Podatnicy często spotykają się z praktycznymi trudnościami i wątpliwościami dotyczącymi poprawności dokonywanych rozliczeń. Przepisy podatkowe wciąż wzbudzają kontrowersje, a organy skarbowe wydają wiele, często sprzecznych ze sobą, interpretacji, co z kolei powoduje, iż prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się ze znacznym ryzykiem fiskalnym.

Nie dziwi zatem to, że jakiekolwiek czynności kontrolne podejmowane przez fiskusa wzbudzają negatywne emocje wśród przedsiębiorców.

Kontakty z urzędami skarbowymi nie kończą się bowiem wyłącznie na składaniu deklaracji i opłacaniu zobowiązań podatkowych z nich wynikających. Każdy przedsiębiorca prędzej czy później spotka się z czynnościami sprawdzającymi, kontrolą podatkową lub skarbową.

Ważne jest zatem, aby odpowiednio wcześnie znać podstawowe prawa i obowiązki kontrolowanego i organów kontrolnych oraz wiedzieć, jak efektywnie przygotować się do kontroli podatkowej.

[srodtytul]Nie każda czynność to kontrola[/srodtytul]

Czynności przeprowadzane przez organy podatkowe mogą mieć różny charakter i nie wszystkie będą wykonywane w ramach kontroli podatkowej. Najmniej sformalizowane pod względem proceduralnym jest przeprowadzenie tzw. czynności sprawdzających.

Dokonuje się ich m.in. w celu sprawdzenia terminowości składania deklaracji oraz wpłacania zadeklarowanych podatków, a także stwierdzenia formalnej poprawności złożonych deklaracji podatkowych. W praktyce z czynnościami sprawdzającymi można się spotkać w przypadku złożenia deklaracji, w której stwierdzono błąd rachunkowy lub inne oczywiste omyłki, bądź w razie stwierdzenia, że deklarację wypełniono niezgodnie z ustalonymi wymogami.

Zakres kontroli podatkowej jest natomiast znacznie szerszy, a sama procedura jej przeprowadzania dużo bardziej sformalizowana. [b]Kontrola podatkowa ma bowiem na celu sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego,[/b] a jej przeprowadzenie wymaga zasadniczo doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli oraz upoważnienia do jej przeprowadzenia.

[srodtytul]Urzędnik uprzedza z wyprzedzeniem...[/srodtytul]

Co do zasady organy podatkowe mają obowiązek zawiadomienia podatnika o zamiarze wszczęcia u niego kontroli podatkowej.[b] Może być ona rozpoczęta nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. [/b]

Jeśli urzędnicy chcą przeprowadzić kontrolę przed upływem siedmiu dni, muszą uzyskać na to zgodę kontrolowanego. Natomiast jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia, konieczne jest ponowne zawiadomienie podatnika.

W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia danej kontroli organ podatkowy zobowiązany jest dokładnie określić jej zakres, czyli wskazać, jakiego podatku oraz jakiego okresu rozliczeniowego będzie ona dotyczyć. To duże usprawnienie dla przedsiębiorców, ponieważ wiedząc o temacie kontroli, mogą się do niej w odpowiedni sposób przygotować.

Ponadto – już w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych – urzędnicy nie mogą zażądać dokumentów niezwiązanych z zakresem kontroli wskazanym w zawiadomieniu.

[srodtytul]... choć nie zawsze musi[/srodtytul]

W niektórych przypadkach organy podatkowe mogą rozpocząć kontrolę bez zawiadomienia. Dzieje się tak np., jeżeli kontrola dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o VAT bądź niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej.

Szczególnym przypadkiem podjęcia kontroli bez konieczności doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej przeprowadzenia jest tzw. kontrola na legitymację. Może ona być wszczęta tylko w ściśle określonych przypadkach, a dodatkowo obwarowano to warunkiem doręczenia kontrolowanemu – nie później niż w terminie trzech dni od dnia wszczęcia kontroli – upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Naruszenie tego terminu powoduje, że dokumenty z czynności kontrolnych dokonanych z naruszeniem obowiązku doręczenia w terminie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli nie mogą być wykorzystane przez organy podatkowe (nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym).

