Praca przedstawicieli handlowych polega na bezpośrednim dotarciu do klientów. Do ich obowiązków należą osobiste wyjazdy do klientów i poszukiwanie nowych rynków zbytu dla produktów oferowanych przez przedsiębiorstwo. Dlatego często się przemieszczają i przebywają poza siedzibą firmy, co niesie ze sobą koszty przejazdów, zakwaterowania czy posiłków.

[srodtytul]Kodeksowy obowiązek[/srodtytul]

Ogólny obowiązek pracodawcy zwrotu na rzecz pracownika kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej wynika z art. 77[sup]5[/sup] § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]. Zgodnie z nim „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)[/link] diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego.

Trzeba więc rozstrzygnąć, które wyjazdy pracowników uznać można za podróże służbowe, co uzasadniałoby wypłatę diet i innych należności z tego tytułu.

[srodtytul]Ważne, co wynika z umowy[/srodtytul]

W art. 29 § 1 kodeksu pracy nałożono obowiązek określenia miejsca wykonywania pracy przez pracownika w treści umowy o pracę. Zapis ten, przez swoje dość ogólnikowe brzmienie, stał się przedmiotem licznego orzecznictwa Sądu Najwyższego i sądów administracyjnych, ponieważ pojawiały się różnice interpretacyjne dotyczące określenia „miejsca wykonywania pracy”. [b] Wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00)[/b] wskazuje, że „miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym”.

Natomiast uchwała składu [b]siedmiu sędziów SN z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08)[/b] dopuszcza szerokie określenie stałego miejsca wykonywania pracy, jeśli wynika to ze specyfiki i charakteru świadczonej pracy. Warto jednak zaznaczyć, że mimo wszystko musi mieć ono wyraźnie wyznaczone granice.

Ma to duże znaczenie w kontekście umów o pracę przedstawicieli handlowych. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że przemieszczanie się stanowi podstawę ich zatrudnienia, a teren, po którym się poruszają, jest ich miejscem pracy.

[srodtytul]Przychód z pracy[/srodtytul]

Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 25 października 2007 r. (IBP 1/415-39/07/ZK) wyraziła opinię, że „nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Przykładem jest przedstawiciel handlowy spółki, do którego zadań należy zdobywanie klientów na wyznaczonym obszarze kraju”.

Wynika z tego, że gdy pracownikowi ustalono jako miejsce pracy pewien obszar, np. województwo (praca odbywa się na terenie tego województwa i nie jest wówczas podróżą służbową), a spółka zobowiązuje się zwracać pracownikowi równowartość poniesionych przez niego kosztów, na podstawie przedstawionych dokumentów, należy zastanowić się, czy zwrot ten nie będzie dla pracownika przychodem z pracy podlegającym PIT.

[srodtytul]Pracodawca pobierze zaliczkę[/srodtytul]

W kontekście przytoczonych orzeczeń należy stwierdzić, że jeśli umowa o pracę zawarta z przedstawicielem handlowym wskazuje jako miejsce wykonywania pracy geograficznie wyodrębniony obszar kraju, to pracownik będzie w podróży służbowej wyłącznie wtedy, gdy będzie wykonywał zadanie służbowe poza umówionym obszarem.

Pracodawca będzie w tej sytuacji zobowiązany wypłacić mu dietę i inne należności na pokrycie kosztów. Jeśli natomiast będzie się on przemieszczać w ramach swojego miejsca pracy, nie będzie de facto w podróży służbowej. Pracodawca tym samym nie będzie zobowiązany do pokrycia kosztów.

Zatem zwrot kosztów zakwaterowania i posiłków będzie nieodpłatnym świadczeniem pracodawcy na rzecz pracownika, niekorzystającym ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o PIT[/link]. Pracodawca będzie miał tym samym obowiązek doliczyć wartość takiego świadczenia opłaconego za pracownika do jego wynagrodzenia wypłacanego w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT.

[ramka][b]Koszt dla pracodawcy[/b]

Zwrot wydatków ponoszonych na podróże przedstawicieli handlowych, zatrudnionych na umowę o pracę, może być dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu na ogólnych zasadach.

Wydatki te muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i niewymienione w ustawie jako wyłączone z takich kosztów.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi przy tym być poniesiony przez podatnika, definitywny, pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz zostać właściwie udokumentowany.

Przy czym to na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku między poniesionym kosztem i uzyskanym przychodem oraz jego właściwe udokumentowanie.[/ramka]

[ramka][b]Przedstawiciel to też oddział[/b]

Warto również zwrócić uwagę na obowiązek sporządzania deklaracji CIT-ST przez spółki zatrudniające przedstawicieli handlowych.

Art. 28 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893 ]ustawy o CIT[/link] mówi, że „podatnicy posiadający zakłady (oddziały) położone na obszarze jednostki samorządu terytorialnego innej niż właściwa dla ich siedziby są obowiązani składać do urzędu skarbowego w terminie wpłat zaliczek miesięcznych lub kwartalnych oraz załączać do zeznania o wysokości dochodu (straty) informacje, sporządzone zgodnie z odrębnymi przepisami, w celu ustalenia dochodów z tytułu udziału jednostek samorządu terytorialnego we wpływach z podatku dochodowego od osób prawnych”.

Natomiast zakładem (oddziałem) w świetle art. 10 ust. 3 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego jest określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy, położone na obszarze jednostki samorządu terytorialnego innej niż jednostka właściwa dla siedziby podatnika.

Terminy składania przez podatników informacji o zakładach i liczbie osób świadczących w nich pracę oraz wzór informacji CIT-ST określa rozporządzenie ministra finansów z 4 grudnia 2007 r. w sprawie rozliczeń dochodów z tytułu udziału jednostek samorządu terytorialnego we wpływach z podatku dochodowego od osób prawnych.

W praktyce trudności pojawiają się, gdy pracownicy, szczególnie przedstawiciele handlowi, wykonują pracę na terenie kilku jednostek samorządu terytorialnego.

Wyjaśnienie Departamentu Finansów Samorządu Terytorialnego Ministerstwa Finansów (Biuletyn Skarbowy nr 1/2009), poparte indywidualnymi interpretacjami organów podatkowych, wskazuje, że jeśli nie jest możliwe określenie powiatów i gmin, w których przedstawiciel handlowy wykonuje pracę, dochody z tytułu udziałów w CIT powinny być przekazane do jednostek samorządu terytorialnego właściwych dla siedziby pracodawcy.[/ramka]

[i]Autorka jest konsultantką w Departamencie Outsourcingu Rachunkowości Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o.[/i]