nie gwarantuje wprawdzie sukcesu, czyli przywrócenia terminu, ale zawsze może zostać pozytywnie odczytane przez rozpatrującego sprawę urzędnika.[/ramka]