[srodtytul]Czas dla podatnika[/srodtytul]

Okres między doręczeniem zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli a datą jej rozpoczęcia jest czasem, który przedsiębiorca powinien wykorzystać na przygotowanie się do przybycia urzędników.

Przede wszystkim warto zadbać o wyznaczenie konkretnej osoby upoważnionej do reprezentowania podatnika w zakresie kontroli podatkowej. Osoba taka będzie uprawniona m.in. do odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz dokonywania wszelkich czynności kontrolnych. Skuteczne ustanowienie takiego pełnomocnika wymaga zachowania formy pisemnej oraz zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

W oczekiwaniu na urzędników warto również dokładnie przejrzeć i skompletować dokumentację dotyczącą zakresu planowanej kontroli.

A zatem warto sprawdzić, czy dysponujemy kopiami wszystkich deklaracji, posiadamy faktury i inne dokumenty dotyczące okresu, za który prowadzona będzie kontrola (czy przypadkiem nie były potrzebne przed kilkoma miesiącami, np. w dziale inwestycji, czy z tego działu wróciły i zostały wpięte we właściwy segregator), oraz czy skompletowane materiały są tymi, o które mogą prosić urzędnicy (np. umowy zawarte w okresie objętym kontrolą).

[b]Warto także przygotować polskie wersje najważniejszych dokumentów obcojęzycznych dotyczących kontrolowanego obszaru. To przedsiębiorca musi bowiem zadbać o przetłumaczenie sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.[/b]

Jednakże – jeżeli kontrolowany posiada dużo dokumentów obcojęzycznych i są one obszerne – warto przed ich przetłumaczeniem porozmawiać z pracownikami urzędu, które z nich będą wymagane w trakcie kontroli (może to oszczędzić kosztów tłumaczeń).

Dodatkowo warto zawczasu zadbać o zapewnienie kontrolującym osobnego pomieszczenia w firmie oraz poinformowanie pracowników spoza działu finansowego o terminie kontroli i jej zakresie. Często zdarzają się bowiem sytuacje, w których zwykli pracownicy – niewiedzący o trwającej kontroli – proszeni są o składanie wyjaśnień bądź udzielanie informacji.

Zdarza się także, że informacje są uzyskiwane przez urzędników podczas nieformalnych rozmów z pracownikami (np. w kuchni), którzy nie zdają sobie sprawy, że rozmawiają z kontrolującymi.

[ramka][b]Inspektor powinien znać regulamin[/b]

W praktyce u wielu przedsiębiorców pojawia się problem przestrzegania przez pracowników urzędu wewnętrznych procedur obowiązujących w zakładzie kontrolowanego podatnika.

Z problemem tym często spotykają się spółki z branży spożywczej, w których proces produkcyjny wymaga bezwzględnego przestrzegania zasad bezpieczeństwa produkcji, a wstęp kogokolwiek spoza grona osób upoważnionych na teren produkcji jest ściśle zabroniony.

Zgodnie z przepisami kontrolujący są uprawnieni do wstępu na teren jednostki kontrolowanej oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowej, bez potrzeby uzyskiwania przepustki. Urzędnicy nie podlegają również rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie kontrolowanego.

Niemniej nie oznacza to, że pracownicy urzędu mają zupełną dowolność w poruszaniu się po zakładzie kontrolowanego – podlegają oni bowiem przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym w kontrolowanej jednostce.

Warto zatem – tuż po wszczęciu kontroli – zapoznać kontrolujących z regulaminem obowiązującym w zakładzie przedsiębiorcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub wręczyć im pisemną wersję takiego regulaminu.[/ramka]

[ramka][b]Uwaga[/b]

Odmianą kontroli jest kontrola skarbowa przeprowadzana przez pracowników urzędu kontroli skarbowej i uregulowana w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6D16D3A297D9C9C94E092CC12E8D97EA?id=172008]ustawy o kontroli skarbowej[/link].

W praktyce występują również kontrole krzyżowe, których celem jest ustalenie, czy dokumenty znajdujące się w posiadaniu kontrolowanego (najczęściej faktury) znajdują odzwierciedlenie w dokumentacji i księgach podatkowych jego kontrahenta.[/ramka]

[i]Autor jest partnerem w dziale doradztwa podatkowego BT&A

Autorka jest tam konsultantką[/i]